Una cifra en un informe de sostenibilidad casi nunca es una cifra procedente directamente de una fuente. Suele ser el resultado de sumar, promediar, ponderar o redistribuir datos entre ubicaciones, periodos o unidades. Ese paso se llama agregación, y de todas las operaciones entre la fuente y el informe, esta suele ser la menos visible. Una fórmula en una hoja de cálculo suma doce cifras mensuales para obtener una cifra anual, o una hoja de cálculo promedia los factores de emisión de varios proveedores. Nadie anota qué suposición está implícita en ello.
Entre la medición en bruto y la cifra publicada hay varios pasos. Primero se recopilan los datos de sistemas u hojas de cálculo, luego se convierten a una unidad común, después se agregan hasta un nivel que encaje en el informe: unidad de negocio, país o total. Cada paso puede contener una elección que modifica la cifra final: ¿incluye usted una fusión desde la fecha de adquisición o desde el año completo?, ¿pondera usted por facturación o por número de empleados?, ¿redondea usted por fuente o solo en el total? Qué operaciones exactas se encuentran entre la fuente y el informe depende del indicador y de la estructura de la organización, y en qué operaciones hay entre la fuente y el informe cuando la fuente tiene varias fuentes distintas, esa lista se vuelve más larga de lo que la mayoría de las organizaciones espera.
La agregación es una elección, y las elecciones que no se registran se vuelven a hacer en la siguiente ronda de informes, a menudo por otra persona, con otra suposición. El resultado es que una cifra del año anterior ya no puede rastrearse hasta la misma lógica, y que un controller o un auditor no puede determinar si un cambio en la cifra es un cambio real o un cambio en el método de cálculo. Registrar no significa aquí describir un proceso en términos generales. Significa: registrar, en cada punto de informe, qué fuentes se han incluido, con qué ponderación, durante qué periodo, y quién tomó esa decisión.
La agregación se confunde a menudo con la normalización, pero son dos pasos distintos. La normalización hace que los datos sean comparables, por ejemplo, convirtiendo diferentes unidades de energía a un único estándar. La agregación combina después esos datos comparables hasta un nivel superior. Un error en la normalización se propaga a cada agregación posterior, lo que significa que ambos pasos deben controlarse por separado. Cómo hacerlo se explica en cómo registra usted la normalización.
La mayoría de las organizaciones no dispone de datos de origen que salgan limpiamente de un único sistema. Parte de los datos de sostenibilidad está en facturas, otra parte en una hoja de cálculo que un proveedor de energía envió por correo electrónico, otra parte en una exportación de un sistema ERP. Agregar entre esas fuentes significa que usted debe determinar manualmente a qué periodo corresponde cada fila y qué fila se ha contado por duplicado. En qué es el mapeo de fuente a informe cuando la fuente es una hoja de cálculo se explica cómo cartografiar ese vínculo entre la fuente en bruto y el punto de informe, y en cómo registra la agregación cuando la fuente es una hoja de cálculo se explica específicamente cómo documentar ese paso de la hoja de cálculo para que la propia agregación sea reproducible, incluso sin la persona que originalmente construyó la fórmula.
Registrar la agregación no requiere software. Requiere disciplina: anotar en cada paso de cálculo qué entró, qué regla se aplicó y qué salió. Esto puede hacerse en un registro junto a las hojas de cálculo existentes, incluso antes de adquirir jamás un sistema. Cómo se ve esto sin herramientas se explica en cómo elabora usted la trazabilidad sin una herramienta. Quien se salta este paso y adquiere directamente un paquete de software para el informe, coloca una capa más ordenada sobre la misma agregación poco clara: el informe se ve mejor, pero la pregunta de si la cifra es correcta sigue sin respuesta.
Una regla de agregación que no se ha registrado es también un punto de control que falta. En una auditoría externa o una revisión interna, alguien debe poder demostrar por qué una cifra se ha compuesto tal como se ha compuesto, no solo que la cifra coincide con la calculadora. Esa distinción, entre una cifra que es correcta y una cifra que puede justificarse, es precisamente para lo que sirve una pista de auditoría, y por qué esta implica más que un simple registro de cambios, tal como se explica en por qué una pista de auditoría es más que un registro.
Una vez que las reglas de agregación se han registrado —qué fuentes, qué ponderación, qué periodo, quién tomó la decisión—, surge una base para determinar qué parte de ese trabajo es repetible y, por tanto, apta para transferirla a un sistema. Esa es una pregunta distinta de si las reglas son correctas; es la pregunta de cuánto de la aplicación de esas reglas debe seguir siendo trabajo humano. El escáner de trabajo de FTE TO AI calcula, por tarea, qué parte del trabajo puede asumir la IA, y la agregación, con sus pasos fijos de sumar, ponderar y combinar, es precisamente el tipo de tarea en la que ese resultado suele ser sorprendente.
El Data Readiness Scan de csrdready.net está en desarrollo. Quien quiera poner ya orden en el registro de puntos de datos y en las reglas de agregación correspondientes puede inscribirse en la lista de espera y será informado en cuanto el escáner esté disponible.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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