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Onde é que um ponto de dados já existe, na verdade?

Antes de um número constar num relatório, este já tem uma história. Vem de uma fatura de energia, de um sistema de RH, de um ficheiro Excel que alguém atualiza todos os trimestres, ou de uma estimativa feita há três anos e nunca mais revista. A pergunta "onde é que este ponto de dados já existe" parece simples, mas na maioria das organizações a resposta não está registada em lugar nenhum. Está nas cabeças das pessoas, na troca de e-mails do ano passado, ou em lugar nenhum.

Um registo de pontos de dados é o local onde essa resposta está efetivamente disponível. Não como relatório, mas como administração: por ponto de dados, fica registado de onde vem o valor, quem é responsável por ele, e a que regras o valor deve obedecer antes de o utilizar.

O que consta num registo de pontos de dados

Um registo contém, para cada ponto de dados, um conjunto fixo de campos. O nome e a definição do ponto de dados, para que duas pessoas não entendam algo diferente pelo mesmo termo. Os sistemas ou documentos de origem de onde provém o valor. O proprietário: a pessoa que consegue explicar de onde vem o número e que é o ponto de contacto se algo não estiver correto. As operações que ocorrem entre a origem e o relato, desde a conversão de unidades até à soma entre localizações. E as regras de qualidade a que o valor deve obedecer, como um intervalo esperado ou uma verificação em relação ao ano anterior.

Isto não é um documento de relato. É a camada por debaixo dele: o local onde pode verificar de onde vem um número, sem ter de telefonar a alguém.

Como um ponto de dados entra no registo

Um registo não se preenche automaticamente. Começa com a lista de pontos de dados que necessita, e para cada um deles a pergunta: isto já existe em algum lado, e onde exatamente. Para a maior parte dos pontos de dados, a resposta não é uma única fonte, mas uma sequência de passos: uma exportação de um sistema, um tratamento numa folha de cálculo, um complemento manual, e depois o valor final. Cada passo dessa sequência deve constar no registo, não só o último.

A isto associam-se duas perguntas que não são ignoradas. Primeiro: quem é o proprietário deste ponto de dados, não como formalidade mas como alguém que consegue justificar o valor. Segundo: o que acontece a um ponto de dados cuja origem não é possível determinar. Isto último acontece com mais frequência do que se esperaria, e o que fazer com um ponto de dados sem origem é uma pergunta que não se contorna apenas classificando-a como difícil.

A construção deste registo é um processo distinto com uma sequência própria: primeiro identificar os pontos de dados, depois localizar as origens, depois designar os proprietários, depois formular as regras. Como elaborar um registo de pontos de dados descreve essa sequência passo a passo.

Quando um ponto de dados está correto

Ter um ponto de dados registado não é o mesmo que um ponto de dados estar correto. Estar correto significa que a origem é rastreável, que as operações entre a origem e o número do relatório são conhecidas, e que existe uma regra em relação à qual o resultado pode ser verificado. Sem estes três elementos, um número é uma suposição com um número por cima.

As operações são, aqui, o elemento que mais frequentemente falta. Um ponto de dados raramente vai diretamente da origem para o relatório; normalmente existe uma conversão, uma agregação ou uma correção pelo meio. Que operações existem entre a origem e o relatório é, por isso, uma pergunta distinta da pergunta sobre onde está a própria origem, e estas duas perguntas juntas constituem o que é conhecido como source-to-report mapping: o percurso completo desde a origem em bruto até ao número do relatório, mapeado.

Um segundo problema que só se torna visível ao preencher o registo é a duplicação: o mesmo ponto de dados fornecido através de dois percursos, com dois valores ligeiramente diferentes. Como reconhecer um ponto de dados duplicado não é, então, uma pergunta teórica, mas uma verificação prática que se aplica ao registo antes de o classificar como fiável.

E, como um registo nunca está completo de uma só vez, existe uma pergunta separada para o momento em que se pode parar de procurar: quando um registo está concluído descreve de que é que isso depende, em vez de indicar um número fixo de pontos de dados ou um prazo.

O que isto não resolve

Um registo de pontos de dados diz-lhe de onde vem um ponto de dados e quem é responsável por ele. Não lhe diz quanto tempo demora a recolher esses dados novamente todos os anos, nem que parte desse trabalho de recolha continua manual e que parte pode ser assumida por outros meios. Assim que o registo estiver criado e souber quais os passos que se repetem, essa pergunta surge automaticamente. O werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, ligando-se assim exatamente ao ponto onde o registo termina: não onde estão os dados, mas quanto trabalho custa voltar a obtê-los todas as vezes.