Nella maggior parte delle organizzazioni con più business unit, lo stesso dato esiste più volte. Le emissioni scope 2 si trovano presso una sede in una fattura energetica, presso un'altra in un'esportazione Excel del facility manager, e presso una terza da nessuna parte — lì si effettua una stima. Non è un errore di un singolo reparto. È la conseguenza di anni in cui nessuno ha definito il dato a livello centrale, tanto meno la sua fonte.
La domanda "cosa fare con questo" presuppone che esista una risposta unica valida ovunque. Non è così. L'approccio dipende da ciò che è già presente in ciascuna business unit, e questo varia.
Prima di decidere qualcosa su un dato senza fonte, mettete a confronto ciò che ogni business unit ha effettivamente. Per alcune unità esiste una fonte che nessuno ha mai messo per iscritto — un sistema, un fornitore, un'amministrazione locale. Per altre quella fonte non esiste, e la cifra viene ora inserita sulla base di una stima o di un collega che "lo sa più o meno". Queste due situazioni richiedono qualcosa di diverso. Dove esiste già un dato è la domanda a cui rispondete unità per unità, prima di aggiungere o modificare qualcosa nel registro.
Solo quando questo quadro è pronto, vedete dove sta realmente il problema: non nel dato come concetto, ma nella dispersione delle fonti a cui è sottoposto in modo caotico.
Un registro dei dati contiene per ogni dato non una riga ma tante righe quante sono le fonti. Per un dato presente in tre business unit, ci sono tre righe: ciascuna con la propria fonte, il proprio proprietario e la propria regola di qualità. Può sembrare macchinoso, ma previene qualcosa di peggiore — l'accorpamento di cifre di provenienza diversa in un unico numero di cui nessuno può più dire da dove proviene.
Ogni riga contiene come minimo: la definizione del dato così come vale per questa unità, il sistema fonte o il documento da cui proviene la cifra, chi è responsabile della fornitura e del controllo, e la regola con cui si verifica se il valore è plausibile — un intervallo, un confronto con l'anno precedente, un controllo sull'unità di misura. Senza quest'ultima regola, un errore si nota solo quando qualcuno per caso lo osserva.
Una complicazione che spesso emerge durante questo processo: l'unità A e l'unità B chiamano "lo stesso" dato, ma misurano cose diverse. Una include le auto aziendali a noleggio nello scope 1, l'altra no. Non è un problema di fonte ma un problema di definizione, e va risolto prima di collegarvi una fonte. Come riconoscere questo tipo di differenze è descritto in come si riconosce un dato duplicato in più business unit. Solo quando la definizione è uguale per tutte le unità ha senso collegare le fonti — altrimenti registrate tre volte qualcosa di diverso sotto un unico nome.
Se da questa indagine risulta che una business unit non ha realmente una fonte per un dato, ci sono due percorsi. Il primo: esiste un sistema o un processo da cui la cifra potrebbe provenire, ma nessuno lo ha mai designato come fonte. In tal caso designate quella fonte e stabilite chi la gestisce. Il secondo: non esiste davvero nulla, e la cifra viene ora stimata o ripresa da un'altra unità. In tal caso registrate esplicitamente ciò come stima, con l'assunzione che ne sta alla base, invece di lasciarla passare come valore misurato. Entrambi i percorsi devono figurare nel registro — una stima non etichettata come tale è un rischio che emerge solo in fase di controllo.
Prima di dedicare tempo alla ricerca di una fonte per ogni dato mancante, vale la pena stabilire se quel dato sia rilevante per quella business unit. Un piccolo ufficio con cinque dipendenti potrebbe non avere bisogno di un dato scope 3 materiale che invece è rilevante per un sito produttivo. Quali dati vi servono davvero aiuta a fare questa distinzione, così da non cercare una fonte per qualcosa che a posteriori non era necessario.
Esiste la tendenza a continuare a cercare fonti finché tutto non è coperto perfettamente. Non è questo il criterio. Il registro è completo quando per ogni dato rilevante, per business unit, è chiaro se esiste una fonte, chi ne è il proprietario e quale controllo vi viene applicato — non quando ogni cifra è tracciabile con assoluta certezza. Quando è completo un registro con più business unit descrive concretamente questo punto finale, e quanti dei vostri dati hanno una fonte è la domanda con cui misurate l'avanzamento nel frattempo.
Questo è un lavoro che si svolge unità per unità e non in un'unica volta per l'intera organizzazione. Quanto tempo richieda dipende dal numero di business unit, dal numero di dati e da quanti di essi hanno già una fonte. Parte di questo lavoro — interpellare i proprietari, raccogliere le fonti, compilare il registro — è il tipo di compito che si presta a essere strutturato e in parte accelerato. La werkscan di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte può essere assunta dall'AI, cosicché prima di iniziare sapete quale parte resterà manuale e quale no.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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