Kennisbank

Gdzie dany punkt danych właściwie już istnieje?

Zanim liczba trafi do raportu, ma już swoją historię. Pochodzi z faktury za energię, z systemu HR, z pliku Excel, który ktoś aktualizuje co kwartał, albo z szacunku sporządzonego trzy lata temu i nigdy od tamtej pory nieaktualizowanego. Pytanie „gdzie ten punkt danych już istnieje” wydaje się proste, lecz w większości organizacji odpowiedź nigdzie nie jest zapisana. Znajduje się w głowach ludzi, w wymianie e-maili z zeszłego roku, albo nigdzie.

Rejestr punktów danych to miejsce, w którym ta odpowiedź faktycznie jest zapisana. Nie jako raport, lecz jako ewidencja: dla każdego punktu danych zapisane jest, skąd pochodzi wartość, kto jest za nią odpowiedzialny i jakim zasadom wartość musi odpowiadać, zanim zostanie użyta.

Co znajduje się w rejestrze punktów danych

Rejestr zawiera dla każdego punktu danych ustalony zestaw pól. Nazwę i definicję punktu danych, aby dwie osoby nie rozumiały tego samego terminu w różny sposób. Systemy źródłowe lub dokumenty, z których pochodzi wartość. Właściciela: osobę, która może wyjaśnić, skąd pochodzi dana liczba i która jest punktem kontaktowym, jeśli coś się nie zgadza. Operacje przetwarzania, które zachodzą między źródłem a raportowaniem, od przeliczenia jednostek do zsumowania danych z różnych lokalizacji. Oraz zasady jakości, którym wartość musi odpowiadać, takie jak oczekiwany przedział wartości lub kontrola względem poprzedniego roku.

To nie jest dokument raportowy. To warstwa poniżej: miejsce, w którym można sprawdzić, skąd pochodzi liczba, bez konieczności dzwonienia do kogokolwiek.

Jak punkt danych trafia do rejestru

Rejestr nie wypełnia się sam. Zaczyna się od listy potrzebnych punktów danych, a dla każdego z nich od pytania: czy to już gdzieś istnieje, i gdzie konkretnie. Dla większości punktów danych odpowiedzią nie jest jedno źródło, lecz seria kroków: eksport z systemu, przetworzenie w arkuszu kalkulacyjnym, ręczne uzupełnienie, a następnie ostateczna wartość. Każdy krok w tej serii powinien znaleźć się w rejestrze, nie tylko ostatni.

Z tym wiążą się dwa pytania, których nie należy pominąć. Po pierwsze: kto jest właścicielem tego punktu danych, nie jako formalność, lecz jako osoba, która może odpowiadać za tę wartość. Po drugie: co się dzieje z punktem danych, którego źródła nie można ustalić. To zdarza się częściej, niż można by się spodziewać, i co robić z punktem danych bez źródła to pytanie, którego nie omija się, nazywając je po prostu trudnym.

Budowa tego rejestru to odrębny proces z własną kolejnością: najpierw identyfikacja punktów danych, potem śledzenie źródeł, następnie wskazanie właścicieli, a na końcu sformułowanie zasad. Jak stworzyć rejestr punktów danych opisuje tę kolejność krok po kroku.

Kiedy punkt danych jest prawidłowy

Mieć punkt danych zapisany w rejestrze nie jest tym samym, co mieć punkt danych, który jest prawidłowy. Prawidłowość oznacza, że źródło jest możliwe do zidentyfikowania, że operacje przetwarzania między źródłem a liczbą w raporcie są znane, oraz że istnieje zasada, według której wynik można zweryfikować. Bez tych trzech elementów liczba jest jedynie założeniem opatrzonym cyfrą.

Operacje przetwarzania są przy tym elementem, który najczęściej brakuje. Punkt danych rzadko przechodzi bezpośrednio ze źródła do raportu; zwykle znajduje się między nimi przeliczenie, agregacja lub korekta. Jakie operacje przetwarzania zachodzą między źródłem a raportem to więc odrębne pytanie obok pytania o to, gdzie znajduje się samo źródło, a te dwa pytania razem tworzą to, co jest znane jako source-to-report mapping: pełna droga od surowego źródła do liczby w raporcie, przedstawiona w formie mapy.

Drugi problem, który staje się widoczny dopiero podczas wypełniania rejestru, to duplikacja: ten sam punkt danych dostarczany dwiema drogami, z dwiema nieco różnymi wartościami. Jak rozpoznać zduplikowany punkt danych nie jest więc pytaniem teoretycznym, lecz praktyczną kontrolą, którą wykonuje się na rejestrze, zanim zostanie on uznany za wiarygodny.

A ponieważ rejestr nigdy nie jest kompletny od razu, istnieje odrębne pytanie dotyczące momentu, w którym można przestać szukać: kiedy rejestr jest gotowy opisuje, od czego to zależy, zamiast wskazywać ustaloną liczbę punktów danych lub termin.

Czego to nie rozwiązuje

Rejestr punktów danych informuje, skąd pochodzi punkt danych i kto za niego odpowiada. Nie informuje, ile czasu zajmuje ponowne zbieranie tych danych każdego roku, ani która część tej pracy zbierania pozostaje ręczna, a która może zostać przejęta. Gdy rejestr już istnieje i wiadomo, które kroki się powtarzają, to pytanie pojawia się automatycznie. Skan pracy FTE TO AI oblicza dla każdego zadania, jaką część pracy można przejąć za pomocą AI, i łączy się tym samym właśnie z punktem, w którym rejestr się zatrzymuje: nie z tym, gdzie znajdują się dane, lecz z tym, ile pracy kosztuje ich ponowne zdobywanie każdego razu.