Registras dažniausiai pradedamas kaip sąrašas. Kažkas surašo visus duomenų taškus iš ataskaitų standarto, priskiria jiems atsakingą asmenį ir tai pavadina registru. Tai yra pradinis taškas, ne galutinis. Klausimas „kada tai bus baigta“ turi konkretų atsakymą, ir tas atsakymas nesusijęs su tuo, kiek eilučių turi sąrašas.
Duomenų taškų registras yra baigtas, kai kiekvienam duomenų taškui yra užfiksuoti keturi dalykai. Pirma, apibrėžimas: ką tiksliai duomenų taškas matuoja, kokiu vienetu, už kokį laikotarpį ir kokia apimtimi. Antra, šaltinis: sistema, dokumentas ar asmuo, iš kurio skaičius gaunamas. Trečia, savininkas: kas atsakingas už to konkretaus duomenų taško tikslumą, ne už visą ataskaitą. Ketvirta, kokybės taisyklė: patikra, kuria galima nustatyti, ar reikšmė yra tikėtina, pavyzdžiui, leistinas intervalas, palyginimas su ankstesniais metais, arba sumavimas, kuris turi atsiduoti.
Jei kuris nors iš šių keturių dalykų trūksta duomenų taškui, registras tame taške nėra baigtas. Tai taikoma net jei pats duomenų taškas jau metų metus rodomas ataskaitoje. Skaičius, kuris ataskaitoje figūruoja jau trejus metus, gali vis tiek neturėti užfiksuoto šaltinio ar savininko.
Eilė, kuria pildote registrą, nulemia, kiek darbo tai atima ir kiek patikimas jis bus. Pradėti nuo ataskaitų standarto yra logiška, tačiau standartas nenurodo, ką jūsų organizacija realiai gali išmatuoti. Todėl pirmasis žingsnis dažnai yra atskirti, kas yra privaloma, nuo to, kas jau kažkur fiksuojama: kokių duomenų taškų jums iš tikrųjų reikia, jei dirbate su keliais verslo padaliniais nustato registro apimtį prieš pradedant dirbti su turiniu.
Toliau kyla klausimas, kur kiekvienas duomenų taškas jau egzistuoja. Organizacijose su keliais padaliniais ar verslo vienetais tas pats duomenų taškas kartais yra keliose vietose, tik kiek kitokia forma. Kur duomenų taškas jau egzistuoja, jei dirbate su keliais verslo padaliniais yra žingsnis, kuris apsaugo nuo tų pačių duomenų rinkimo du kartus skirtingais pavadinimais.
Patiam registro sudarymui, įskaitant darbo eilės tvarką ir vaidmenų pasiskirstymą tarp to, kas pildo, ir to, kas tikrina, yra atskiras puslapis, kuriame žingsnis po žingsnio aprašoma, kaip sudaryti duomenų taškų registrą, jei dirbate su keliais verslo padaliniais.
Praktiškai kiekviename registre atsiranda duomenų taškas, kuriam nepavyksta rasti aiškaus šaltinio. Skaičius yra ankstesnėje ataskaitoje, tačiau niekas negali nurodyti, iš kur jis atsirado. Tai nėra priežastis atmesti registrą ar sustabdyti darbą. Tai atskira kategorija, kurią reikia tvarkyti kitaip: duomenų taškai be šaltinio gauna statusą ir planą, ne spėjimą, kuris užrašomas kaip šaltinis. Kas turi būti užfiksuota tokioje situacijoje, aprašyta puslapyje apie ką daryti su duomenų tašku be šaltinio, jei dirbate su keliais verslo padaliniais. Registras su dešimt duomenų taškų, kurių statusas yra „šaltinis nerastas, veiksmas priskirtas“, yra labiau baigtas nei registras, kuriame tiems dešimt duomenų taškų tyliai priskirtas šaltinis, kurio niekas negali patikrinti.
Nurodyti šaltinį nėra tas pats, kas žinoti, kaip skaičius iš to šaltinio patenka į ataskaitą. Tarp šių dviejų dalykų dažnai yra eilė operacijų: sumavimas, perskaičiavimas, korekcija dėl dvigubo skaičiavimo, agregavimas per padalinius. Jei niekas tų žingsnių nėra užfiksavęs, tie patys pirminiai duomenys dviejų žmonių rankose gali duoti du skirtingus ataskaitos skaičius, ir niekas to nepastebės. Šis ryšys tarp šaltinio ir ataskaitos eilutės vadinamas source-to-report mapping, o jo logika išdėstyta puslapyje kas yra source-to-report mapping. Sudėtingesniems duomenų taškams naudinga taip pat žinoti, kokios operacijos tiksliai vyksta tarp šaltinio ir ataskaitos, kad patikra apimtų ne tik galutinį skaičių, bet ir tarpinius žingsnius.
Registras gali būti pilnai užpildytas ir vis tiek nebaigtas, jei kokybės taisyklės niekada nebuvo išbandytos. Tik kai kas nors iš tikrųjų pritaikė kokybės taisyklę reikšmei, ir ta reikšmė buvo priimta arba atmesta pagal tą taisyklę, sužinosite, ar taisyklė veikia. Registras yra tikrai baigtas tik po bent vieno ciklo, kuriame taisyklės buvo naudotos, ne tik užrašytos. Tai taip pat momentas, kai paaiškėja, kurie savininkai iš tikrųjų gali atsakyti į klausimus apie savo duomenų tašką, ir kurie savininkai yra tik popieriuje.
Kai registras, šaltiniai ir kokybės taisyklės yra nustatyti, kyla kitokio pobūdžio klausimas: kas atlieka patikras, kas užpildo trūkstamus šaltinius, ir kokia dalis to darbo yra pakankamai pasikartojanti, kad būtų galima automatizuoti. Tai klausimas apie kapacitetą, ne apie struktūrą, ir tam skirta FTE TO AI darbo analizė (werkscan): ji apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią dalį darbo gali perimti AI, kad žinotumėte, kur žmonės dar būtini, o kur ne.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.