Дублирана точка от данни почти никога не се забелязва в крайния резултат. Тя се забелязва, когато две бизнес единици независимо една от друга подадат едно и също енергийно потребление, едни и същи данни за автопарка или един и същ поток от отпадъци, и никой не е забелязал, че става въпрос за един и същ източник. Общата сума тогава изглежда правилна, но сборуването е грешно. Това се случва най-често при организации, които работят по бизнес единица със собствени таблици, собствени формуляри за попълване и собствени хора, които подават цифрите. Всяка единица подава редовно това, което се иска. Никой не сравнява източника.
Регистър на точките от данни не решава този проблем чрез проверка на общата сума, а чрез записване за всяка точка от данни откъде идва тя. Не само каква цифра е попълнена, но от каква система, какъв файл или какво измерване произхожда, и кой я е подал. Ако две бизнес единици посочват един и същ източник за една и съща точка от данни — един и същ енергиен договор, една и съща система за управление на автопарка, един и същ доклад за покупки от общ доставчик — това се вижда веднага щом източниците се поставят рамо до рамо. Точно за това е предназначена source-to-report проследимостта по точка от данни: не като последваща проверка, а като постоянна част от начина, по който е изграден регистърът.
Дублирането обикновено възниква по три начина. Първият е общ източник, който се отчита отделно от две единици, като например централен енергиен договор, който се отчита както от филиала, така и от централния офис. Вторият е обща дейност, която се разпределя двойно, като например транспортна услуга, която се регистрира като собствена емисия и от изпращащата, и от получаващата единица. Третият е сливане или реорганизация, при които два регистъра са обединени, без някой да е проверил дали един и същ източник е включен под две имена. Никоя от тези ситуации не може да се разпознае по самата цифра. Те могат да се разпознаят само по източника, който стои зад нея.
За да може да се разпознае дублиране, регистърът трябва да записва за всяка точка от данни най-малко: точния източник, бизнес единицата, която подава точката от данни, периода, за който се отнася, и собственика, отговорен за верността. Без тази комбинация сравнението между единиците е гадаене. С тази комбинация е въпрос на сортиране: подреждане една до друга на всички точки от данни с един и същ източник и оценка дали действително могат да се броят отделно, или има припокриване. Кои точно полета са необходими и в какъв ред се попълват, е описано при как да съставите регистър на точките от данни, който започва с тази информация.
Регистър, който показва дублирания, не е автоматично регистър, в който вече не съществуват дублирания. Той е регистър, в който те могат да бъдат открити, защото източникът е записан за всяка точка от данни. Дали това е достатъчно, зависи от това за колко от точките от данни действително е попълнен източник — регистър, в който половината от полетата са празни, не може да покаже кои единици се припокриват. Колко полета за източник са попълнени и какво означава това за надеждността на цялото, се разглежда при колко от вашите точки от данни имат източник. Само когато този дял е достатъчно голям, сравнението между бизнес единиците е повече от моментна снимка.
Изкушението е да се проверява всичко за дублиране, включително точки от данни, които имат нищожно тегло в крайния доклад. Там не си заслужава да отива времето. Кои точки от данни са действително необходими за отчитане и кои са излишен детайл, е описано при кои точки от данни ви трябват действително. По-малък регистър с верни източници е по-полезен от пълен регистър, в който никой не е проверил дали източниците се припокриват.
При една единица регистърът е завършен, щом всяка точка от данни има източник и собственик. При няколко бизнес единици към това се добавя една стъпка: проверка дали един и същ източник не фигурира под две имена в регистъра. Какво означава това конкретно за завършването на регистър, който обхваща няколко единици, е описано при кога е завършен регистър при няколко бизнес единици. Този момент не е когато всички полета са попълнени, а когато попълването по единица е съпоставено едно с друго.
Когато регистърът на точките от данни вече съществува, с източници и собственост по точка от данни, възниква втори въпрос: кой прави работата по периодичната проверка и актуализиране на тези източници. Част от тази работа — извличане на изходни данни, сравняване на въведени данни, сигнализиране на отклонения — е достатъчно повтаряема, за да се провери какво от нея може да се остави на изкуствен интелект. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача коя част от работата отговаря на условията за това, не като замяна на регистъра, а като следваща стъпка, щом регистърът съществува.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.