Skaičiuoklė su energijos suvartojimo, kelionių ar pirkimų duomenimis retai yra galutinis taškas. Kol skaičius atsiduria tvarumo ataskaitoje, jis būna perrašytas, sudėtas, perskaičiuotas, filtruotas, o kartais ir rankomis pataisytas. Kiekvienas žingsnis yra vieta, kur kažkas gali pasislinkti nuo šaltinio, o kiekvienas nefiksuotas žingsnis yra žingsnis, kurio niekas vėliau negalės atsekti.
Įprastas kelias nuo šaltinio iki ataskaitos susideda iš kelių pažįstamų apdorojimo veiksmų. Duomenys perimami iš pirminio dokumento, dažnai atliekant rankinį kopijavimo žingsnį. Vėliau vyksta normalizavimas: vienetai suvienodinami, žymėjimai pritaikomi, trūkstamos reikšmės užpildomos arba įvertinamos. Po to seka agregavimas, kai skaičiai iš skirtingų vietų, laikotarpių ar padalinių sujungiami į vieną skaičių. Tarp šių etapų atliekamos korekcijos: klaidinga eilutė pataisoma, iškrentanti reikšmė pašalinama, prielaida įrašoma į tuščią langelį. Šios grandinės gale atsiranda skaičius, kuris pasirodo ataskaitoje.
Problema nėra tai, kad šie apdorojimo veiksmai vyksta. Normalizavimas ir agregavimas yra būtini, norint padaryti skaičiuoklės duomenis naudingus. Problema yra tai, kad šie žingsniai dažniausiai egzistuoja tik vieno darbuotojo galvoje, arba, geriausiu atveju, e. laiškų susirašinėjime, kurio niekas jau nebesuranda.
Jei ataskaitoje esantis skaičius kelia klausimų, turi būti galima atsekti, iš kur jis atsirado ir kas su juo buvo atlikta. Neturint tokio atsekamumo, kiekvienas klausimas apie skaičių tampa paieška: kas pakoregavo šią eilutę, kuo remiantis, ir ar tas pats apdorojimo veiksmas buvo taikomas ir praėjusiais metais. Kalbant apie normalizavimą, kyla tokie klausimai kaip: kokia konvertavimo formulė buvo naudota ir ar ji buvo pakeista nuo tada. Kalbant apie agregavimą, klausimas yra: kokie šaltiniai buvo sudėti ir ar viena vieta atsitiktinai nebuvo įskaičiuota dukart, arba, priešingai, praleista.
Skaičiuoklė, kurios apdorojimo veiksmai nėra užfiksuoti, kitais metais gali duoti kitokį skaičių iš tų pačių pirminių duomenų, tiesiog dėl to, kad normalizavimą atlieka kitas žmogus arba korekcija interpretuojama kitaip. Tai nėra sukčiavimas, tai yra užfiksuoto proceso nebuvimas. Rezultatas tas pats: skaičius nėra atkuriamas.
Kai kurios organizacijos mano, kad pakeitimų žurnalo skaičiuoklėje pakanka. Žurnalas registruoja, kad kažkas buvo pakeista, bet nefiksuoja, kodėl, kas tai padarė kokiu vaidmeniu ir remiantis kokia taisykle. Skirtumas tarp žurnalo ir audito pėdsako slypi tame kontekste: audito pėdsakas leidžia apdorojimo veiksmą atsekti ir paaiškinti, žurnalas tik registruoja, kad kažkas įvyko.
Įrankio nebuvimas nėra priežastis nefiksuoti duomenų kilmės. Net neturint specializuotos programinės įrangos, galima kiekvienam duomens taškui užfiksuoti, iš kokio šaltinio jis atsirado, kokie apdorojimo veiksmai jam buvo pritaikyti ir kas tuos veiksmus atliko. Tai galima padaryti naudojant fiksuotą struktūrą greta pačios skaičiuoklės: registrą, kuriame šaltinis, apdorojimo veiksmas ir atsakingas asmuo yra surašyti kartu. Kaip tai atrodo neturint tam skirto įrankio, aprašyta puslapyje apie kilmės fiksavimą neturint įrankio.
Kiekvienas apdorojimo žingsnis turi turėti savininką. Ne tik galutinio duomens taško, bet ir paties apdorojimo veiksmo: kas nusprendė, kad taikoma ši normalizavimo taisyklė, ir kas gali tą taisyklę pakeisti. Ši nuosavybė dažnai nėra užfiksuota. Galima atskirti du klausimus: kas turi duomens taško apibrėžimą, tai yra, ką skaičius tiksliai reiškia, ir kas turi po juo esantį procesą, tai yra, kas atsakingas už kelią, kuriuo tas skaičius atsiranda. Neturint šių dviejų dalykų užfiksuotų, apdorojimo veiksmas išlieka individualiu įpročiu, o ne organizacijos procesu.
Data Readiness Scan sudaro šių apdorojimo veiksmų žemėlapį: kokie žingsniai vyksta tarp šaltinio ir ataskaitos, kas juos atlieka ir kokios taisyklės slypi už jų. Tai nėra ataskaitų teikimo įrankis ar anketa, o proceso, vykstančio prieš skaičiaus atsiradimą, registravimas.
Kai jau tapo aišku, kokie apdorojimo veiksmai vyksta tarp skaičiuoklės ir ataskaitos, atsiranda ir supratimas, kurie iš šių žingsnių yra pasikartojantys ir taisyklėmis pagrįsti, ir todėl gali būti pertvarkyti kitaip. FTE TO AI darbo skenavimas apskaičiuoja pagal kiekvieną užduotį, kokią darbo dalį galima perduoti AI, ir taip tiesiogiai siejasi su čia aprašytais apdorojimo veiksmais: normalizavimas, agregavimas ir korekcijos yra žingsniai, kuriuos, jei anksčiau užfiksuoti, galima įvertinti pagal šį klausimą.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.