Ένα υπολογιστικό φύλλο με δεδομένα κατανάλωσης ενέργειας, ταξιδιών ή αγορών σπάνια αποτελεί το τελικό σημείο. Πριν ένα νούμερο εμφανιστεί σε μια αναφορά βιωσιμότητας, έχει αντιγραφεί, προστεθεί, μετατραπεί, φιλτραριστεί και ενίοτε διορθωθεί χειροκίνητα. Κάθε βήμα είναι ένα σημείο όπου κάτι μπορεί να αποκλίνει από την πηγή, και κάθε βήμα που δεν καταγράφεται είναι ένα βήμα που κανείς δεν μπορεί εκ των υστέρων να ανασυγκροτήσει.
Η συνήθης διαδρομή από την πηγή έως την αναφορά αποτελείται από έναν αριθμό αναγνωρίσιμων επεξεργασιών. Τα δεδομένα λαμβάνονται από ένα έγγραφο-πηγή, συχνά με ένα χειροκίνητο βήμα αντιγραφής. Στη συνέχεια πραγματοποιείται κανονικοποίηση: οι μονάδες εξισώνονται, οι μορφές προσαρμόζονται, οι ελλείπουσες τιμές συμπληρώνονται ή εκτιμώνται. Έπειτα ακολουθεί η συνάθροιση, όπου νούμερα από διαφορετικές τοποθεσίες, περιόδους ή τμήματα συγκεντρώνονται σε ένα ενιαίο νούμερο. Ενδιάμεσα πραγματοποιούνται διορθώσεις: μια λανθασμένη γραμμή προσαρμόζεται, μια ακραία τιμή αφαιρείται, μια παραδοχή εφαρμόζεται σε ένα κενό κελί. Στο τέλος αυτής της αλυσίδας βρίσκεται το νούμερο που εμφανίζεται στην αναφορά.
Το πρόβλημα δεν είναι ότι πραγματοποιούνται αυτές οι επεξεργασίες. Η κανονικοποίηση και η συνάθροιση είναι απαραίτητες για να γίνουν τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου χρησιμοποιήσιμα. Το πρόβλημα είναι ότι αυτά τα βήματα βρίσκονται συνήθως στο μυαλό ενός μόνο υπαλλήλου, ή στην καλύτερη περίπτωση σε μια αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κανείς δεν μπορεί πλέον να εντοπίσει.
Όταν ένα νούμερο σε μια αναφορά αμφισβητείται, πρέπει να μπορεί να εντοπιστεί από πού προέρχεται και τι έχει συμβεί με αυτό. Χωρίς αυτή την ιχνηλασιμότητα, κάθε ερώτημα σχετικά με ένα νούμερο μετατρέπεται σε αναζήτηση: ποιος προσάρμοσε αυτή τη γραμμή, με βάση τι, και εφαρμόστηκε η ίδια επεξεργασία και τον προηγούμενο χρόνο. Στην περίπτωση της κανονικοποίησης, το ζήτημα είναι για παράδειγμα: ποιος συντελεστής μετατροπής χρησιμοποιήθηκε, και έχει αλλάξει έκτοτε αυτός ο συντελεστής. Στην περίπτωση της συνάθροισης, το ζήτημα είναι: ποιες πηγές προστέθηκαν, και μήπως μια τοποθεσία μετρήθηκε κατά λάθος δύο φορές ή αντίθετα παραλείφθηκε.
Ένα υπολογιστικό φύλλο χωρίς καταγεγραμμένες επεξεργασίες μπορεί τον επόμενο χρόνο να παράξει διαφορετικό νούμερο από τα ίδια δεδομένα-πηγή, απλώς επειδή κάποιος άλλος πραγματοποιεί την κανονικοποίηση ή ερμηνεύει διαφορετικά μια διόρθωση. Αυτό δεν είναι απάτη, είναι η απουσία μιας καταγεγραμμένης διαδικασίας. Το αποτέλεσμα είναι το ίδιο: το νούμερο δεν είναι αναπαραγώγιμο.
