Um ponto de dados duplicado quase nunca chama a atenção no resultado final. Chama a atenção quando duas unidades de negócio, independentemente uma da outra, fornecem o mesmo consumo de energia, os mesmos dados de frota ou o mesmo fluxo de resíduos, e ninguém reparou que se tratava da mesma fonte. O total então parece correto à vista, mas a soma está errada. Isto acontece principalmente em organizações que trabalham por unidade de negócio com as suas próprias folhas de cálculo, os seus próprios formulários e as suas próprias pessoas que fornecem os números. Cada unidade fornece corretamente o que é pedido. Ninguém compara a fonte.
Um registo de pontos de dados não resolve isto controlando o total, mas registando por ponto de dados de onde ele provém. Não apenas qual número foi introduzido, mas de que sistema, ficheiro ou medição provém, e quem o forneceu. Se duas unidades de negócio indicarem a mesma fonte para o mesmo ponto de dados — o mesmo contrato de energia, o mesmo sistema de gestão de frota, o mesmo relatório de compras de um fornecedor partilhado — isso torna-se visível assim que as fontes são colocadas lado a lado. É exatamente para isto que serve a linhagem source-to-report por ponto de dados: não como controlo posterior, mas como parte fixa da forma como o registo é construído.
A duplicação surge geralmente de três formas. A primeira é uma fonte partilhada que é lida separadamente por duas unidades, como um contrato de energia central que é registado tanto pela filial como pela sede. A segunda é uma atividade partilhada que é atribuída em duplicado, como um serviço de transporte que é registado tanto pela unidade que envia como pela unidade que recebe como sendo emissões próprias. A terceira é uma fusão ou reorganização em que dois registos foram combinados sem que alguém tenha verificado se a mesma fonte foi incluída sob dois nomes diferentes. Nenhuma destas situações é reconhecível pelo número em si. Só são reconhecíveis pela fonte que está por detrás.
Para poder reconhecer uma duplicação, o registo deve registar, no mínimo, por ponto de dados: a fonte exata, a unidade de negócio que fornece o ponto de dados, o período a que se refere e o proprietário responsável pela correção. Sem essa combinação, comparar entre unidades é adivinhar. Com essa combinação, é uma questão de ordenação: colocar lado a lado todos os pontos de dados com a mesma fonte e avaliar se podem realmente ser contados separadamente ou se há sobreposição. Quais os campos exatamente necessários e em que ordem são preenchidos está descrito em como configurar um registo de pontos de dados que começa com esta informação.
Um registo que mostra duplicações não é automaticamente um registo em que já não ocorrem duplicações. É um registo em que podem ser detetadas porque a fonte foi registada em cada ponto de dados. Se isso é suficiente depende de quantos dos pontos de dados realmente têm uma fonte preenchida — um registo em que metade dos campos está vazia não pode mostrar de forma alguma quais as unidades que se sobrepõem. Quantos campos de fonte estão preenchidos, e o que isso diz sobre a fiabilidade do conjunto, é tratado em quantos dos seus pontos de dados têm uma fonte. Só quando essa proporção é suficientemente grande é que uma comparação entre unidades de negócio é mais do que uma fotografia instantânea.
A tentação é verificar tudo quanto a duplicações, incluindo pontos de dados que têm pouco peso no relatório final. Não é aí que o tempo é melhor investido. Quais os pontos de dados que são realmente necessários para relatar e quais são detalhes desnecessários está descrito em quais os pontos de dados de que realmente precisa. Um registo mais pequeno com fontes corretas é mais útil do que um registo completo em que ninguém verificou se as fontes se sobrepõem.
Numa única unidade, um registo está concluído quando cada ponto de dados tem uma fonte e um proprietário. Com várias unidades de negócio, acrescenta-se um passo: verificar se a mesma fonte não consta no registo sob dois nomes diferentes. O que isso significa concretamente para a conclusão de um registo que abrange várias unidades está descrito em quando um registo está concluído com várias unidades de negócio. Esse momento não é quando todos os campos estão preenchidos, mas quando o preenchimento por unidade foi confrontado entre si.
Uma vez estabelecido o registo de pontos de dados, com fontes e propriedade por ponto de dados, surge uma segunda questão: quem faz o trabalho de verificar e atualizar periodicamente essas fontes. Parte desse trabalho — recolher dados de origem, comparar entradas, sinalizar desvios — é suficientemente repetitivo para se avaliar que parte pode ser confiada a IA. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho é elegível para isso, não como substituição do registo, mas como passo seguinte assim que o registo existir.
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