Päällekkäinen datapiste ei juuri koskaan näy lopputuloksessa. Se ilmenee, kun kaksi liiketoimintayksikköä toisistaan riippumatta toimittavat samaa energiankulutusta, samoja kalustotietoja tai samaa jätevirtaa, ja kukaan ei ole huomannut, että kyse on samasta lähteestä. Kokonaismäärä näyttää silloin optisesti oikealta, mutta yhteenlasku on virheellinen. Näin tapahtuu erityisesti organisaatioissa, joissa jokainen liiketoimintayksikkö työskentelee omilla laskentataulukoillaan, omilla lomakkeillaan ja omilla henkilöillään, jotka toimittavat lukuja. Kukin yksikkö toimittaa siististi sen, mitä pyydetään. Kukaan ei vertaa lähdettä.
Datapisterekisteri ei ratkaise tätä tarkastamalla kokonaismäärää, vaan tallentamalla kunkin datapisteen alkuperän. Ei vain sen, mikä luku on täytetty, vaan mistä järjestelmästä, tiedostosta tai mittauksesta se on peräisin, ja kuka sen on toimittanut. Jos kaksi liiketoimintayksikköä osoittavat samaa lähdettä samalle datapisteelle — samaa energiasopimusta, samaa ajoneuvokannan hallintajärjestelmää, samaa yhteisen toimittajan hankintaraporttia — se näkyy, kun lähteet asetetaan rinnakkain. Juuri tähän source-to-report-jäljitettävyys per datapiste on tarkoitettu: ei jälkikäteisenä tarkastuksena, vaan kiinteänä osana rekisterin rakennetta.
Päällekkäisyys syntyy tavallisesti kolmella tavalla. Ensimmäinen on jaettu lähde, jonka kaksi yksikköä lukevat erikseen, kuten keskitetty energiasopimus, jonka sekä toimipiste että pääkonttori kirjaavat omalle nimelleen. Toinen on jaettu toiminto, joka kohdistetaan kahdesti, kuten kuljetuspalvelu, jonka sekä lähettävä että vastaanottava yksikkö kirjaavat omaksi päästökseen. Kolmas on fuusio tai uudelleenjärjestely, jossa kaksi rekisteriä on yhdistetty tarkistamatta, on samaa lähdettä kirjattu kahdella nimellä. Mitään näistä tilanteista ei tunnista itse luvusta. Ne tunnistaa vain lähteestä sen takana.
Jotta päällekkäisyys voidaan tunnistaa, rekisterin on tallennettava kunkin datapisteen kohdalla vähintään: tarkka lähde, datapisteen toimittava liiketoimintayksikkö, kausi, jota se koskee, ja omistaja, joka vastaa oikeellisuudesta. Ilman tätä yhdistelmää yksiköiden vertailu on arvailua. Tämän yhdistelmän kanssa se on lajittelukysymys: kaikki samalla lähteellä olevat datapisteet asetetaan rinnakkain ja arvioidaan, voidaanko ne todella laskea erikseen tai onko kyse päällekkäisyydestä. Mitä kenttiä tarkalleen tarvitaan ja missä järjestyksessä ne täytetään, on kuvattu kohdassa miten datapisterekisteri perustetaan niin, että se alkaa tästä tiedosta.
Rekisteri, joka näyttää päällekkäisyydet, ei ole automaattisesti rekisteri, jossa niitä ei enää esiinny. Se on rekisteri, josta ne voi jäljittää, koska lähde on tallennettu kunkin datapisteen kohdalla. Riittääkö se, riippuu siitä, kuinka moneen datapisteeseen on tosiasiassa täytetty lähde — rekisteri, jossa puolet kentistä on tyhjiä, ei mitenkään voi näyttää, mitkä yksiköt menevät päällekkäin. Kuinka moni lähdekenttä on täytetty ja mitä se kertoo kokonaisuuden luotettavuudesta, käsitellään kohdassa kuinka moneen datapisteeseenne on merkitty lähde. Vain kun tämä osuus on riittävän suuri, liiketoimintayksiköiden välinen vertailu on enemmän kuin hetkellinen tilannekuva.
Houkutus on tarkistaa kaikki päällekkäisyyden varalta, mukaan lukien datapisteet, joilla on tuskin painoarvoa lopullisessa raportissa. Siihen aika ei kannata parhaiten käyttää. Mitkä datapisteet ovat todella tarpeen raportointia varten ja mitkä ovat tarpeettoman yksityiskohtaisia, on kuvattu kohdassa mitä datapisteitä todella tarvitsette. Pienempi rekisteri, jonka lähteet ovat kunnossa, on käyttökelpoisempi kuin täydellinen rekisteri, jossa kukaan ei ole tarkistanut, menevätkö lähteet päällekkäin.
Yhdellä yksiköllä rekisteri on valmis, kun kullakin datapisteellä on lähde ja omistaja. Useilla liiketoimintayksiköillä siihen lisätään yksi vaihe: tarkistetaan, ettei samaa lähdettä ole rekisterissä kahdella nimellä. Mitä tämä konkreettisesti merkitsee yksiköiden yli ulottuvan rekisterin valmiiksi saattamiselle, kerrotaan kohdassa milloin rekisteri on valmis useissa liiketoimintayksiköissä. Se hetki ei ole silloin, kun kaikki kentät on täytetty, vaan silloin, kun yksiköiden täytöt on asetettu vastakkain.
Kun datapisterekisteri on kerran valmis, lähteineen ja omistajuuksineen per datapiste, syntyy toinen kysymys: kuka tekee työn näiden lähteiden säännölliseen tarkistamiseen ja päivittämiseen. Osa tästä työstä — lähdetietojen hakeminen, syötteiden vertailu, poikkeamien havaitseminen — on riittävän toistuvaa, jotta kannattaa katsoa, mikä osa siitä voidaan jättää AI:lle. FTE TO AI:n työskannaus laskee tehtäväkohtaisesti, mikä osa työstä soveltuu tähän, ei rekisterin korvaajana vaan seuraavana vaiheena sen jälkeen, kun rekisteri on olemassa.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.