Auditorius, kuris teikia assurance dėl tvarumo duomenų, užduoda paprastą klausimą: iš kur šis skaičius kilo ir kas gali tai įrodyti. Daugelis organizacijų tik ruošdamosi assurance procesui pastebi, kad į šį klausimą neįmanoma atsakyti kiekvienam duomenų punktui atskirai. Skaičius yra ataskaitoje, tačiau kelias iki jo niekur nėra užfiksuotas.
Assurance nereikalauja gražios ataskaitos. Jis reikalauja pėdsako: duomenų punktas turi būti atsekamas iki šaltinio, per užfiksuotus žingsnius, su nurodomu savininku, kuris gali paaiškinti, kaip skaičius atsirado. Be tokio pėdsako kiekvienas patikrinimas yra atgalinė rekonstrukcija su visomis susijusiomis rizikomis: žmonės nebeprisimena, kodėl skaičius buvo pakeistas, skaičiuoklės perrašytos, šaltinis nebesurandamas.
Klausimas iš ko jau susideda duomenų punktas atrodo paprastas, tačiau tai tiksliai tas klausimas, kuris iškyla assurance metu. Jei atsakymas skiriasi pagal sistemą, arba jei niekas nėra tikras, tai nėra ataskaitos formos klausimas. Tai yra kilmės grandinės (lineage) spraga, kurią assurance procesas atskleidžia.
Egzistuoja polinkis šią problemą spręsti programine įranga, kuri generuoja ataskaitas. Tai nieko nepakeičia pagrindinių skaičių patikrinamumo atžvilgiu. Įrankis, kuris gamina tvarkingą išvestį virš proceso be užfiksuotų šaltinių ir nuosavybės, sukuria įtikinamesnę ataskaitą apie tuos pačius nepatikimus duomenis. Assurance mato pro šį sluoksnį.
Patikrinamumas pradedamas nuo trijų klausimų kiekvienam duomenų punktui: iš kur jis kilo, kas už jį atsakingas, ir kokia taisyklė nustato, ar reikšmė yra teisinga. Tai nėra klausimai, į kuriuos atsako ataskaitų teikimo įrankis. Tai klausimai, kuriuos organizacija turi pati išsiaiškinti, užfiksuoti ir palaikyti.
Duomenų punktų registras su source-to-report kilmės grandine atsako į šiuos tris klausimus kiekvienam duomenų punktui. Jis parodo, kuri duomenų dalis jau turi aiškų šaltinį ir savininką, o kuri – ne. Šis skirtumas yra tiksliai tai, apie ką kalba kiek jūsų duomenų punktų turi šaltinį: ne įvertis, o kiekvieno duomenų punkto skaičiavimas, su matomomis spragomis, o ne jas išlyginant vidurkiu.
Ko tai nedaro: tai nesuteikia assurance sprendimo, nevertina reikšmingumo (materiality), ir nesuteikia garantijos, kad auditorius patvirtins. Registras su kilmės grandine yra parengiamasis darbas. Jis parodo, kas yra patikrinama, o kas – dar ne, kad assurance procesas neužkliūtų už klausimų, kurie iš tiesų turėjo būti seniai užduoti. Šio proceso rezultatas išlieka tos šalies, kuri teikia assurance, kompetencijoje.
Duomenų punktas be savininko yra duomenų punktas, kurio niekas negali apginti, kai apie jį užduodamas klausimas. Praktikoje nuosavybė kinta: žmonės keičia pareigas, skaičiuokles perima įpėdinis, kuris nežino istorijos. Todėl klausimas kas skaitys jūsų duomenų punktų registrą, kai jūsų nebebus nėra minties eksperimentas. Tai patikrinimas, ar užfiksuota informacija yra nepriklausoma nuo vieno žmogaus, ar žinios išnyksta, kai tas žmogus išeina.
Registras, kuris egzistuoja tik kontrolieriaus galvoje, nėra registras. Assurance reikalauja kažko, kas išlieka, kai komandos sudėtis pasikeičia.
Dalis vargo, ruošiantis assurance procesui, kyla ne iš prastų duomenų, o iš per didelio duomenų kiekio: duomenų punktų, kurie renkami, nes kadaise atrodė svarbūs, be to, kad kas nors patikrintų, ar jie tokie tebėra. Todėl klausimas kokių duomenų punktų jums iš tiesų reikia priklauso tam pačiam procesui, kaip ir kilmės grandinės kūrimas. Mažiau duomenų punktų su išsamiu pėdsaku yra lengviau patikrinami nei ilgas sąrašas, kurio pusė niekada nebuvo naudota.
Šiame kontekste skaičiuoklėms dažnai priskiriama kaltė, tačiau problema retai slypi paties failo formate. Kodėl skaičiuoklės ne visada yra pagrindinė problema, aptariama kodėl skaičiuoklės nėra problema: skaičiuoklė su užfiksuotu šaltiniu ir paskirtu savininku yra tiek pat patikrinama, kiek sistema, o sistema be tokio užfiksavimo yra tiek pat pažeidžiama, kiek atskira skaičiuoklė.
Sklandaus registro poveikį organizacija pajunta ne tik ruošdamasi assurance procesui, bet ir kasdieniame darbe, susijusiame su ataskaitų teikimu: mažiau pirmyn-atgal aiškinimosi, iš kur kilo skaičius, mažiau laiko sugaišta rekonstruojant kelią, kuris jau kartą buvo išsiaiškintas. Kas konkrečiai pasikeičia, kai ši struktūra sutvarkyta, aprašyta kas pasikeičia, kai kilmės grandinė jau sutvarkyta.
Šis įrankis dar kuriamas. Norintys atlikti skenavimą, kai jis bus prieinamas, gali užsiregistruoti į laukiančiųjų sąrašą.
Šaltinių, nuosavybės ir kokybės taisyklių išsiaiškinimas yra darbas, kuris dabar dažnai atliekamas rankiniu būdu, pagal kiekvieną duomenų punktą, pagal kiekvieną sistemą. Dalį šio išsiaiškinimo darbo galima paspartinti naudojant AI, kitą dalį – ne, o kuri dalis tai yra, skiriasi pagal organizaciją ir pagal procesą. FTE TO AI teikia darbo skenavimą, kuris kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią darbo dalį galima perduoti AI, kad būtų aišku, kur automatizavimas grąžina laiką, o kur rankinis darbas išlieka.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.