Podvojena podatkovna točka skoraj nikoli ni opazna v končnem rezultatu. Opazna je, ko dve poslovni enoti neodvisno drug od drugega posredujeta isto porabo energije, iste podatke o vozniškem parku ali isti tok odpadkov, in nihče ni opazil, da gre za isti vir. Seštevek je nato optično pravilen, vendar je seštevanje napačno. To se dogaja predvsem pri organizacijah, ki delujejo po poslovnih enotah z lastnimi preglednicami, lastnimi obrazci za vnos in lastnimi ljudmi, ki posredujejo podatke. Vsaka enota lepo posreduje, kar se od nje zahteva. Nihče ne primerja vira.
Register podatkovnih točk tega ne rešuje s preverjanjem seštevka, temveč z beleženjem, od kod izvira posamezna podatkovna točka. Ne le, katera številka je vnesena, temveč iz katerega sistema, katere datoteke ali katere meritve izvira, in kdo jo je posredoval. Če dve poslovni enoti za isto podatkovno točko navajata isti vir — isto energetsko pogodbo, isti sistem za upravljanje vozniškega parka, isto nabavno poročilo skupnega dobavitelja — je to vidno, takoj ko so viri postavljeni drug ob drugega. Prav za to je namenjena sledljivost od vira do poročila po podatkovni točki: ne kot naknadna kontrola, temveč kot trajni del tega, kako je register zasnovan.
Podvajanje običajno nastane na tri načine. Prvi je skupni vir, ki ga dve enoti odčitavata ločeno, na primer centralna energetska pogodba, ki jo navajata tako poslovalnica kot glavni sedež. Drugi je skupna dejavnost, ki se dvojno pripiše, na primer prevozna storitev, ki jo tako pošiljajoča kot prejemajoča enota registrirata kot lastne emisije. Tretji je združitev ali reorganizacija, pri kateri sta bila dva registra združena, brez da bi kdo preveril, ali je isti vir vključen pod dvema imenoma. Nobene od teh situacij ni mogoče prepoznati po samem podatku. Prepoznati jih je mogoče le po viru, ki stoji zadaj.
Da bi lahko prepoznali podvajanje, mora register za vsako podatkovno točko vsaj zabeležiti: natančen vir, poslovno enoto, ki posreduje podatkovno točko, obdobje, na katero se nanaša, in lastnika, odgovornega za pravilnost. Brez te kombinacije je primerjava med enotami zgolj ugibanje. S to kombinacijo pa gre za razvrščanje: vse podatkovne točke z istim virom postaviti drug ob drugega in presoditi, ali jih je res mogoče šteti ločeno ali gre za prekrivanje. Katera polja so natančno potrebna in v kakšnem vrstnem redu se izpolnjujejo, je opisano pri kako vzpostavite register podatkovnih točk, ki se začne s temi informacijami.
Register, ki prikazuje podvajanja, ni samodejno register, v katerem podvajanj ni več. Je register, v katerem jih je mogoče odkriti, ker je vir za vsako podatkovno točko zabeležen. Ali je to zadostno, je odvisno od tega, koliko podatkovnih točk ima dejansko vnesen vir — register, v katerem je polovica polj prazna, ne more prikazati, katere enote se prekrivajo. Koliko polj za vir je izpolnjenih in kaj to pove o zanesljivosti celote, je obravnavano pri koliko vaših podatkovnih točk ima vir. Šele ko je ta delež dovolj velik, je primerjava med poslovnimi enotami več kot le trenutni posnetek stanja.
Skušnjava je preveriti vse glede podvajanja, vključno s podatkovnimi točkami, ki v končnem poročilu skoraj nimajo teže. Tam se čas ne izplača najbolje porabiti. Katere podatkovne točke so resnično potrebne za poročanje in katere so odvečna podrobnost, je opisano pri katere podatkovne točke resnično potrebujete. Manjši register s pravilnimi viri je bolj uporaben kot popoln register, pri katerem nihče ni preveril, ali se viri prekrivajo.
Pri eni enoti je register dokončan, ko ima vsaka podatkovna točka vir in lastnika. Pri več poslovnih enotah se temu dodaja korak: preveriti, ali se isti vir ne pojavlja pod dvema imenoma v registru. Kaj to konkretno pomeni za zaključek registra, ki poteka čez enote, je navedeno pri kdaj je register dokončan pri več poslovnih enotah. Ta trenutek ni takrat, ko so vsa polja izpolnjena, temveč ko je izpolnitev po enotah medsebojno primerjana.
Ko register podatkovnih točk enkrat obstaja, z viri in lastništvom za vsako podatkovno točko, se pojavi drugo vprašanje: kdo opravlja delo periodičnega preverjanja in posodabljanja teh virov. Del tega dela — pridobivanje izvornih podatkov, primerjava vnosov, opozarjanje na odstopanja — je dovolj ponavljajoč, da je smiselno preveriti, kaj od tega je mogoče prepustiti UI. Delovna analiza podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del dela za to pride v poštev, ne kot nadomestilo registra, temveč kot naslednji korak, ko register že obstaja.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.