Tilintarkastaja, joka antaa varmennuksen kestävyysdatasta, esittää yksinkertaisen kysymyksen: mistä tämä luku on peräisin, ja kuka voi sen osoittaa. Monet organisaatiot huomaavat vasta varmennusprosessiin valmistautuessaan, että tähän kysymykseen ei voida vastata per datapiste. Luku on raportissa, mutta sen syntypolkua ei ole missään dokumentoitu.
Varmennus ei vaadi kaunista raporttia. Se vaatii jäljitysketjun: datapisteen on oltava jäljitettävissä takaisin lähteeseen, dokumentoitujen vaiheiden kautta, nimetyn omistajan kanssa, joka voi selittää, miten luku on syntynyt. Ilman tätä jäljitysketjua kaikki tarkastus on jälkikäteistä rekonstruktiota, ja siihen liittyvät riskit sen mukana: ihmiset, jotka eivät enää muista, miksi lukua on muutettu, taulukot, jotka on kirjoitettu päälle, lähde, jota ei enää löydy.
Kysymys missä datapiste jo on olemassa vaikuttaa yksinkertaiselta, mutta se on juuri se kysymys, joka nousee esiin varmennuksen aikana. Jos vastaus vaihtelee järjestelmästä toiseen, tai jos kukaan ei ole siitä varma, kyse ei ole raportointimuodosta. Kyse on aukosta jäljitysketjussa, jonka varmennusprosessi paljastaa.
On taipumus ratkaista tämä ongelma raportteja tuottavalla ohjelmistolla. Se ei muuta mitään taustalla olevien lukujen todennettavuudessa. Työkalu, joka tuottaa siistiä tuotosta prosessin päälle, jossa lähteitä ja omistajuutta ei ole dokumentoitu, tuottaa vakuuttavamman raportin samasta epäluotettavasta datasta. Varmennus katsoo tämän kerroksen läpi.
Todennettavuus alkaa kolmesta kysymyksestä per datapiste: mistä se on peräisin, kuka on siitä vastuussa, ja mikä sääntö määrittää, onko arvo oikea. Näihin kysymyksiin ei vastaa raportointityökalu. Ne on kysymyksiä, jotka organisaation on itse selvitettävä, dokumentoitava ja ylläpidettävä.
Datapisterekisteri, jossa on source-to-report-jäljitysketju, vastaa näihin kolmeen kysymykseen per datapiste. Se näyttää, millä osalla datasta on jo selkeä lähde ja omistaja, ja millä osalla ei. Tämä erottelu on juuri se, mistä kuinka monella datapisteellänne on lähde on kyse: ei arvio, vaan laskenta per datapiste, jossa aukot näkyvät sen sijaan, että ne tasoitettaisiin keskiarvoon.
Mitä tämä ei tee: se ei anna varmennuslausuntoa, se ei arvioi olennaisuutta, ja se ei takaa tilintarkastajan hyväksyntää. Rekisteri, jossa on jäljitysketju, on esityötä. Se tekee näkyväksi, mikä on todennettavaa ja mikä ei vielä ole, jotta varmennusprosessi ei kompastu kysymyksiin, jotka olisi pitänyt esittää kauan sitten. Prosessin lopputulos on edelleen varmennuksen antavan osapuolen käsissä.
Datapiste, jolla ei ole omistajaa, on datapiste, jota kukaan ei pysty puolustamaan, kun siitä tulee kysymys. Käytännössä omistajuus muuttuu: ihmiset vaihtavat tehtäviä, taulukot siirtyvät seuraajalle, joka ei tunne niiden historiaa. Kysymys kuka lukee datapisterekisterinne, kun te ette enää ole paikalla ei siis ole ajatuskoe. Se on testi sille, onko dokumentaatio riippumaton yhdestä henkilöstä, tai katoaako tieto sen mukana, kun tämä henkilö lähtee.
Rekisteri, joka on olemassa vain kontrollerin päässä, ei ole rekisteri. Varmennus vaatii jotain, joka pysyy pystyssä, kun tiimin kokoonpano muuttuu.
Osa varmennusvalmistelun vaikeudesta ei johdu huonosta datasta, vaan liian suuresta datamäärästä: datapisteistä, joita kerätään, koska ne joskus vaikuttivat olennaisilta, kenenkään enää tarkistamatta, ovatko ne sitä vielä. Kysymys mitä datapisteitä todella tarvitsette kuuluu siis samaan harjoitukseen kuin jäljitysketjun rakentaminen. Vähemmän datapisteitä, joilla on aukoton jäljitysketju, on paremmin todennettavissa kuin pitkä lista, jonka puolikasta ei ole koskaan käytetty.
Taulukkolaskentaohjelmia syytetään tässä yhteydessä usein, mutta ongelma harvoin on itse tiedostomuodossa. Miksi taulukkolaskentaohjelmat eivät aina ole taustalla oleva ongelma, käsitellään sivulla miksi taulukkolaskentaohjelmat eivät ole ongelma: taulukkolaskentaohjelma, jolla on dokumentoitu lähde ja nimetty omistaja, on yhtä todennettava kuin järjestelmä, ja järjestelmä, jolla ei ole tätä dokumentaatiota, on yhtä haavoittuvainen kuin irrallinen taulukko.
Aukottoman rekisterin vaikutuksen organisaatio huomaa ei vain varmennusvalmistelun aikana, vaan raportoinnin päivittäisessä työssä: vähemmän edestakaista keskustelua siitä, mistä luku on peräisin, vähemmän aikaa käytettynä sellaisen polun rekonstruoimiseen, joka on jo aiemmin selvitetty. Mitä konkreettisesti muuttuu, kun tämä rakenne on paikallaan, on kuvattu sivulla mitä muuttuu, kun jäljitysketju on kerran paikallaan.
Tämä työkalu on rakenteilla. Jos haluatte teettää skannauksen, kun se on saatavilla, voitte ilmoittautua odotuslistalle.
Lähteiden, omistajuuden ja laatusääntöjen selvittäminen on työtä, joka tehdään nykyään usein manuaalisesti, per datapiste, per järjestelmä. Osa tästä selvitystyöstä voidaan nopeuttaa AI:n avulla, osa ei, ja se, mikä osa mitä on, vaihtelee organisaatiosta ja prosessista riippuen. FTE TO AI tarjoaa työskannauksen, joka laskee per tehtävä, minkä osan työstä AI voi ottaa hoidettavakseen, jotta selviää, missä automaatio vapauttaa aikaa ja missä käsityö jää jäljelle.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.