В повечето организации с няколко бизнес единици една и съща точка от данни съществува многократно. Емисиите от обхват 2 при едно поделение се намират във фактура за енергия, при друго — в Excel-справка на фасилити мениджъра, а при трето — никъде, там се прави оценка. Това не е грешка на един отдел. Това е резултат от години, в които никой не е определил централно точката от данни, да не говорим за нейния източник.
Въпросът „какво правите с това“ предполага, че съществува един отговор, който важи навсякъде. Не е така. Подходът зависи от това какво вече е налично при всяка бизнес единица, а то се различава.
Преди да вземете решение относно точка от данни без източник, поставете едно до друго това, което всяка бизнес единица фактически има. За някои единици съществува източник, който никой не е записал — система, доставчик, локална администрация. За други този източник не съществува и цифрата се попълва въз основа на оценка или колега, който я „приблизително знае“. Тези две ситуации изискват различен подход. Къде вече съществува точка от данни е въпросът, на който отговаряте единица по единица, преди да добавите или промените нещо в регистъра.
Едва когато този преглед е готов, виждате къде наистина е проблемът: не в самата точка от данни като понятие, а в разпръскването на източници, което поражда хаос.
Регистър на точки от данни съдържа за всяка точка от данни не един ред, а толкова редове, колкото са източниците. За точка от данни, която се среща при три бизнес единици, стоят три реда: всеки със свой източник, свой собственик и свое правило за качество. Това изглежда обременително, но предотвратява нещо по-лошо — обединяването на цифри с различен произход в едно число, за което никой вече не може да каже откъде идва.
Всеки ред съдържа минимум: определението на точката от данни, както важи за тази единица, изходната система или документ, от който произлиза цифрата, кой отговаря за предоставянето и проверката, и правилото, с което се проверява дали стойността е плаузибилна — диапазон, сравнение с предходната година, проверка на мерната единица. Без последното правило забелязвате грешка едва когато някой случайно погледне.
Усложнение, което често излиза на повърхността в този процес: единица А и единица Б наричат „същата“ точка от данни, но измерват нещо различно. Едната включва лизинговите автомобили в обхват 1, другата — не. Това не е проблем с източника, а проблем с определението, и той трябва да бъде разрешен, преди да се свърже с източник. Как да разпознаете такива разлики, е описано в как разпознавате дублирана точка от данни при няколко бизнес единици. Едва когато определението е еднакво за всички единици, има смисъл да се свързват източници — иначе регистрирате три пъти нещо различно под едно име.
Ако след това проучване се окаже, че бизнес единица наистина няма източник за точка от данни, съществуват два пътя. Първият: съществува система или процес, от който би могла да произлиза цифрата, но никой досега не е определил това като източник. Тогава определяте този източник и записвате кой го управлява. Вторият: наистина няма нищо, и цифрата в момента се оценява или се взима от друга единица. Тогава регистрирате това изрично като оценка, заедно с допускането, което стои зад нея, вместо да я оставите да минава за измерена стойност. Двата пътя трябва да стоят в регистъра — оценка, която не е обозначена като оценка, е риск, който се проявява едва при проверка.
Преди да отделите време за търсене на източник за всяка липсваща точка от данни, си струва да определите дали тази точка от данни е релевантна за тази бизнес единица. Малка офис сграда с пет служители може да няма нужда от материална точка от данни за обхват 3, която е релевантна за производствена локация. Кои точки от данни наистина ви трябват помага да направите тази разлика, за да не търсите източник за нещо, което впоследствие се окаже ненужно.
Съществува склонност да се продължи търсенето на източници, докато всичко бъде идеално покрито. Това не е критерият. Регистърът е готов, когато за всяка релевантна точка от данни, за всяка бизнес единица, е установено дали има източник, кой е собственикът и какъв контрол се прилага — не когато всяко число може да бъде проследено със сто процента сигурност. Кога е готов регистър при няколко бизнес единици описва конкретно тази крайна точка, а колко от вашите точки от данни имат източник е въпросът, с който измервате напредъка междувременно.
Това е работа, която се извършва единица по единица, а не наведнъж за цялата организация. Колко време отнема зависи от броя на бизнес единиците, броя на точките от данни и колко от тях вече имат източник. Част от тази работа — запитването на собственици, събирането на източниците, попълването на регистъра — е от вида задачи, които могат да се структурират и частично да се ускорят. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача коя част от нея може да бъде поета от AI, така че преди да започнете, знаете коя част остава ръчна и коя не.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.