Kennisbank

Kde vlastne už dátový bod existuje?

Skôr než sa číslo objaví v správe, má už svoju históriu. Pochádza z faktúry za energiu, z HR systému, z Excel súboru, ktorý niekto aktualizuje každý štvrťrok, alebo z odhadu, ktorý bol vytvorený pred tromi rokmi a odtedy nikdy prehodnotený. Otázka "kde tento dátový bod už existuje" vyzerá jednoducho, ale vo väčšine organizácií nie je odpoveď nikde zaznamenaná. Nachádza sa v hlavách ľudí, v e-mailovej korešpondencii z minulého roka, alebo nikde.

Register datových bodov je miesto, kde táto odpoveď skutočne existuje. Nie ako správa, ale ako evidencia: pre každý dátový bod je zaznamenané, odkiaľ hodnota pochádza, kto je za ňu zodpovedný a akým pravidlám musí hodnota vyhovovať, skôr než ju použijete.

Čo obsahuje register datových bodov

Register obsahuje pre každý dátový bod pevnú sadu polí. Názov a definíciu dátového bodu, aby dvaja ľudia pod rovnakým pojmom nemysleli niečo iné. Zdrojové systémy alebo dokumenty, z ktorých hodnota pochádza. Vlastníka: osobu, ktorá môže vysvetliť, odkiaľ číslo pochádza a ktorá je kontaktnou osobou, ak niečo nesedí. Úpravy, ktoré prebiehajú medzi zdrojom a reportovaním, od prepočtu jednotiek až po sčítanie za pobočky. A pravidlá kvality, ktorým musí hodnota zodpovedať, ako je očakávané rozpätie alebo kontrola oproti predchádzajúcemu roku.

Toto nie je reportovací dokument. Je to vrstva pod ním: miesto, kde môžete zistiť, odkiaľ číslo pochádza, bez toho, aby ste museli niekomu telefonovať.

Ako sa dátový bod dostane do registra

Register sa nevyplní automaticky. Začína zoznamom dátových bodov, ktoré potrebujete, a pre každý z nich otázkou: existuje toto už niekde, a kde presne. Pri väčšine dátových bodov nie je odpoveďou jeden zdroj, ale séria krokov: export zo systému, úprava v tabuľke, manuálne doplnenie a potom konečná hodnota. Každý krok v tejto sérii by mal byť v registri zaznamenaný, nielen posledný.

K tomu patria dve otázky, ktoré sa nesmú vynechať. Po prvé: kto je vlastníkom tohto dátového bodu, nie ako formalita, ale ako osoba, ktorá vie hodnotu obhájiť. Po druhé: čo sa stane s dátovým bodom, ktorého zdroj sa nedá dohľadať. To sa stáva častejšie, než by sa čakalo, a čo robiť s dátovým bodom bez zdroja je otázka, ktorú nemožno obísť tým, že sa označí za náročnú.

Vybudovanie tohto registra je samostatný proces s vlastným postupom: najprv identifikovať dátové body, potom vystopovať zdroje, potom určiť vlastníkov, potom formulovať pravidlá. Ako zostaviť register datových bodov popisuje tento postup krok za krokom.

Kedy je dátový bod správny

Mať dátový bod zaznamenaný v registri nie je to isté ako mať dátový bod, ktorý je správny. Správnosť znamená, že zdroj je vysledovateľný, že úpravy medzi zdrojom a číslom v správe sú známe a že existuje pravidlo, podľa ktorého sa výsledok môže overiť. Bez týchto troch vecí je číslo len predpokladom s číslicou navrch.

Úpravy sú pri tom časťou, ktorá chýba najčastejšie. Dátový bod len málokedy putuje priamo zo zdroja do správy; zvyčajne je medzi tým prepočet, zlúčenie alebo korekcia. Aké úpravy sa nachádzajú medzi zdrojom a správou je preto samostatná otázka popri otázke, kde sa nachádza samotný zdroj, a tieto dve otázky spolu tvoria to, čo je známe ako source-to-report mapping: úplná trasa od surového zdroja až po číslo v správe, zmapovaná do detailu.

Druhý problém, ktorý sa stane viditeľným až pri vyplňovaní registra, je duplicita: rovnaký dátový bod dodávaný dvomi rôznymi cestami, s dvomi mierne odlišnými hodnotami. Ako rozpoznať duplicitný dátový bod potom nie je teoretická otázka, ale praktická kontrola, ktorú vykonáte na registri, skôr než ho označíte za dôveryhodný.

A pretože register nikdy nie je hotový na prvý raz, existuje samostatná otázka pre okamih, kedy môžete prestať hľadať: kedy je register hotový popisuje, od čoho to závisí, namiesto toho, aby uvádzal pevný počet dátových bodov alebo termín.

Čo toto nevyrieši

Register datových bodov vám povie, odkiaľ dátový bod pochádza a kto za neho zodpovedá. Nepovie vám, koľko času zaberie zbieranie týchto údajov znova každý rok, ani ktorá časť tejto zbernej práce zostáva manuálna a ktorá sa dá prevziať automatizovane. Hneď ako register existuje a vy viete, ktoré kroky sa opakujú, táto otázka sa vynorí automaticky. Werkscan od FTE TO AI vypočíta pre každú úlohu, akú časť práce môže prevziať AI, a tým nadväzuje presne na bod, kde register končí: nie kde sa dáta nachádzajú, ale koľko práce stojí ich opätovné získavanie každý raz znova.