Ένα spreadsheet φαίνεται σαν μια απλή πηγή. Ένα κελί με έναν αριθμό, μια καρτέλα με ένα όνομα, μια εξαγωγή από άλλο σύστημα που έχει επικολληθεί. Όμως ανάμεσα σε αυτό το κελί και τον αριθμό που καταλήγει τελικά σε μια αναφορά, βρίσκεται μια σειρά επεξεργασιών που συνήθως δεν έχει καταγραφεί πουθενά. Η χαρτογράφηση source-to-report είναι η αποτύπωση αυτής της σειράς: κάθε βήμα που διανύει ένας αριθμός από τη στιγμή που εισέρχεται στο spreadsheet μέχρι τη στιγμή που καταλήγει σε μια γραμμή αναφοράς.
Σε ένα σύστημα με σταθερά πεδία και σταθερή δομή, συχνά μπορεί ακόμα να ανιχνευθεί ποιο πεδίο προέρχεται από πού. Ένα spreadsheet δεν έχει αυτή τη δομή εξ ορισμού. Κάποιος προσθέτει μια ενδιάμεση καρτέλα για να συγκεντρώσει δεδομένα. Κάποιος άλλος αντιγράφει μια στήλη σε άλλο αρχείο για να κάνει μια μετατροπή. Ένας τρίτος επικολλά το αποτέλεσμα ως τιμή σε ένα φύλλο αναφοράς, με αποτέλεσμα ο τύπος και μαζί του το ιχνηλάσιμο μονοπάτι να χάνεται. Τίποτα από αυτά δεν είναι λάθος τη στιγμή που συμβαίνει. Το πρόβλημα προκύπτει έναν χρόνο αργότερα, όταν κάποιος πρέπει να εξηγήσει από πού προέρχεται ένας αριθμός και η απάντηση δεν μπορεί πλέον να ανακατασκευαστεί.
Η χαρτογράφηση source-to-report για μια πηγή spreadsheet αποτελείται από έναν αριθμό αναγνωρίσιμων βημάτων, καθένα από τα οποία χρειάζεται ξεχωριστή προσοχή.
Το πρώτο βήμα είναι η προέλευση των ανεπεξέργαστων δεδομένων: ποιο αρχείο, ποια καρτέλα, ποιο κελί ή εύρος κελιών, και ποιος τα εισάγει ή τα παρέχει. Χωρίς αυτό το σημείο αναφοράς, δεν υπάρχει πηγή στην οποία να ανατρέξει κανείς.
Το δεύτερο βήμα είναι ποιες επεξεργασίες βρίσκονται ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά όταν η πηγή είναι ένα spreadsheet. Σκεφτείτε μονάδες που μετατρέπονται, φίλτρα που αποκλείουν συγκεκριμένες γραμμές, τύπους που αθροίζουν ή αναπροσαρμόζουν τιμές. Κάθε επεξεργασία αλλάζει τον αριθμό, και κάθε επεξεργασία που δεν έχει τεκμηριωθεί είναι ένα βήμα που αργότερα δεν μπορεί πλέον να επαληθευτεί.
Το τρίτο βήμα είναι η συγκέντρωση δεδομένων (aggregatie): πολλαπλές γραμμές, καρτέλες ή αρχεία που συγχωνεύονται σε ένα ενιαίο νούμερο. Σε ένα spreadsheet αυτό γίνεται συχνά χειροκίνητα, με ένα πάτημα στη συνάρτηση άθροισης σε ένα εύρος που έχει οριοθετήσει κάποιος μόνος του. Το πώς επιλέχθηκε αυτό το εύρος και τι περιέχει καθορίζει τον αριθμό εξίσου με τα υποκείμενα δεδομένα. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος για τον οποίο πρέπει να τεκμηριωθεί πώς καταγράφετε τη συγκέντρωση δεδομένων όταν η πηγή είναι ένα spreadsheet: όχι ως τυπική διαδικασία, αλλά επειδή το ίδιο το βήμα της συγκέντρωσης αποτελεί μια πηγή σφαλμάτων που κανείς άλλος δεν βλέπει.
