Kennisbank

Kdaj šteje register za več poslovnih enot kot zaključen

Register za eno poslovno enoto na določeni točki zaključite. Podatkovne točke so vnesene, vsaka z virom in lastnikom, in definicije so preverjene. Pri več poslovnih enotah se vprašanje spremeni. Ne gre več za to, ali je en seznam popoln, temveč ali seznami skupaj seštevajo do enotne slike organizacije.

To je drugačna vrsta dela kot dodajanje več vrstic. Pasti je misliti, da je register zaključen, takoj ko je vsaka enota izpolnila svojo tabelo. Štiri izpolnjene tabele s štirimi različnimi definicijami iste podatkovne točke ne dajo registra, temveč štiri registre, ki naključno stojijo drug ob drugem.

Kaj mora biti v registru po posamezni poslovni enoti

Za vsako enoto se ponovi enako osnovno delo: katere podatkovne točke so potrebne, od kod prihajajo in kdo je zanje odgovoren. To se začne z vprašanjem katere podatkovne točke resnično potrebujete, saj enota, ki registrira preveč podatkovnih točk, predvsem nabira breme vzdrževanja, ne da bi se poročanje zaradi tega izboljšalo.

Za vsako podatkovno točko, ki ostane, je treba postaviti isto vprašanje: ali to že obstaja v nekem sistemu, ali je treba to še pridobiti. Stran o tem kje podatkovna točka že obstaja opisuje ta postopek preverjanja. Pri več poslovnih enotah je odgovor pogosto različen: enota A ima porabo energije že v sistemu za upravljanje objektov, enota B jo še vodi v preglednici, ki jo upravlja en sam kontroler. Ta razlika mora biti razvidna v registru, ne pa da izgine za enotnim stolpcem, ki povsod pravi 'prisotno'.

Kje najpogosteje gre narobe: isto ime, druga definicija

Največje tveganje pri več enotah ni to, da podatkovne točke manjkajo, temveč da so navedene pod istim imenom, medtem ko merijo nekaj drugega. 'Poraba vode' lahko pri eni enoti zajema le sedež podjetja, pri drugi pa tudi proizvodno hlado. 'Število zaposlenih (FTE)' je lahko šteto z ali brez najetih delavcev. Dokler ta razlika ni imenovana, je nihče ne sešteje kot problem, dokler ni treba podatkov združiti za konsolidirano poročilo.

Register, ki to rešuje, določi definicijo za vsako podatkovno točko na ravni organizacije in nato pokaže po enoti, ali je bila ta definicija tako tudi uporabljena. Kjer to ni tako, je to zapisano kot odprta točka v registru, ne kot tiha predpostavka. Zgradba te strukture je opisana v kako pripravite register podatkovnih točk, in ta vrstni red se ne spremeni, ko je enot več: najprej se določijo podatkovne točke in njihove definicije na ravni organizacije, nato se po enoti izpolni, kaj že obstaja in kaj manjka.

Manjkajoči viri so povsod, ne samo pri najmanjši enoti

Predpostavka, da imajo vrzeli v virih samo manjše ali manj razvite enote, redko drži. Velika enota z obsežnim ERP sistemom lahko pri določenih okoljskih podatkih deluje na ročnem štetju prav tako kot majhna lokacija. Delež podatkovnih točk brez trdnega vira je odvisen od teme in od tega, kako dolgo enota že dela s temi podatki, ne od velikosti enote. Koliko od vaših podatkovnih točk ima vir, je torej vprašanje, na katerega je treba odgovoriti za vsako enoto posebej, glejte koliko od vaših podatkovnih točk ima vir. Šele ko je to razvidno po enoti, je mogoče kaj reči o celoti.

Podatkovne točke brez vira ne izginejo iz registra, ker so neprijetne. Dobijo status in nadaljnji korak, opisan pod kaj storite s podatkovno točko brez vira. Pri več poslovnih enotah je smiselno ta status primerjati med enotami: če imajo tri od štirih enot vir za določeno podatkovno točko, četrta pa ne, je rešitev običajno v dosegu pri teh treh enotah, namesto da bi četrta enota na novo izumljala kolo.

Kdaj je register pravilen

Register za več poslovnih enot je pravilen ne zato, ker je videti popoln, temveč ker so hkrati resnične tri stvari. Prvič: vsaka podatkovna točka ima na ravni organizacije eno definicijo, in ta definicija je pri vsaki enoti bila tako tudi uporabljena, ali pa je razlika izrecno zapisana. Drugič: za vsako podatkovno točko je po enoti razvidno, ali obstaja vir, in če ne, kakšen je status. Tretjič: lastništvo je dodeljeno na ravni, kjer znanje resnično obstaja, ne samodejno pri najvišjem vodji enote.

Kako dolgo to delo traja, je odvisno od števila enot, števila tem in stanja osnovnih sistemov; ocena tega je opisana v koliko časa traja, da spravite temo v red. To ni fiksen čas trajanja, temveč vsota dela, ki ga je treba še opraviti po enoti in po podatkovni točki.

Združevanje teh registrov, izsleditev definicij in primerjava virov po enotah je v veliki meri ponovljivo delo: ista vprašanja, vedno znova uporabljena na drugem oddelku ali drugi podatkovni točki. Kateri del tega lahko prevzame AI in kateri del ostane človeško delo, je natanko to, za kar je narejen delovni pregled podjetja FTE TO AI: ta za vsako nalogo izračuna, koliko prostora je za pospešitev tega vrste registerskega dela, brez da bi bil izid odvisen od predpostavk, ki jih nihče ni preveril.