Kennisbank

Kiedy rejestr obejmujący wiele jednostek biznesowych można uznać za ukończony

Rejestr dla jednej jednostki biznesowej udaje się w pewnym momencie doprowadzić do końca. Punkty danych są w nim zawarte, każdy z określonym źródłem i właścicielem, a definicje zostały sprawdzone. Przy wielu jednostkach biznesowych pytanie się zmienia. Nie chodzi już o to, czy jedna lista jest kompletna, lecz o to, czy listy razem sumują się do jednego obrazu organizacji.

To inny rodzaj pracy niż wprowadzanie kolejnych wierszy. Pułapką jest myślenie, że rejestr jest ukończony, gdy każda jednostka wypełniła swoją własną tabelę. Cztery wypełnione tabele z czterema różnymi definicjami tego samego punktu danych nie tworzą rejestru, lecz cztery rejestry, które przypadkowo leżą obok siebie.

Co powinno znajdować się w rejestrze dla każdej jednostki biznesowej

Dla każdej jednostki powtarza się ta sama podstawowa praca: jakie punkty danych są potrzebne, skąd pochodzą i kto jest za nie odpowiedzialny. Zaczyna się to od pytania jakie punkty danych są naprawdę potrzebne, ponieważ jednostka, która rejestruje zbyt wiele punktów danych, generuje przede wszystkim obciążenie związane z utrzymaniem, bez poprawy jakości raportowania.

Dla każdego pozostałego punktu danych należy postawić to samo pytanie: czy istnieje już on w jakimś systemie, czy trzeba go jeszcze pozyskać. Strona o tym, gdzie dany punkt danych już istnieje, opisuje ten proces poszukiwania. Przy wielu jednostkach biznesowych odpowiedź jest często różna: jednostka A ma już zużycie energii zapisane w systemie facility management, jednostka B rejestruje je jeszcze w arkuszu kalkulacyjnym prowadzonym przez jednego kontrolera. Ta różnica musi być widoczna w rejestrze, a nie zanikać za jednolitą kolumną, w której wszędzie napisano „obecne”.

Gdzie najczęściej coś idzie nie tak: ta sama nazwa, inna definicja

Największym ryzykiem przy wielu jednostkach nie jest to, że punkty danych są nieobecne, ale to, że są obecne pod tą samą nazwą, podczas gdy mierzą coś innego. „Zużycie wody” może w jednej jednostce dotyczyć wyłącznie siedziby głównej, a w innej także hali produkcyjnej. „Liczba FTE” może być liczona z uwzględnieniem lub bez uwzględnienia pracowników tymczasowych. Dopóki ta różnica nie zostanie nazwana, nikt nie zsumuje tego problemu, aż do momentu, w którym dane muszą zostać skonsolidowane do raportu zbiorczego.

Rejestr, który rozwiązuje ten problem, ustala dla każdego punktu danych definicję na poziomie organizacji, a następnie pokazuje dla każdej jednostki, czy ta definicja została zastosowana w ten sam sposób. Tam, gdzie nie jest to przypadek, znajduje się to w rejestrze jako otwarty punkt, a nie jako niewypowiedziane założenie. Struktura tego podejścia opisana jest w jak sporządzić rejestr punktów danych, a ta kolejność nie zmienia się, gdy jest wiele jednostek: najpierw ustala się punkty danych i ich definicje na poziomie organizacji, następnie dla każdej jednostki wypełnia się, co już istnieje i czego brakuje.

Brakujące źródła są wszędzie, nie tylko w najmniejszej jednostce

Założenie, że tylko mniejsze lub mniej dojrzałe jednostki mają braki w swoich źródłach, rzadko jest prawdziwe. Duża jednostka z rozbudowanym systemem ERP może dla określonych danych środowiskowych opierać się na ręcznym liczeniu tak samo jak mała placówka. Udział punktów danych bez rzetelnego źródła zależy od tematu i od tego, jak długo jednostka już pracuje z danymi liczbami, a nie od wielkości jednostki. Pytanie, ile z pańskich punktów danych ma źródło, musi więc być zadane osobno dla każdej jednostki, zob. ile z pańskich punktów danych ma źródło. Tylko wtedy, gdy zostanie to ustalone dla każdej jednostki, można powiedzieć coś o całości.

Punkty danych bez źródła nie znikają z rejestru dlatego, że są niewygodne. Otrzymują status i kolejny krok, opisany w co robić z punktem danych bez źródła. Przy wielu jednostkach biznesowych warto porównać ten status między jednostkami: jeśli trzy z czterech jednostek mają źródło dla danego punktu danych, a czwarta nie, to zazwyczaj rozwiązanie znajduje się w zasięgu ręki u tych trzech jednostek, zamiast tego, że czwarta jednostka musi wymyślać koło na nowo.

Kiedy rejestr jest prawidłowy

Rejestr obejmujący wiele jednostek biznesowych jest prawidłowy nie dlatego, że wygląda kompletnie, lecz dlatego, że trzy rzeczy są jednocześnie prawdziwe. Po pierwsze: każdy punkt danych ma na poziomie organizacji jedną definicję, i ta definicja jest zastosowana w każdej jednostce tak samo lub różnica jest wyraźnie zapisana. Po drugie: dla każdego punktu danych wiadomo dla każdej jednostki, czy istnieje źródło, a jeśli nie, jaki jest jego status. Po trzecie: własność jest przypisana na poziomie, na którym wiedza faktycznie się znajduje, a nie automatycznie u najwyższego kierownika jednostki.

Jak długo trwa ta praca, zależy od liczby jednostek, liczby tematów i stanu systemów źródłowych; szacunki na ten temat opisane są w jak długo trwa doprowadzenie tematu do porządku. To nie jest ustalony czas trwania, lecz suma pracy, która musi jeszcze zostać wykonana dla każdej jednostki i każdego punktu danych.

Połączenie tych rejestrów, odtworzenie definicji i porównanie źródeł dla każdej jednostki jest w dużej mierze pracą powtarzalną: te same pytania, stosowane wciąż na nowo do innego departamentu lub innego punktu danych. Jaka część tego może zostać przejęta przez AI, a jaka część pozostaje pracą ludzką, to właśnie to, do czego służy skan pracy FTE TO AI: wylicza on dla każdego zadania, ile jest przestrzeni na przyspieszenie tego rodzaju pracy rejestrowej, bez tego, że wynik staje się zależny od założeń, których nikt nie sprawdził.