Proračunska tablica s podacima o potrošnji energije, putovanjima ili nabavi rijetko je krajnja točka. Prije nego što brojka završi u izvještaju o održivosti, ona je prekucana, zbrojena, preračunata, filtrirana i ponekad ručno ispravljena. Svaki korak je mjesto gdje se nešto može odstupiti od izvora, a svaki korak koji nije zabilježen, korak je koji nitko naknadno ne može rekonstruirati.
Uobičajeni put od izvora do izvještaja sastoji se od niza prepoznatljivih obrada. Podaci se preuzimaju iz izvornog dokumenta, često ručnim kopiranjem. Zatim se normaliziraju: jedinice se usklađuju, notacije prilagođavaju, nedostajuće vrijednosti popunjavaju ili procjenjuju. Nakon toga slijedi agregacija, pri čemu se brojke iz različitih lokacija, razdoblja ili odjela objedinjuju u jednu brojku. U međuvremenu se provode ispravci: pogrešan red se prilagođava, izvanredna vrijednost se uklanja, pretpostavka se primjenjuje na prazno polje. Na kraju tog lanca stoji brojka koja se pojavljuje u izvještaju.
Problem nije to što se ove obrade provode. Normalizacija i agregacija potrebne su da bi se podaci iz proračunske tablice mogli koristiti. Problem je što ovi koraci obično postoje samo u glavi jednog zaposlenika, ili u najboljem slučaju u e-mail razmjeni koju nitko više ne može pronaći.
Ako se dovede u pitanje brojka u izvještaju, mora se moći utvrditi odakle dolazi i što se s njom dogodilo. Bez te sljedivosti, svako pitanje o brojci postaje potraga: tko je izmijenio ovaj red, na temelju čega, i je li ista obrada primijenjena i prethodne godine. Kod normalizacije radi se, na primjer, o pitanjima kao: koji je faktor preračunavanja korišten i je li se taj faktor otad promijenio. Kod agregacije radi se o: koji su izvori zbrojeni, i je li lokacija slučajno dvostruko brojana ili je, obrnuto, izostavljena.
Proračunska tablica bez zabilježenih obrada može sljedeće godine dati drugu brojku pri istim izvornim podacima, jednostavno zato što normalizaciju provodi neko drugi ili se ispravak drugačije tumači. To nije prijevara, to je nedostatak zabilježenog procesa. Posljedica je ista: brojka nije reproducibilna.
Neke organizacije smatraju da je dnevnik izmjena u proračunskoj tablici dovoljan. Dnevnik bilježi da se nešto promijenilo, ali ne zašto, tko je to učinio u kojoj ulozi, i na temelju kojeg pravila. Razlika između dnevnika izmjena i revizijskog traga leži u tom kontekstu: revizijski trag omogućuje da se obrada može rekonstruirati, dnevnik samo bilježi da se nešto dogodilo.
Nedostatak alata nije isprika za izostavljanje lineage-a. I bez specijaliziranog softvera moguće je po podatkovnoj točki zabilježiti iz kojeg izvora dolazi, koje su obrade na njoj primijenjene i tko je te obrade provodio. To se može postići fiksnom strukturom uz samu proračunsku tablicu: registrom u kojem su izvor, obrada i odgovorna osoba zajedno navedeni. Kako to izgleda bez upotrebe alata, opisano je na stranici o postavljanju lineage-a bez alata.
Svaki korak obrade treba imati vlasnika. Ne samo krajnje podatkovne točke, već i same obrade: tko je odlučio da se primjenjuje ovo pravilo normalizacije, i tko to pravilo može mijenjati. To vlasništvo često nije utvrđeno. Pri tome se mogu razlikovati dva pitanja: tko je vlasnik definicije podatkovne točke, odnosno što brojka točno znači, i tko je vlasnik procesa koji se odvija u pozadini, odnosno tko je odgovoran za put kojim se ona ostvaruje. Bez da su ta dva pitanja utvrđena, obrada ostaje individualna navika umjesto organizacijskog procesa.
Data Readiness Scan kartira te obrade: koji koraci se odvijaju između izvora i izvještaja, tko ih provodi i koja pravila stoje iza njih. To nije alat za izvještavanje niti upitnik, već zapis procesa koji prethodi brojci.
Kada je jednom jasno koje se obrade odvijaju između proračunske tablice i izvještaja, otvara se i pogled na to koji od tih koraka su repetitivni i vođeni pravilima, te time podložni drugačijem uređenju. Werkscan tvrtke FTE TO AI za svaki zadatak izračunava koji dio posla je moguće prepustiti AI-u, čime se izravno povezuje s upravo opisanim obradama: normalizacija, agregacija i ispravljanje koraci su koji se, uz prethodno dokumentiranje, mogu ocijeniti prema tom pitanju.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.