Kennisbank

Den rækkefølge, hvori De vælger et værktøj, afgør, om De kommer til at fortryde det

Der er ikke mangel på software til bæredygtighedsrapportering. Der er derimod mangel på organisationer, der på forhånd ved, hvad de skal spørge et værktøj om. Det sidste er det reelle problem, og det forklarer, hvorfor så mange implementeringer efter et år bliver rullet tilbage eller stiltiende lagt til side.

Hvorfor rækkefølgen findes

Et værktøj er et instrument, der udfører det, De forelægger det. Det anmoder om datapunkter, kobler kilder sammen, beregner og rapporterer. Hvad det ikke gør, er at finde ud af, hvilke datapunkter Deres organisation egentlig har brug for, hvem der er ansvarlig for dem, og hvor tallene i øjeblikket kommer fra. Det arbejde ligger forud for værktøjet, ikke i det.

Rækkefølgen er altså ikke vilkårlig: først vide, hvad De har, og hvor det befinder sig, derefter først vælge, hvad der passer til det. Den anden vej rundt fungerer ikke, fordi et værktøj ikke tilfører struktur til noget, der endnu ikke har struktur. Det lægger højst en grænseflade over kaosset. På denne side og den tilsvarende side for installationsbranchen fremgår det, hvorfor dette kaos i praksis er så spredt: over ERP, fakturaer, den facilitære chefs regneark og mailkorrespondance med leverandører.

Hvad den omvendte rækkefølge koster

Den, der først vælger et værktøj og derefter først opdager, hvilke data der findes internt, løber ind i et fast mønster. Implementeringen tager længere tid end planlagt, fordi det halvvejs viser sig, at det stadig skal afklares, hvem der leverer hvilket tal. Værktøjet fyldes med det, der tilfældigvis er tilgængeligt, ikke med det, der er komplet eller kontrollerbart. Og i det øjeblik revisoren eller en auditor spørger, hvor et tal kommer fra, findes der intet andet svar end "det stod i systemet".

Omkostningerne herved kan ikke fanges i en procentsats — det afhænger af organisationen, antallet af involverede afdelinger og hvor mange datapunkter der overhovedet var i billedet. Mønstret er dog genkendeligt: et andet forløb for alligevel at kortlægge kilder og ejerskab, mens værktøjet allerede er i drift. Dette andet forløb havde også været nødvendigt uden et værktøj, og kunne have foregået tidligere. En mere udførlig gennemgang af denne omkostningspost findes på siden om, hvad et værktøj oven på en uorganiseret proces reelt koster.

Hvad den rette rækkefølge giver

Omvendingen er ikke kompliceret, blot usædvanlig. Først kortlægger De, hvilke datapunkter Deres rapportering kræver, hvor de i øjeblikket kommer fra, hvem der er ansvarlig for dem, og hvilke kvalitetsregler der eventuelt gælder for dem. Dette overblik — et datapunktregister med lineage fra kilde til rapport — er uafhængigt af, hvilket værktøj De i sidste ende vælger. Ja, overblikket er faktisk det, der først for alvor fastlægger, hvilke krav De kan stille til et værktøj. Uden dette overblik køber De et system baseret på en demo og en salgssamtale; med dette overblik køber De et system baseret på, hvad Deres organisation reelt har brug for. Hvordan disse krav udspringer af Deres egen proces, er beskrevet på siden om funktionelle krav, der følger af Deres egen proces.

Denne argumentation er ikke ny for den, der allerede har sat sig ind i emnet — kernespørgsmålet behandles bredere på oversigtssiden om værktøjsvalg uden fortrydelse, og afvejningen mellem først at købe og først at indrette processen er behandlet særskilt på siden, der stiller de to rækkefølger op mod hinanden.

Hvad dette betyder for Dem

Data Readiness Scan fra csrdready.net er bygget til præcis at udføre den første del: at opstille datapunktregisteret, fastlægge lineagen fra kilde til rapport for hvert datapunkt, tildele ejerskab og angive kvalitetsregler. Ingen rapport, ingen udfyldt spørgeliste — men dataene bagved, i ordning, før et værktøj kommer i spil.

Værktøjet er under opbygning. Den, der er interesseret, kan tilmelde sig ventelisten; der udbydes intet, som endnu ikke findes, og der loves intet om, hvad det giver, før det er der.

Det næste spørgsmål: hvad kan accelereres

Så snart datapunktregisteret ligger klart, og det står klart, hvilke trin mellem kilde og rapport der gentages — at hente det samme tal hos den samme leverandør, udføre den samme kontrol på det samme regneark, sende den samme mail til den samme afdeling — opstår et andet spørgsmål: hvilken del af dette arbejde kræver stadig et menneske, og hvilken del kan automatiseres. Dette spørgsmål ligger uden for det, csrdready.net beskæftiger sig med, men hører logisk sammen med det næste skridt. FTE TO AI beregner pr. opgave, hvilken del af arbejdet AI kan overtage, baseret på opgaverne, som de reelt udføres — ikke baseret på et skøn på forhånd.