Το τέταρτο βήμα είναι η κανονικοποίηση: διαφορετικές μονάδες, διαφορετικές περίοδοι αναφοράς ή διαφορετικές τοποθεσίες που φέρνονται σε κοινή βάση προτού γίνουν συγκρίσιμες. Και εδώ ισχύει ότι η επιλογή ενός συντελεστή μετατροπής ή μιας τιμής αναφοράς κατευθύνει το αποτέλεσμα, και ότι αυτή η επιλογή πρέπει να είναι ιχνηλάσιμη. Πώς λειτουργεί αυτό αναλύεται στο πώς καταγράφετε την κανονικοποίηση όταν η πηγή είναι ένα spreadsheet.
Το τελευταίο βήμα είναι το σημείο όπου καταλήγει ο αριθμός: η γραμμή αναφοράς, ο δείκτης, το ετήσιο σύνολο. Και αυτή η μετάβαση πρέπει να έχει ιχνηλάσιμο μονοπάτι, όχι μόνο μια παραπομπή στο πηγαίο έγγραφο.
Είναι δελεαστικό να πιστεύει κανείς ότι μια λίστα με ποιος άλλαξε τι είναι επαρκής. Αυτό είναι ένα αρχείο καταγραφής, και ένα αρχείο καταγραφής καταγράφει αλλαγές χωρίς να δείχνει τη λογική πίσω από αυτές. Ένα audit trail που έχει πραγματική αξία δεν δείχνει μόνο ότι ένα κελί άλλαξε, αλλά και γιατί, βάσει ποιου κανόνα και με ποιο αποτέλεσμα, ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί πίσω στην αρχική πηγή. Αυτή η διάκριση αναλύεται περαιτέρω στην εξήγηση σχετικά με γιατί ένα audit trail είναι κάτι περισσότερο από ένα αρχείο καταγραφής όταν η πηγή είναι ένα spreadsheet.
Οι περισσότεροι οργανισμοί που εργάζονται με spreadsheets δεν διαθέτουν σύστημα που καταγράφει αυτόματα τη γενεαλογία (lineage) των δεδομένων. Αυτό δεν σημαίνει ότι η χαρτογράφηση είναι αδύνατη, σημαίνει ότι πρέπει να γίνεται χειροκίνητα, με πειθαρχία αντί για λογισμικό. Ποια βήματα απαιτούνται για αυτό και πώς μια διαδικασία βασισμένη σε spreadsheet μπορεί παρόλα αυτά να γίνει ιχνηλάσιμη, περιγράφεται στο πώς δημιουργείτε lineage χωρίς εργαλείο όταν η πηγή είναι ένα spreadsheet. Ένα σχετικό ερώτημα που παραλείπεται συχνά είναι ποιος κατέχει τον ορισμό ενός datapoint: χωρίς έναν ορισμένο ιδιοκτήτη του ορισμού, το νόημα ενός datapoint μεταβάλλεται ανάλογα με ποιος το εξετάζει τη δεδομένη στιγμή, και τότε ακόμη και η καλύτερη χαρτογράφηση έχει μικρή αξία.
Ένα εργαλείο που κάνει τις αναφορές πιο ωραίες δεν αλλάζει τίποτα στην αξιοπιστία των αριθμών που εισέρχονται σε αυτές. Αν η διαδρομή από το κελί προς την αναφορά δεν έχει τεκμηριωθεί, ένα εργαλείο παράγει απλώς πιο τακτοποιημένες αναφορές για τους ίδιους αβέβαιους αριθμούς. Η χαρτογράφηση από την πηγή προς την αναφορά δεν είναι επομένως ένα βήμα που έρχεται μετά το εργαλείο, αλλά ένα που προηγείται.
Μόλις τα βήματα ανάμεσα στην πηγή και την αναφορά καταγραφούν, γίνεται επίσης ορατό ποια από αυτά τα βήματα αποτελούν ανθρώπινη εργασία και ποια ακολουθούν μια σταθερή, επαναλήψιμη επεξεργασία. Αυτή η διάκριση αποτελεί τη βάση για τη workscan της FTE TO AI, η οποία υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς μπορεί να αναληφθεί από AI, με βάση όσα έχουν ήδη τεκμηριωθεί σχετικά με την επεξεργασία, τους κανόνες και την προέλευση των δεδομένων.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.