Ένα μεγάλο μέρος των δεδομένων βιωσιμότητας δεν προέρχεται από ένα σύστημα με σταθερά πεδία και σταθερές μονάδες, αλλά από ένα υπολογιστικό φύλλο που έχει συντάξει ένας υπάλληλος. Κατανάλωση ενέργειας σε kWh δίπλα σε λίτρα καυσίμου, στοιχεία αποβλήτων ανά εγκατάσταση σε διαφορετικές μονάδες, αριθμοί εργαζομένων που έχουν καταμετρηθεί σε διαφορετικές ημερομηνίες αναφοράς. Πριν ένα τέτοιο αριθμητικό στοιχείο ταιριάξει σε μια αναφορά, έχει κανονικοποιηθεί: μετατραπεί σε κοινή μονάδα, διορθωθεί για περίοδο, συγκεντρωθεί σε επίπεδο οργανισμού. Αυτή η κανονικοποίηση γίνεται συχνά στο ίδιο υπολογιστικό φύλλο, με έναν τύπο που δεν γνωρίζει κανείς εκτός από τον συντάκτη.
Το πρόβλημα δεν είναι ότι γίνεται κανονικοποίηση. Το πρόβλημα είναι ότι το βήμα είναι αόρατο. Ένας τύπος σε ένα κελί δείχνει ένα αποτέλεσμα, όχι την υποκείμενη παραδοχή. Όταν κάποιος άλλος ανοίξει το αρχείο, βλέπει έναν αριθμό, όχι μια συλλογιστική.
Μεταξύ του ανεπεξέργαστου υπολογιστικού φύλλου και του δημοσιευμένου αριθμητικού στοιχείου υπάρχουν συνήθως πολλά βήματα: μετατροπή μονάδων, εκτίμηση ή παράλειψη ελλιπών τιμών, άθροιση αριθμών από πολλές εγκαταστάσεις, εφαρμογή συντελεστή διόρθωσης για μια γνωστή απόκλιση. Κάθε βήμα αλλάζει τον αριθμό, και κάθε βήμα είναι μια επιλογή. Ποιος συντελεστής μετατροπής χρησιμοποιήθηκε, για ποια περίοδο έγινε η άθροιση, γιατί μια ακραία τιμή συμπεριλήφθηκε ή όχι. Χωρίς καταγραφή, αυτές οι επιλογές υπάρχουν μόνο στο μυαλό όποιου δημιούργησε το υπολογιστικό φύλλο. Μια επισκόπηση σχετικά με ποιες επεξεργασίες βρίσκονται μεταξύ πηγής και αναφοράς δείχνει ότι η κανονικοποίηση σπάνια είναι ένα μόνο βήμα, αλλά μια αλυσίδα στην οποία κάθε κρίκος πρέπει να είναι ελέγξιμος ξεχωριστά.
Η καταγραφή της κανονικοποίησης δεν είναι το ίδιο με τη σύνταξη μιας επεξήγησης αφού η αναφορά έχει ολοκληρωθεί. Πρόκειται για τη στιγμή κατά την οποία λαμβάνει χώρα η επεξεργασία: ποιος τύπος, με ποιες παραμέτρους, εφαρμόστηκε σε ποια ανεπεξέργαστη τιμή. Αυτή είναι η διαφορά μεταξύ ενός ιχνηλάτη ελέγχου (audit trail) και ενός αρχείου καταγραφής. Ένα αρχείο καταγραφής καταγράφει ότι συνέβη κάτι· ένας ιχνηλάτης ελέγχου καθιστά σαφές τι συνέβη και γιατί αυτή η επεξεργασία ήταν η ορθή εκείνη τη στιγμή. Αυτή η διάκριση αναλύεται στο γιατί ένας ιχνηλάτης ελέγχου είναι περισσότερο από ένα αρχείο καταγραφής όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο. Όποιος τεκμηριώνει την κανονικοποίηση μόνο εκ των υστέρων, διατρέχει τον κίνδυνο η αρχική επιλογή να μην μπορεί πλέον να ανασυσταθεί, ιδίως όταν ο συντάκτης του υπολογιστικού φύλλου έχει πλέον διαφορετική θέση ή έχει αποχωρήσει από τον οργανισμό.
