En revisor, der afgiver assurance på bæredygtighedsdata, stiller et simpelt spørgsmål: hvor kommer dette tal fra, og hvem kan dokumentere det. Mange organisationer bemærker først under forberedelsen af et assurance-forløb, at dette spørgsmål ikke kan besvares pr. datapunkt. Tallet står i rapporten, men vejen dertil er ikke registreret nogen steder.
Assurance kræver ikke en flot rapport. Det kræver et spor: et datapunkt skal kunne føres tilbage til en kilde, via registrerede trin, med en udpeget ejer, der kan forklare, hvordan tallet er opstået. Uden det spor er hver kontrol en efterfølgende rekonstruktion, med de risici der følger med: mennesker, der ikke længere ved, hvorfor et tal er blevet ændret, spredsark der er overskrevet, en kilde der ikke længere kan findes.
Spørgsmålet hvor findes et datapunkt allerede lyder enkelt, men er præcis det spørgsmål, der kommer op under assurance. Hvis svaret varierer fra system til system, eller hvis ingen ved det med sikkerhed, så er det ikke et spørgsmål om rapporteringsform. Det er et hul i lineage, som et assurance-forløb afdækker.
Der findes en tendens til at løse dette problem med software, der genererer rapporter. Det ændrer ikke ved kontrollerbarheden af de underliggende tal. Et værktøj, der producerer pæn output oven på en proces uden registrerede kilder og ejerskab, leverer en mere overbevisende rapport om de samme upålidelige data. Assurance ser igennem det lag.
Kontrollerbarhed starter med tre spørgsmål pr. datapunkt: hvor kommer det fra, hvem er ansvarlig for det, og hvilken regel afgør, om værdien er korrekt. Det er ikke spørgsmål, som et rapporteringsværktøj besvarer. Det er spørgsmål, som en organisation selv skal afklare, registrere og vedligeholde.
Et datapunktregister med source-to-report lineage besvarer disse tre spørgsmål, pr. datapunkt. Det viser, hvilken del af dataene allerede har en klar kilde og ejer, og hvilken del der ikke har det. Det er præcis den forskel, som hvor mange af jeres datapunkter har en kilde handler om: ikke et skøn, men en optælling pr. datapunkt, hvor hullerne er synlige i stedet for udjævnet.
Hvad dette ikke gør: det afgiver ikke et assurance-oordeel, det bedømmer ikke materialitet, og det garanterer ikke godkendelse fra en revisor. Et register med lineage er forarbejde. Det synliggør, hvad der er kontrollerbart og hvad der ikke er endnu, så et assurance-forløb ikke snubler over spørgsmål, der egentlig burde have været stillet for længst. Resultatet af det forløb ligger stadig hos den part, der afgiver assurance.
Et datapunkt uden ejer er et datapunkt, som ingen kan forsvare, hvis der kommer et spørgsmål om det. I praksis ændrer ejerskab sig: mennesker skifter funktion, spredsark overtages af en efterfølger, der ikke kender historien. Spørgsmålet hvem læser jeres datapunktregister, når I ikke længere er der er derfor ikke et tankeeksperiment. Det er en test på, om registreringen er uafhængig af én person, eller om viden forsvinder, så snart den person forlader organisationen.
Et register, der kun findes i controllerens hoved, er ikke et register. Assurance kræver noget, der forbliver stabilt, når teamets sammensætning ændres.
En del af besværet ved assurance-forberedelse kommer ikke fra dårlige data, men fra for mange data: datapunkter der samles, fordi de engang syntes relevante, uden at nogen længere efterprøver, om de stadig er det. Spørgsmålet hvilke datapunkter har I egentlig brug for hører derfor til samme øvelse som opbygningen af lineage. Færre datapunkter med et sammenhængende spor er lettere at kontrollere end en lang liste, hvoraf halvdelen aldrig er blevet brugt.
Spredsark får i denne sammenhæng ofte skylden, men problemet ligger sjældent i selve filformatet. Hvorfor spredsark ikke altid er det underliggende problem, behandles på hvorfor spredsark ikke er problemet: et spredsark med en registreret kilde og en udpeget ejer er lige så kontrollerbart som et system, og et system uden den registrering er lige så sårbart som et løst spredsark.
Effekten af et sammenhængende register mærker en organisation ikke kun under assurance-forberedelsen, men i det daglige arbejde omkring rapporteringen: mindre tovejskommunikation om, hvor et tal kommer fra, mindre tid brugt på at rekonstruere en vej, der allerede er blevet afklaret én gang. Hvad der konkret ændrer sig, når den struktur er på plads, er beskrevet på hvad ændrer sig, når lineage er på plads.
Dette værktøj er under udvikling. Den, der ønsker at få scanningen udført, så snart den er tilgængelig, kan tilmelde sig ventelisten.
At afklare kilder, ejerskab og kvalitetsregler er arbejde, der i dag ofte udføres manuelt, pr. datapunkt, pr. system. En del af dette afklaringsarbejde kan accelereres med AI, en anden del kan ikke, og hvilken del det er, varierer fra organisation til organisation og fra proces til proces. FTE TO AI tilbyder en arbejdsscanning, der pr. opgave beregner, hvilken del af arbejdet der kan overtages af AI, så det bliver klart, hvor automatisering giver tid tilbage, og hvor det manuelle arbejde forbliver.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.