U većini organizacija s više poslovnih jedinica ista podatkovna točka postoji više puta. Emisije opsega 2 kod jedne poslovnice stoje u računu za energiju, kod druge u Excel izvozu voditelja objekta, a kod treće nigdje — tamo se procjenjuje. To nije greška jednog odjela. To je posljedica godina u kojima nitko nije centralno definirao podatkovnu točku, a kamoli njezin izvor.
Pitanje "što s time učiniti" pretpostavlja da postoji jedan odgovor koji svugdje odgovara. To nije tako. Pristup ovisi o tome što po poslovnoj jedinici već postoji, a to se razlikuje.
Prije nego što donesete odluku o podatkovnoj točki bez izvora, stavite jedno pored drugog što svaka poslovna jedinica zapravo ima. Za neke jedinice postoji izvor koji nitko nije zapisao — sustav, dobavljač, lokalna administracija. Za druge taj izvor ne postoji, i broj se sada popunjava na temelju procjene ili kolege koji "otprilike zna". Ove dvije situacije zahtijevaju nešto drugo. Gdje već postoji podatkovna točka je pitanje na koje odgovarate jedinicu po jedinicu, prije nego što nešto dodate ili promijenite u registru.
Tek kada taj pregled postoji, vidite gdje je problem zapravo — ne u samoj podatkovnoj točki kao konceptu, nego u raspršenosti izvora koji su joj temelj.
Registar podatkovnih točaka sadrži po podatkovnoj točki ne jedan red nego toliko redova koliko postoji izvora. Za podatkovnu točku koja se javlja kod tri poslovne jedinice postoje tri retka: svaki sa svojim izvorom, vlasnikom i pravilom kvalitete. To se čini zamršenim, ali sprječava nešto gore — spajanje brojki različitog podrijetla u jednu vrijednost za koju nitko više ne može reći odakle potječe.
Svaki redak sadrži najmanje: definiciju podatkovne točke kako vrijedi za tu jedinicu, izvorni sustav ili dokument iz kojeg broj potječe, tko je odgovoran za dostavu i provjeru, i pravilo kojim se provjerava je li vrijednost plauzibilna — raspon, usporedba s prošlom godinom, provjera jedinice. Bez tog posljednjeg pravila grešku primjećujete tek kad je netko slučajno pogleda.
Komplikacija koja se često pojavi tijekom ovog procesa: jedinica A i jedinica B nazivaju "istom" podatkovnu točku, ali mjere nešto drugo. Jedna u opseg 1 uračunava vozila na leasing, druga ne. To nije problem izvora nego problem definicije, i mora se riješiti prije nego što se povezuje izvor. Kako se takve razlike prepoznaju, opisano je u kako prepoznati dvostruku podatkovnu točku kod više poslovnih jedinica. Tek kada je definicija jednaka za sve jedinice, ima smisla povezivati izvore — u protivnom tri puta registrirate nešto različito pod istim nazivom.
Ako se nakon ovog istraživanja pokaže da poslovna jedinica stvarno nema izvor za podatkovnu točku, postoje dvije mogućnosti. Prva: postoji sustav ili proces iz kojeg bi broj mogao potjecati, ali nitko ga nikad nije naveo kao izvor. Tada tu izvor odredite i zabilježite tko ga upravlja. Druga: stvarno ne postoji ništa, i broj se sada procjenjuje ili preuzima iz druge jedinice. Tada to izričito registrirate kao procjenu, s pretpostavkom koja je iza toga, umjesto da to prolazi kao mjerena vrijednost. Obje mogućnosti trebaju biti navedene u registru — procjena koja nije označena kao procjena predstavlja rizik koji se pokazuje tek pri provjeri.
Prije nego što uložite vrijeme u pronalaženje izvora za svaku podatkovnu točku koja nedostaje, vrijedi utvrditi je li ta podatkovna točka relevantna za tu poslovnu jedinicu. Mali uredski objekt s pet zaposlenika možda ne treba materijalnu podatkovnu točku opsega 3 koja je relevantna za proizvodnu lokaciju. Koje podatkovne točke zapravo trebate pomaže u tom razlikovanju, tako da ne tražite izvor za nešto što se naknadno pokaže nepotrebnim.
Postoji sklonost nastavljanju traženja izvora sve dok sve nije savršeno pokriveno. To nije kriterij. Registar je dovršen kada je za svaku relevantnu podatkovnu točku, po poslovnoj jedinici, utvrđeno postoji li izvor, tko je vlasnik i koja se kontrola primjenjuje — a ne kada je svaki broj sa stopostotnom sigurnošću sljediv. Kada je registar dovršen kod više poslovnih jedinica opisuje tu krajnju točku konkretno, a koliko vaših podatkovnih točaka ima izvor je pitanje kojim mjerite napredak u međuvremenu.
Ovo je posao koji se odvija jedinicu po jedinicu, a ne odjednom za cijelu organizaciju. Koliko vremena treba, ovisi o broju poslovnih jedinica, broju podatkovnih točaka i o tome koliko njih već ima izvor. Dio ovog posla — ispitivanje vlasnika, prikupljanje izvora, popunjavanje registra — vrsta je zadatka koji se može strukturirati i djelomično ubrzati. Radna skeniranja tvrtke FTE TO AI po zadatku izračunava koji se dio može prepustiti AI-u, tako da prije početka znate koji dio ostaje ručni a koji ne.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.