Een zorginstelling is voor een groot deel een vastgoedbedrijf met een zorgfunctie erbovenop. Ziekenhuizen, verpleeghuizen, GGZ-locaties en huisartsenposten hebben ieder hun eigen energieaansluiting, hun eigen klimaatinstallatie en vaak hun eigen beheerder. Waar een kantoororganisatie met één of enkele panden te maken heeft, telt een zorgorganisatie soms tientallen locaties, verspreid over meerdere gemeenten, elk met een andere leeftijd, een andere isolatiegraad en een ander energiecontract. De verhouding tussen wat centraal wordt vastgelegd en wat lokaal per locatie in beheer is, ligt daardoor structureel anders dan in een sector met een enkelvoudige bedrijfslocatie. Dat maakt het optellen van energie- en waterverbruik tot een exercitie die begint bij het achterhalen welke locaties er eigenlijk zijn, voordat er ook maar naar een getal wordt gekeken.
De meeste basisdata over energie, water en afval loopt via facilitaire dienst of vastgoedbeheer, en die afdeling werkt vaak met een ander systeem dan de financiële administratie. Energiefacturen komen soms rechtstreeks bij de leverancier binnen, soms via een facilitair beheerpakket, soms via een externe partij die het vastgoed beheert namens de instelling. Bij grotere zorggroepen is vastgoed regelmatig ondergebracht in een aparte stichting of BV, wat betekent dat de duurzaamheidscijfers van het zorgvastgoed niet automatisch in dezelfde administratie staan als de zorgcijfers. Wie het verbruik per locatie wil samenstellen, moet dus eerst weten of dat via de eigen facilitaire dienst loopt, via een extern vastgoedbeheerder, of via een mix van beide per locatietype.
Zorggebouwen hebben een energieprofiel dat afwijkt van een gewoon kantoor: sterilisatieapparatuur, beeldvormende technologie, luchtbehandeling met strenge hygiëne-eisen en 24-uursverlichting op verpleegafdelingen trekken continu stroom. Dat verbruik wordt niet altijd apart gemeten; op veel locaties loopt het gewoon mee in de hoofdmeter van het pand. Voor wie wil begrijpen welk deel van het energieverbruik samenhangt met medische functies en welk deel met kantoorfuncties, is submetering vaak niet aanwezig. Dat betekent dat de eerste vraag niet is hoeveel energie een gebouw verbruikt, maar of er onderverdeling bestaat, en zo niet, welke aannames nodig zijn om toch tot een uitsplitsing te komen.
Zorginstellingen met thuiszorg, ambulancevervoer of wijkverpleging hebben een mobiliteitscomponent die in de administratie van personeelsauto's, leaseauto's en eigen vervoer verspreid kan liggen. Declaraties voor kilometervergoeding lopen via HR of salarisadministratie, leasecontracten via een aparte leasebeheerder, en eigen wagenpark, zoals dienstauto's voor materiaaltransport tussen locaties, via facilitair beheer. Bij grotere thuiszorgorganisaties is het aantal gereden kilometers per medewerker relevant voor de CO2-voetafdruk, maar die data wordt doorgaans vastgelegd voor declaratiedoeleinden, niet voor duurzaamheidsrapportage. Het gevolg is dat een deel van de vervoersdata wel bestaat, maar in een vorm en op een plek die niet is ingericht om opgeteld te worden.
Zorginstellingen met eigen keukens, wasserijen of sterilisatieafdelingen hebben afval- en verbruiksstromen die niet in elke sector voorkomen. Medisch afval wordt gescheiden ingezameld en afgevoerd door gespecialiseerde verwerkers, met eigen rapportages die los staan van het reguliere afvalcontract. Wasserijdiensten zijn soms uitbesteed aan een externe wasserij, waardoor waterverbruik en chemicaliëngebruik van het wassen niet in de eigen metercijfers van de instelling terug te vinden zijn, maar in facturen en rapportages van de leverancier. Wie deze stromen wil meenemen, moet dus buiten de eigen systemen kijken, naar contracten en rapportages van externe dienstverleners die soms per kwartaal en soms per jaar leveren.
De keten van medische hulpmiddelen, van wegwerpmateriaal tot apparatuur, loopt via een inkoopafdeling die primair werkt met kwaliteits- en leveringseisen, niet met milieudata. Leveranciers van medische producten geven wisselend inzicht in de herkomst en milieu-impact van hun producten, en die informatie staat zelden gestructureerd in het inkoopsysteem van de zorginstelling zelf. Voor wie de keten-emissies van ingekochte zorgproducten in beeld wil brengen, is het eerste werk dus het inventariseren van welke leveranciers wel en welke geen milieudata beschikbaar stellen, voordat er een schatting kan worden gemaakt van het ontbrekende deel.
Deze indeling naar vastgoed, medische installaties, vervoer, ondersteunende diensten en inkoop is een startpunt om te zien waar de duurzaamheidsdata van een zorginstelling ontstaat en wie er toegang tot heeft. Dezelfde denkwijze, toegepast op een andere sector, brengt andere knelpunten naar boven: in de groothandel draait het om voorraadlocaties en transportstromen, in de maakindustrie om productieprocessen en materiaalgebruik, en in het onderwijs om vastgoed dat qua opzet dicht bij de zorg staat maar zonder de medische component. Het overzicht van waar data ontstaat is een noodzakelijke stap, maar zegt nog niets over wie de cijfers beheert, in welk formaat ze staan en of ze aan een controleerbare bron te koppelen zijn. Dat is het werk van de Data Readiness Scan: een datapuntregister met lineage per datapunt, van bronsysteem tot rapportageregel, met eigenaarschap en kwaliteitsregels erbij. De scan is in ontwikkeling; wie hier belangstelling voor heeft, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Zodra bekend is waar de data zit en wie ervoor verantwoordelijk is, volgt een andere vraag: hoeveel van het verzamelen, controleren en invoeren kan door een systeem worden overgenomen, en hoeveel vraagt nog altijd menselijke beoordeling. FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk over te nemen is door AI, een uitkomst die aansluit op deze inventarisatie zodra de datapunten en hun eigenaren in beeld zijn.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.