Un control este o regulă sau o verificare care trebuie să garanteze că un punct de date este corect: o reconciliere între două surse, o aprobare înainte ca o cifră să fie transmisă mai departe, o verificare a unei benzi de valori acceptabile. Pe hârtie, controlul este descris într-un document de proces sau într-un raport de audit. Dar un control pe care nimeni nu îl execută nu este un control. Este o propoziție într-un document.
Într-un grup cu o singură entitate, această problemă este de regulă mică. Există un singur departament financiar, un singur controller, o singură persoană care știe cine se uită la ce. Într-un grup cu mai multe entități, această evidență dispare. Fiecare entitate are posibil propriul sistem contabil, propriul controller local, propriul mod de a înregistra consumul de energie sau datele privind personalul. Controlul conceput la nivel de grup trebuie executat separat la nivelul fiecărei entități — sau nicăieri.
Proprietatea asupra unui control se împarte în două părți care nu se află întotdeauna la aceeași persoană. Există cel care a conceput sau a aprobat controlul — de regulă la nivel de grup, din partea departamentului de sustenabilitate sau financiar. Și există cel care execută efectiv controlul la nivelul fiecărei entități — de regulă un controller local, un manager operațional, cineva care actualizează foaia de calcul.
Dacă aceste două roluri nu sunt atribuite explicit, se întâmplă ceva previzibil: grupul crede că controlul există pentru că a fost conceput, în timp ce la nivel de entitate nimeni nu se simte responsabil să îl execute. Aceasta este exact descrierea din ce faceți când nimeni nu este proprietar într-un grup cu mai multe entități: întrebarea nu este doar cine ar trebui să dețină controlul, ci ce se strică structural atunci când această întrebare rămâne fără răspuns.
Un mod util de a atribui proprietatea nu începe de la entitate, ci de la punctul de date. Pentru fiecare punct de date care reapare în raportare — emisiile de CO2 pe sediu, numărul de fte, consumul de apă — există un lanț: o definiție, un proces în care este înregistrat și un control care trebuie să demonstreze că este corect. Cine deține definiția unui punct de date determină ce se măsoară exact și după ce normă. Cine deține procesul de dedesubt determină cine înregistrează și furnizează punctul de date. Și mai sus se află întrebarea cine deține controlul: cine verifică dacă rezultatul acelui proces este plauzibil și corect și cine semnează pentru asta.
Într-un grup cu mai multe entități, aceasta înseamnă că fiecare dintre aceste trei roluri poate diferi de la o entitate la alta, în timp ce definiția și controlul în sine ar trebui, ideal, să fie identice la nivelul întregului grup. Un control care la o entitate este o reconciliere manuală, iar la alta o verificare automatizată, produce date care nu sunt comparabile — chiar dacă la ambele entități se numește „control asupra consumului de energie”.
Un control are valoare doar dacă știe care este un rezultat acceptabil și care nu. Aceasta necesită două lucruri care rămân adesea implicite. În primul rând, un răspuns la ce este o valoare validă: o bandă de valori, o unitate, un format în care o cifră introdusă este acceptabilă. Fără această normă, un control poate verifica doar dacă a fost completat ceva, nu dacă este corect. În al doilea rând, un mod de a semnala abaterile înainte ca acestea să ajungă în raportul final — cum configurați o abatere de semnalizare se referă la praguri care indică atunci când o cifră merită privirea unui om, în loc ca fiecare control să primească aceeași atenție pentru fiecare punct de date.
Cu mai multe entități, este util ca aceste două elemente — valoare validă și abatere de semnalizare — să fie stabilite la nivel de grup și executate local. Astfel se evită ca fiecare entitate să aplice propria interpretare a ceea ce este „normal”.
Tentația într-un grup cu mai multe entități este să se achiziționeze un pachet software care face automat reconcilieri și semnalează abateri. Acel pachet face ce trebuie să facă în momentul în care întrebarea de fond a primit un răspuns: cine este responsabil pentru ce, pe fiecare punct de date, pe fiecare entitate. Fără acel răspuns, un instrument nu organizează nimic — execută logică de control pe date pentru care nimeni nu știe exact cine veghează.
Proprietatea asupra controlului nu este, deci, o întrebare la care se răspunde ulterior, în faza de implementare. Este prima întrebare, și întrebarea care determină dacă tot ce vine după aceea se sprijină pe ceva solid.
De îndată ce proprietatea asupra controlului este stabilită pe fiecare entitate și pe fiecare punct de date, apare și o imagine a ceea ce este repetabil în acea muncă: reconcilierea cifrelor, verificarea benzilor de valori, semnalarea abaterilor. O parte din acești pași este suficient de fixă pentru a fi lăsată în sarcina unui computer, o altă parte necesită o evaluare care trebuie să rămână la un om. Scanul de lucru al FTE TO AI calculează pentru fiecare sarcină ce parte din această muncă poate fi preluată de AI, astfel încât să devină clar unde automatizarea consolidează controlul și unde, dimpotrivă, ar eroda proprietatea.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.