Na maioria das organizações com várias unidades de negócio, o mesmo ponto de dados existe várias vezes. As emissões de âmbito 2 constam, numa unidade, de uma factura de energia, noutra, de uma exportação Excel do responsável de instalações, e numa terceira em lado nenhum — aí faz-se uma estimativa. Isto não é um erro de um departamento. É a consequência de anos em que ninguém definiu o ponto de dados de forma centralizada, muito menos a sua fonte.
A pergunta "o que fazer com isto" pressupõe que existe uma resposta única aplicável em todo o lado. Não é o caso. A abordagem depende do que já existe em cada unidade de negócio, e isso varia.
Antes de decidir sobre um ponto de dados sem fonte, coloque lado a lado o que cada unidade de negócio tem de facto. Para algumas unidades existe uma fonte que ninguém registou — um sistema, um fornecedor, uma administração local. Para outras, essa fonte não existe, e o número é agora preenchido com base numa estimativa ou num colega que "sabe mais ou menos". Estas duas situações requerem abordagens diferentes. Onde já existe um ponto de dados é a pergunta que responde unidade por unidade, antes de adicionar ou alterar algo no registo.
Só quando esse panorama estiver pronto é que verá onde reside verdadeiramente o problema: não no ponto de dados como conceito, mas na dispersão de fontes a que está sujeito de forma desordenada.
Um registo de pontos de dados contém, por ponto de dados, não uma linha, mas tantas linhas quantas as fontes existentes. Para um ponto de dados presente em três unidades de negócio, existem três linhas: cada uma com a sua própria fonte, o seu próprio responsável e a sua própria regra de qualidade. Isto pode parecer trabalhoso, mas evita algo pior — juntar números com origens diferentes num único valor do qual já ninguém consegue dizer de onde provém.
Cada linha contém, no mínimo: a definição do ponto de dados tal como se aplica a esta unidade, o sistema-fonte ou o documento de onde provém o número, quem é responsável pela entrega e pelo controlo, e a regra com que se verifica se o valor é plausível — um intervalo, uma comparação com o ano anterior, uma verificação de unidade. Sem esta última regra, só se dá conta de um erro quando alguém, por acaso, o observa.
Uma complicação que surge frequentemente durante este processo: a unidade A e a unidade B chamam ao "mesmo" ponto de dados, mas medem coisas diferentes. Uma inclui os veículos de aluguer de longa duração no âmbito 1, a outra não. Isto não é um problema de fonte, mas um problema de definição, e deve ser resolvido antes de se associar uma fonte. A forma de reconhecer este tipo de diferenças está descrita em como reconhecer um ponto de dados duplicado em várias unidades de negócio. Só quando a definição for igual para todas as unidades faz sentido associar fontes — de outro modo, está a registar três vezes algo diferente sob um único nome.
Se, após esta análise, se verificar que uma unidade de negócio realmente não tem fonte para um ponto de dados, existem dois caminhos. O primeiro: existe um sistema ou processo do qual o número poderia provir, mas nunca ninguém o designou como fonte. Nesse caso, designa-se essa fonte e regista-se quem a gere. O segundo: não existe realmente nada, e o número é agora estimado ou copiado de outra unidade. Nesse caso, regista-se isso explicitamente como estimativa, com o pressuposto subjacente, em vez de o deixar passar como valor medido. Ambos os caminhos devem constar do registo — uma estimativa que não está identificada como tal é um risco que só se revela numa auditoria.
Antes de dedicar tempo a encontrar uma fonte para cada ponto de dados em falta, vale a pena determinar se esse ponto de dados é relevante para essa unidade de negócio. Um pequeno escritório com cinco colaboradores pode não precisar de um ponto de dados de âmbito 3 material que é relevante para uma unidade de produção. Que pontos de dados realmente precisa ajuda a fazer essa distinção, para que não procure uma fonte para algo que, à posteriori, não era necessário.
Existe a tentação de continuar à procura de fontes até que tudo esteja perfeitamente coberto. Esse não é o critério. O registo está concluído quando, para cada ponto de dados relevante, por unidade de negócio, estiver estabelecido se existe uma fonte, quem é o responsável e que controlo lhe é aplicado — não quando cada número for rastreável com cem por cento de certeza. Quando está concluído um registo em várias unidades de negócio descreve esse ponto final de forma concreta, e quantos dos seus pontos de dados têm uma fonte é a pergunta com que mede o progresso entretanto.
Este é um trabalho que se realiza unidade por unidade, e não de uma só vez para toda a organização. O tempo que demora depende do número de unidades de negócio, do número de pontos de dados e de quantos deles já têm fonte. Parte deste trabalho — questionar os responsáveis, reunir as fontes, preencher o registo — é o tipo de tarefa que se deixa estruturar e, em parte, acelerar. O werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte pode ser assumida pela IA, para que, antes de começar, saiba que parte permanece manual e que parte não.
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