Ορισμένοι οργανισμοί θεωρούν ότι ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών στο υπολογιστικό φύλλο είναι επαρκές. Ένα αρχείο καταγραφής καταγράφει ότι κάτι άλλαξε, όχι όμως γιατί, από ποιον με ποιο ρόλο, και με βάση ποιον κανόνα. Η διαφορά ανάμεσα σε ένα αρχείο καταγραφής και ένα audit trail βρίσκεται σε αυτό το πλαίσιο: ένα audit trail κάνει μια επεξεργασία ανασυγκροτήσιμη, ένα αρχείο καταγραφής απλώς καταγράφει ότι κάτι συνέβη.
Η απουσία εργαλείου δεν είναι δικαιολογία για να παραλείπεται η καταγραφή lineage. Ακόμη και χωρίς εξειδικευμένο λογισμικό, είναι δυνατόν να καταγράφεται ανά σημείο δεδομένων από ποια πηγή προέρχεται, ποιες επεξεργασίες εφαρμόστηκαν σε αυτό και ποιος τις εκτέλεσε. Αυτό μπορεί να γίνει με μια σταθερή δομή δίπλα στο ίδιο το υπολογιστικό φύλλο: ένα μητρώο όπου η πηγή, η επεξεργασία και ο υπεύθυνος βρίσκονται μαζί. Πώς μπορεί αυτό να υλοποιηθεί χωρίς τη χρήση εργαλείου, περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με τη δημιουργία lineage χωρίς εργαλείο.
Σε κάθε βήμα επεξεργασίας αντιστοιχεί ένας ιδιοκτήτης. Όχι μόνο του τελικού σημείου δεδομένων, αλλά της επεξεργασίας καθαυτής: ποιος αποφάσισε ότι εφαρμόζεται αυτός ο κανόνας κανονικοποίησης, και ποιος έχει το δικαίωμα να τον τροποποιήσει. Αυτή η ιδιοκτησία συχνά δεν είναι καθορισμένη. Δύο ερωτήματα πρέπει να διακρίνονται εδώ: ποιος κατέχει τον ορισμό ενός σημείου δεδομένων, δηλαδή τι σημαίνει ακριβώς το νούμερο, και ποιος κατέχει τη διαδικασία από κάτω, δηλαδή ποιος είναι υπεύθυνος για τη διαδρομή μέσα από την οποία προκύπτει. Χωρίς αυτά τα δύο να έχουν καταγραφεί, μια επεξεργασία παραμένει ατομική συνήθεια αντί για διαδικασία του οργανισμού.
Το Data Readiness Scan χαρτογραφεί αυτές τις επεξεργασίες: ποια βήματα πραγματοποιούνται ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά, ποιος τα εκτελεί και ποιοι κανόνες βρίσκονται από πίσω. Δεν πρόκειται για εργαλείο αναφοράς ούτε για ερωτηματολόγιο, αλλά για μια καταγραφή της διαδικασίας που προηγείται του νούμερου.
Μόλις γίνει σαφές ποιες επεξεργασίες πραγματοποιούνται ανάμεσα στο υπολογιστικό φύλλο και την αναφορά, προκύπτει επίσης εικόνα για το ποια από αυτά τα βήματα είναι επαναλαμβανόμενα και βασισμένα σε κανόνες, και άρα κατάλληλα για διαφορετική οργάνωση. Το werkscan της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναληφθεί από AI, και συνδέεται έτσι ακριβώς με τις επεξεργασίες που περιγράφηκαν εδώ: η κανονικοποίηση, η συνάθροιση και η διόρθωση είναι βήματα που, εφόσον έχουν πρώτα καταγραφεί, μπορούν να αξιολογηθούν ως προς αυτό το ερώτημα.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.