En la mayoría de las organizaciones con varias unidades de negocio, el mismo dato existe múltiples veces. Las emisiones de alcance 2 aparecen en un centro en una factura energética, en otro en una exportación de Excel del gestor de instalaciones, y en un tercero en ningún sitio — allí se estima. Eso no es un error de un departamento concreto. Es la consecuencia de años en los que nadie definió el dato de forma centralizada, y menos aún su fuente.
La pregunta "qué hace usted con esto" presupone que hay una única respuesta que sirve para todo. No es así. El enfoque depende de lo que ya exista por unidad de negocio, y eso varía.
Antes de decidir algo sobre un dato sin fuente, ponga en paralelo lo que cada unidad de negocio tiene efectivamente. Para algunas unidades existe una fuente que nadie ha documentado — un sistema, un proveedor, una administración local. Para otras, esa fuente no existe, y la cifra se completa ahora a partir de una estimación o de un compañero que "más o menos lo sabe". Estas dos situaciones requieren algo distinto. Dónde existe ya un dato es la pregunta que responde unidad por unidad, antes de añadir o modificar algo en el registro.
Solo cuando tenga esa visión de conjunto verá dónde está realmente el problema: no en el dato como concepto, sino en la dispersión de fuentes a las que está sujeto de forma desordenada.
Un registro de datos contiene por cada dato no una sola línea, sino tantas líneas como fuentes existan. Para un dato que aparece en tres unidades de negocio, hay tres filas: cada una con su propia fuente, su propio responsable y su propia regla de calidad. Puede parecer engorroso, pero evita algo peor: combinar cifras de procedencia distinta en un único número del que ya nadie puede decir de dónde viene.
Cada fila contiene como mínimo: la definición del dato tal como se aplica para esa unidad, el sistema fuente o el documento del que procede la cifra, quién es responsable de aportarla y controlarla, y la regla con la que se comprueba si el valor es plausible — un rango, una comparación con el año anterior, un control de unidad. Sin esta última regla, un error solo se detecta cuando alguien lo mira por casualidad.
Una complicación que a menudo surge durante este proceso: la unidad A y la unidad B llaman "el mismo" dato a algo que en realidad miden de forma diferente. Una incluye los vehículos de leasing en el alcance 1, la otra no. Eso no es un problema de fuente, sino un problema de definición, y debe resolverse antes de vincular una fuente. Cómo reconocer ese tipo de diferencias se describe en cómo reconoce un dato duplicado en varias unidades de negocio. Solo cuando la definición sea igual para todas las unidades tiene sentido vincular fuentes — de lo contrario, registra tres veces algo distinto bajo un mismo nombre.
Si tras este examen resulta que una unidad de negocio realmente no tiene fuente para un dato, hay dos vías. La primera: existe un sistema o proceso del que la cifra podría obtenerse, pero nadie lo ha designado nunca como fuente. En ese caso, designe esa fuente y registre quién la gestiona. La segunda: no hay realmente nada, y la cifra se estima ahora o se toma de otra unidad. En ese caso, regístrelo explícitamente como estimación, con el supuesto que hay detrás, en lugar de dejar que pase como valor medido. Ambas vías deben quedar reflejadas en el registro — una estimación que no está etiquetada como tal es un riesgo que solo se manifiesta en un control.
Antes de invertir tiempo en buscar una fuente para cada dato faltante, conviene determinar si ese dato es relevante para esa unidad de negocio. Una pequeña oficina con cinco empleados puede no necesitar un dato material de alcance 3 que sí es relevante para una planta de producción. Qué datos necesita realmente ayuda a hacer esa distinción, de modo que no busque una fuente para algo que, a posteriori, no era necesario.
Existe la tentación de seguir buscando fuentes hasta que todo esté cubierto a la perfección. Ese no es el criterio. El registro está terminado cuando, para cada dato relevante y por unidad de negocio, está claro si hay una fuente, quién es el responsable y qué control se le aplica — no cuando cada cifra es trazable con cien por cien de certeza. Cuándo está terminado un registro en varias unidades de negocio describe ese punto final de forma concreta, y cuántos de sus datos tienen una fuente es la pregunta con la que mide el avance mientras tanto.
Este es un trabajo que se realiza unidad por unidad y no de una vez para toda la organización. Cuánto tiempo cuesta depende del número de unidades de negocio, del número de datos y de cuántos de ellos ya tienen una fuente. Parte de este trabajo — consultar a los responsables, reunir las fuentes, completar el registro — es el tipo de tarea que se puede estructurar y, en parte, acelerar. El escáner de trabajo de FTE TO AI calcula por tarea qué parte de ella puede asumir la IA, de modo que, antes de empezar, sepa qué parte seguirá siendo manual y cuál no.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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