Μια συχνή παραδοχή είναι ότι η ιχνηλασιμότητα — η ανίχνευση ενός αριθμητικού στοιχείου από την πηγή έως την αναφορά — απαιτεί ένα σύστημα που την παρακολουθεί αυτόματα. Αυτό δεν είναι απαραίτητο. Και με υπολογιστικά φύλλα ως πηγή, είναι δυνατόν να καταγράφεται ανά σημείο δεδομένων ποια τιμή πηγής χρησιμοποιήθηκε, ποια επεξεργασία εφαρμόστηκε σε αυτή και ποιος εγκρίνει αυτή την επεξεργασία. Αυτό απαιτεί πειθαρχία και όχι λογισμικό. Πώς φαίνεται αυτό στην πράξη, περιγράφεται στο πώς δημιουργείτε ιχνηλασιμότητα χωρίς εργαλείο όταν η πηγή είναι υπολογιστικό φύλλο. Ο πυρήνας είναι μια σταθερή δομή: ανά σημείο δεδομένων ο πίνακας πηγής, ο εφαρμοζόμενος τύπος, και μια αναφορά σε ποιος έχει καθορίσει αυτόν τον τύπο. Αυτό είναι περισσότερο μια μορφή παρά ένα σύστημα, και είναι εφαρμόσιμο πριν καν σκεφτεί κανείς για ένα εργαλείο.
Ένας κανόνας κανονικοποίησης — για παράδειγμα ο συντελεστής μετατροπής ενός είδους καυσίμου σε ισοδύναμο CO2 — αποτελεί ο ίδιος ένα σημείο δεδομένων που χρειάζεται έναν ιδιοκτήτη. Όχι τον ιδιοκτήτη του τελικού αριθμητικού στοιχείου, αλλά τον ιδιοκτήτη του κανόνα: ποιος αποφασίζει ότι αυτός ο συντελεστής είναι ο ορθός, και ποιος τον προσαρμόζει όταν αλλάζει το πρότυπο. Χωρίς αυτή την ανάθεση, η ευθύνη μετατοπίζεται σιωπηλά σε όποιον έτυχε να έχει δημιουργήσει το υπολογιστικό φύλλο. Το ερώτημα ποιος κατέχει τον ορισμό ενός σημείου δεδομένων αφορά ακριβώς αυτό: ένας ορισμός και ένας κανόνας υπολογισμού χρειάζονται έναν ιδιοκτήτη ανεξάρτητο από όποιον εισάγει τα δεδομένα. Αυτό αποτελεί ένα από τα στοιχεία της χαρτογράφησης πηγής-προς-αναφορά (source-to-report mapping), όπως εξηγείται στο τι είναι η χαρτογράφηση πηγής-προς-αναφορά: όχι μόνο από πού προέρχεται ένα αριθμητικό στοιχείο, αλλά και ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε βήμα ανάμεσα.
Υπάρχουν εργαλεία που αυτοματοποιούν την κανονικοποίηση και εμφανίζουν την ιχνηλασιμότητα. Αυτά τα εργαλεία δεν λύνουν τίποτα εάν η διαδικασία από κάτω δεν έχει οργανωθεί: εάν κανείς δεν έχει καταγράψει ποιος κανόνας ισχύει για ποιο σημείο δεδομένων, το εργαλείο απλώς εμφανίζει ταχύτερα έναν αριθμό του οποίου η προέλευση παραμένει ασαφής. Πρώτα η διαδικασία, μετά το εργαλείο. Ποιος αποφασίζει για αυτή την οργάνωση είναι ένα ερώτημα που ξεπερνά την κανονικοποίηση μόνη της· αυτό εξετάζεται στο ποιος κατέχει την υποκείμενη διαδικασία.
Όταν έχει γίνει σαφές ποια βήματα κανονικοποίησης υπάρχουν, ποιος τα εκτελεί και βάσει ποιου κανόνα, προκύπτει ένα δεύτερο ερώτημα: ποιο μέρος αυτής της χειρωνακτικής εργασίας στο υπολογιστικό φύλλο μπορεί να μεταφερθεί σε AI. Η σάρωση εργασιών της FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της εργασίας μπορεί να αναληφθεί, και είναι χρήσιμη μόλις τα βήματα κανονικοποίησης περιγραφούν ως ξεχωριστές, αναγνωρίσιμες εργασίες αντί να είναι κρυμμένα μέσα σε έναν τύπο.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.