W większości organizacji z wieloma jednostkami biznesowymi ten sam punkt danych istnieje wielokrotnie. Emisje zakresu 2 w jednej lokalizacji znajdują się na fakturze za energię, w innej w eksporcie Excela od kierownika obiektu, a w trzeciej nigdzie — tam są szacowane. To nie jest błąd jednego działu. Jest to konsekwencja lat, w których nikt nie zdefiniował tego punktu danych centralnie, nie mówiąc już o jego źródle.
Pytanie „co Państwo z tym robią” zakłada, że istnieje jedna odpowiedź, która pasuje wszędzie. Tak nie jest. Podejście zależy od tego, co jest już dostępne w każdej jednostce biznesowej, a to się różni.
Zanim Państwo podejmą decyzję o punkcie danych bez źródła, zestawiają Państwo ze sobą to, czym faktycznie dysponuje każda jednostka biznesowa. Dla niektórych jednostek istnieje źródło, którego nikt nie zapisał — system, dostawca, lokalna administracja. Dla innych to źródło nie istnieje, a liczba jest obecnie wprowadzana na podstawie szacunku lub kolegi, który „mniej więcej wie”. Te dwie sytuacje wymagają czegoś innego. Gdzie już istnieje punkt danych to pytanie, na które odpowiadają Państwo jednostka po jednostce, zanim coś dodadzą lub zmienią w rejestrze.
Dopiero gdy ten przegląd jest gotowy, widzą Państwo, gdzie tkwi rzeczywisty problem: nie w samym punkcie danych jako koncepcie, ale w rozproszeniu źródeł, które są mu podporządkowane w chaotyczny sposób.
Rejestr punktów danych zawiera dla każdego punktu danych nie jedną linię, lecz tyle linii, ile jest źródeł. Dla punktu danych, który występuje w trzech jednostkach biznesowych, są trzy wiersze: każdy z własnym źródłem, własnym właścicielem i własną regułą jakości. To wydaje się uciążliwe, ale zapobiega czemuś gorszemu — łączeniu liczb o różnym pochodzeniu w jedną liczbę, o której nikt nie może już powiedzieć, skąd się wzięła.
Każdy wiersz zawiera co najmniej: definicję punktu danych obowiązującą dla tej jednostki, system źródłowy lub dokument, z którego pochodzi liczba, kto jest odpowiedzialny za dostarczanie i kontrolę, oraz regułę, według której sprawdza się, czy wartość jest wiarygodna — przedział, porównanie z rokiem poprzednim, kontrola jednostki. Bez tej ostatniej reguły błąd zauważą Państwo tylko wtedy, gdy ktoś przypadkiem spojrzy.
Komplikacja, która często wychodzi na jaw podczas tego procesu: jednostka A i jednostka B nazywają „tym samym” punktem danych coś, co w rzeczywistości mierzą inaczej. Jedna wlicza samochody leasingowe do zakresu 1, druga nie. To nie jest problem źródła, lecz problem definicji, i musi być rozwiązany przed połączeniem z jakimkolwiek źródłem. Sposób, w jaki Państwo rozpoznają takie różnice, opisano w jak rozpoznać zduplikowany punkt danych w wielu jednostkach biznesowych. Dopiero gdy definicja jest identyczna dla wszystkich jednostek, ma sens łączenie źródeł — inaczej rejestrują Państwo trzy razy coś innego pod jedną nazwą.
Jeśli po tym badaniu okaże się, że jednostka biznesowa naprawdę nie ma źródła dla punktu danych, istnieją dwie ścieżki. Pierwsza: istnieje system lub proces, z którego liczba mogłaby pochodzić, ale nikt nigdy nie wskazał go jako źródło. Wtedy wskazują Państwo to źródło i ustalają, kto je zarządza. Druga: naprawdę nic nie istnieje, a liczba jest obecnie szacowana lub przejmowana od innej jednostki. Wtedy rejestrują Państwo to wprost jako szacunek, wraz z założeniem, które za nim stoi, zamiast pozwolić, aby przechodziło jako wartość zmierzona. Obie ścieżki powinny znaleźć się w rejestrze — szacunek, który nie jest oznaczony jako szacunek, jest ryzykiem, które ujawnia się dopiero przy kontroli.
Zanim zainwestują Państwo czas w znalezienie źródła dla każdego brakującego punktu danych, warto ustalić, czy ten punkt danych jest istotny dla danej jednostki biznesowej. Mały biurowiec z pięciu pracownikami może nie potrzebować istotnego punktu danych zakresu 3, który jest istotny dla lokalizacji produkcyjnej. Jakich punktów danych Państwo faktycznie potrzebują pomaga dokonać tego rozróżnienia, dzięki czemu nie szukają Państwo źródła dla czegoś, co w ostatecznym rozrachunku nie było potrzebne.
Istnieje skłonność do dalszego poszukiwania źródeł, aż wszystko będzie idealnie pokryte. To nie jest kryterium. Rejestr jest gotowy, gdy dla każdego istotnego punktu danych, dla każdej jednostki biznesowej, ustalone jest, czy istnieje źródło, kto jest właścicielem i jaka kontrola jest do niego stosowana — nie wtedy, gdy każda liczba jest w stu procentach możliwa do zweryfikowania. Kiedy rejestr jest gotowy przy wielu jednostkach biznesowych opisuje ten punkt końcowy konkretnie, a ile z Państwa punktów danych ma źródło to pytanie, za pomocą którego mierzą Państwo postęp w międzyczasie.
To praca, która odbywa się jednostka po jednostce, a nie jednorazowo dla całej organizacji. Ile czasu to zajmie, zależy od liczby jednostek biznesowych, liczby punktów danych i tego, ile z nich już ma źródło. Część tej pracy — pytanie właścicieli, zbieranie źródeł, wypełnianie rejestru — to rodzaj zadania, które można ustrukturyzować i częściowo przyspieszyć. Skan pracy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaką jego część może przejąć AI, dzięki czemu jeszcze przed rozpoczęciem wiedzą Państwo, jaka część pozostanie ręczna, a jaka nie.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.