Un foglio di calcolo con dati sui consumi energetici, dati di viaggio o dati di acquisto raramente è il punto finale. Prima che una cifra compaia in un rapporto di sostenibilità, è stata ricopiata, sommata, convertita, filtrata e talvolta corretta manualmente. Ogni passaggio è un punto in cui qualcosa può discostarsi dalla fonte, e ogni passaggio non documentato è un passaggio che nessuno può ricostruire in seguito.
Il percorso comune dalla fonte al rapporto consiste in una serie di elaborazioni riconoscibili. I dati vengono ripresi da un documento fonte, spesso con un passaggio di copia manuale. Successivamente vengono normalizzati: le unità vengono uniformate, le notazioni adattate, i valori mancanti inseriti o stimati. Segue poi l'aggregazione, in cui le cifre di diverse sedi, periodi o reparti vengono unite in un unico numero. Nel frattempo si verificano correzioni: una riga errata viene adattata, un valore anomalo viene rimosso, un'assunzione viene applicata a una casella vuota. Alla fine di questa catena si trova la cifra che compare nel rapporto.
Il problema non è che queste elaborazioni avvengano. Normalizzare e aggregare sono necessari per rendere utilizzabili i dati dei foglio di calcolo. Il problema è che questi passaggi si trovano generalmente nella testa di un unico collaboratore, o tutt'al più in uno scambio di email che nessuno riesce più a ritrovare.
Se una cifra in un rapporto viene messa in discussione, deve essere possibile ricostruire da dove proviene e cosa le è stato fatto. Senza questa rintracciabilità, ogni domanda su un numero diventa una ricerca: chi ha modificato questa riga, sulla base di cosa, e la stessa elaborazione è stata applicata anche l'anno precedente. Nella normalizzazione, ad esempio, si tratta di domande come: quale fattore di conversione è stato utilizzato, ed è stato modificato da allora. Nell'aggregazione si tratta di: quali fonti sono state sommate, e una sede è stata per errore contata due volte o, al contrario, saltata.
Un foglio di calcolo senza elaborazioni documentate può produrre l'anno successivo una cifra diversa a partire dagli stessi dati di origine, semplicemente perché qualcun altro si occupa della normalizzazione o interpreta diversamente una correzione. Non si tratta di frode, ma dell'assenza di un processo documentato. Il risultato è lo stesso: la cifra non è riproducibile.
Alcune organizzazioni pensano che un registro delle modifiche nel foglio di calcolo sia sufficiente. Un registro documenta che qualcosa è cambiato, ma non perché, da chi in quale ruolo, e sulla base di quale regola. La differenza tra un registro e una audit trail sta proprio in quel contesto: una audit trail rende un'elaborazione ricostruibile, un registro documenta solo che qualcosa è avvenuto.
L'assenza di uno strumento non è una scusa per saltare la lineage. Anche senza un software specializzato, è possibile documentare per ogni punto dato da quale fonte proviene, quali elaborazioni gli sono state applicate e chi le ha eseguite. Questo può avvenire con una struttura fissa accanto al foglio di calcolo stesso: un registro in cui fonte, elaborazione e responsabile sono riuniti insieme. Come può presentarsi questo senza l'ausilio di uno strumento è descritto nella pagina su come impostare la lineage senza strumento.
A ogni passaggio di elaborazione corrisponde un titolare. Non solo del punto dato finale, ma dell'elaborazione stessa: chi ha stabilito che questa regola di normalizzazione venga applicata, e chi può modificare tale regola. Questa titolarità spesso non è definita. Vanno distinte due domande: chi possiede la definizione di un punto dato, quindi cosa significa esattamente il numero, e chi possiede il processo sottostante, quindi chi è responsabile del percorso attraverso cui si forma. Senza aver definito questi due aspetti, un'elaborazione rimane un'abitudine individuale invece di un processo organizzativo.
La Data Readiness Scan mappa queste elaborazioni: quali passaggi avvengono tra la fonte e il rapporto, chi li esegue e quali regole ci sono dietro. Non è uno strumento di rendicontazione né un questionario, ma una registrazione del processo che precede la cifra.
Una volta chiarito quali elaborazioni avvengono tra il foglio di calcolo e il rapporto, emerge anche una visione su quali di questi passaggi siano ripetitivi e governati da regole, e quindi candidabili a essere organizzati in modo diverso. La scansione del lavoro di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere ripresa dall'IA, e si collega così esattamente alle elaborazioni qui descritte: normalizzare, aggregare e correggere sono passaggi che, purché prima documentati, possono essere valutati rispetto a questa domanda.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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