Електронна таблица с данни за енергопотребление, пътувания или доставки рядко е крайната точка. Преди дадена цифра да попадне в отчет за устойчивост, тя е препечатана, сумирана, преизчислена, филтрирана и понякога ръчно коригирана. Всяка стъпка е място, където нещо може да се разминава спрямо източника, и всяка стъпка, която не е документирана, е стъпка, която никой не може да проследи впоследствие.
Обичайният път от източник до отчет се състои от няколко разпознаваеми обработки. Данните се преписват от изходен документ, често чрез ръчно копиране. След това се извършва нормализация: единиците се уеднаквяват, форматите се адаптират, липсващи стойности се попълват или изчисляват приблизително. След това следва агрегация, при която цифри от различни локации, периоди или отдели се обединяват в едно число. Междувременно се правят корекции: погрешен ред се коригира, отклонение се премахва, предположение се прилага върху празна клетка. В края на тази верига стои цифрата, която се появява в отчета.
Проблемът не е, че тези обработки се извършват. Нормализирането и агрегирането са необходими, за да направят данните от електронните таблици използваеми. Проблемът е, че тези стъпки обикновено съществуват само в главата на един служител или в най-добрия случай в кореспонденция по имейл, която никой вече не може да намери.
Ако дадена цифра в отчет бъде поставена под съмнение, трябва да може да се проследи откъде идва и какво е направено с нея. Без тази проследимост всеки въпрос относно число се превръща в издирване: кой е коригирал този ред, на какво основание, и е приложена ли същата обработка и предходната година. При нормализацията става въпрос например за въпроси като: какъв коефициент за преобразуване е използван и е бил ли той променян оттогава. При агрегацията става въпрос за: кои източници са сумирани и дали дадена локация случайно е преброена два пъти или напротив, пропусната.
Електронна таблица без документирани обработки може на следващата година да даде различна цифра при същите изходни данни, просто защото друг човек прави нормализацията или интерпретира корекцията по различен начин. Това не е измама, а липса на документиран процес. Резултатът е един и същ: цифрата не е възпроизводима.
Някои организации смятат, че дневник на промените в електронната таблица е достатъчен. Дневник регистрира, че нещо е било променено, но не защо, от кого в каква роля и на базата на какво правило. Разликата между дневник и одитна пътека се крие точно в този контекст: одитната пътека прави обработката проследима и обяснима, докато дневникът само регистрира, че нещо се е случило.
Отсъствието на инструмент не е извинение за пропускане на lineage. Дори без специализиран софтуер е възможно за всяка точка от данни да се документира от какъв източник произхожда, какви обработки са приложени върху нея и кой е извършил тези обработки. Това може да се направи с фиксирана структура извън самата електронна таблица: регистър, в който източник, обработка и отговорно лице стоят заедно. Как изглежда това без намесата на инструмент, е описано на страницата за изграждане на lineage без инструмент.
Всяка стъпка на обработка трябва да има собственик. Не само на крайната точка от данни, но и на самата обработка: кой е определил, че се прилага това правило за нормализация, и кой може да го промени. Тази собственост често не е фиксирана. Могат да се разграничат два въпроса: кой притежава дефиницията на дадена точка от данни, т.е. какво точно означава числото, и кой притежава процеса зад нея, т.е. кой носи отговорност за пътя, по който тя се формира. Без да са документирани тези два аспекта, обработката остава индивидуален навик, а не организационен процес.
Data Readiness Scan картографира тези обработки: какви стъпки се случват между източника и отчета, кой ги извършва и какви правила стоят зад тях. Това не е инструмент за отчитане и не е въпросник, а регистрация на процеса, който предхожда цифрата.
След като веднъж стане ясно какви обработки се случват между електронната таблица и отчета, се появява и представа за това кои от тези стъпки са повтарящи се и управлявани от правила, и следователно подходящи да бъдат организирани по нов начин. Работният скенер на FTE TO AI изчислява за всяка задача какъв дял от работата може да бъде поет от изкуствен интелект, и по този начин се свързва точно с описаните тук обработки: нормализирането, агрегирането и коригирането са стъпки, които, ако бъдат документирани първо, могат да бъдат оценени по този въпрос.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.