Audítor, ktorý poskytuje assurance na dáta o udržateľnosti, si kladie jednoduchú otázku: odkiaľ pochádza toto číslo a kto to môže preukázať. Mnohé organizácie zistia až počas prípravy na assurance proces, že na túto otázku sa nedá odpovedať za jednotlivý dátový bod. Číslo je uvedené v správe, ale cesta, ktorou vzniklo, nikde zaznamenaná nie je.
Assurance nevyžaduje pekne vyzerajúcu správu. Vyžaduje stopu: dátový bod musí byť možné vystopovať k zdroju, prostredníctvom zaznamenaných krokov, s určiteľným vlastníkom, ktorý vie vysvetliť, ako číslo vzniklo. Bez tejto stopy je každá kontrola spätnou rekonštrukciou, s rizikami, ktoré k tomu patria: ľudia, ktorí si už nepamätajú, prečo bolo číslo upravené, prepísané excelové tabuľky, zdroj, ktorý sa už nedá nájsť.
Otázka z čoho už dátový bod existuje sa zdá jednoduchá, ale je presne tou otázkou, ktorá vyplynie na povrch počas assurance procesu. Ak sa odpoveď líši podľa systému, alebo ak si tým nikto nie je istý, nejde o vec formy vykazovania. Je to medzera v lineage, ktorú assurance proces odhalí.
Existuje tendencia riešiť tento problém softvérom, ktorý generuje správy. To nič nemení na kontrolovateľnosti podkladových čísel. Nástroj, ktorý produkuje upravený výstup nad procesom bez zaznamenaných zdrojov a vlastníctva, poskytuje presvedčivejšiu správu o tých istých nespoľahlivých dátach. Assurance sa pozerá skrz túto vrstvu.
Kontrolovateľnosť začína pri troch otázkach za jednotlivý dátový bod: odkiaľ pochádza, kto je za neho zodpovedný a aké pravidlo určuje, či je hodnota správna. Toto nie sú otázky, na ktoré odpovedá nástroj na vykazovanie. Sú to otázky, ktoré si organizácia musí sama zistiť, zaznamenať a udržiavať.
Register dátových bodov s lineage od zdroja po správu odpovedá na tieto tri otázky, za jednotlivý dátový bod. Ukazuje, ktorá časť dát už má jasný zdroj a vlastníka, a ktorá časť ho nemá. Tento rozdiel je presne to, o čo ide v koľko z vašich dátových bodov má zdroj: nie odhad, ale spočítanie za jednotlivý dátový bod, s medzerami viditeľnými, nie spriemerovanými preč.
Čo to nerobí: nevytvára assurance posúdenie, neposudzuje materialitu a nezaručuje schválenie audítorom. Register s lineage je predbežná práca. Ukazuje, čo je kontrolovateľné a čo ešte nie, aby assurance proces nezakopol o otázky, ktoré mali byť dávno zodpovedané. Výsledok tohto procesu zostáva na strane, ktorá assurance poskytuje.
Dátový bod bez vlastníka je dátový bod, ktorý nikto nemôže obhájiť, ak k nemu vznikne otázka. V praxi sa vlastníctvo mení: ľudia menia funkcie, excelové tabuľky prevezme nástupca, ktorý nepozná ich históriu. Otázka kto si prečíta váš register dátových bodov, keď tam už nebudete preto nie je myšlienkový experiment. Je to test, či je záznam nezávislý od jednej osoby, alebo či znalosť zmizne hneď, ako táto osoba odíde.
Register, ktorý existuje len v hlave controllera, nie je register. Assurance vyžaduje niečo, čo zostane stáť aj pri zmene zloženia tímu.
Časť ťažkostí pri príprave na assurance nepochádza zo zlých dát, ale z príliš veľkého množstva dát: dátových bodov, ktoré sa zbierajú, pretože sa kedysi zdali relevantné, bez toho, aby ešte niekto overoval, či to stále platí. Otázka ktoré dátové body skutočne potrebujete preto patrí k tomu istému cvičeniu ako budovanie lineage. Menej dátových bodov s uzavretou stopou je lepšie kontrolovateľné ako dlhý zoznam, z ktorého polovica nikdy nebola použitá.
Excelové tabuľky v tejto súvislosti často dostávajú vinu, ale problém málokedy tkvie v samotnom formáte súboru. Prečo excelové tabuľky nie sú vždy podkladovým problémom, sa rozoberá v prečo excelové tabuľky nie sú problém: excelová tabuľka so zaznamenaným zdrojom a určeným vlastníkom je rovnako kontrolovateľná ako systém, a systém bez tohto záznamu je rovnako zraniteľný ako samostatná excelová tabuľka.
Efekt uzavretého registra organizácia pocíti nielen počas prípravy na assurance, ale aj v bežnej práci okolo vykazovania: menej korešpondencie o tom, odkiaľ číslo pochádza, menej času strávenej rekonštrukciou cesty, ktorá už raz bola zistená. Čo sa konkrétne zmení, keď je táto štruktúra nastavená, je popísané v čo sa zmení, keď je lineage raz nastavená.
Tento nástroj sa pripravuje. Kto chce nechať vykonať scan hneď, ako bude k dispozícii, môže sa prihlásiť na čakaciu listinu.
Zisťovanie zdrojov, vlastníctva a pravidiel kvality je práca, ktorá sa dnes často robí manuálne, za jednotlivý dátový bod, za jednotlivý systém. Časť tejto zisťovacej práce sa dá urýchliť pomocou AI, iná časť nie, a ktorá časť to je, sa líši podľa organizácie a podľa procesu. FTE TO AI ponúka pracovný scan, ktorý pre jednotlivé úlohy vypočíta, akú časť práce môže prevziať AI, aby bolo jasné, kde automatizácia vracia čas a kde zostáva manuálna práca.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.