Un registru începe de obicei ca o listă. Cineva pune toate punctele de date din standardul de raportare într-un rând, caută un responsabil pentru fiecare și numește asta un registru. Acesta este punctul de start, nu punctul final. Întrebarea "când este acesta finalizat" are un răspuns concret, iar acel răspuns nu se referă la câte rânduri are lista.
Un registru de puncte de date este complet atunci când pentru fiecare punct de date sunt stabilite patru lucruri. În primul rând definiția: ce măsoară exact punctul de date, în ce unitate, pentru ce perioadă și ce domeniu de aplicare. În al doilea rând sursa: sistemul, documentul sau persoana de la care provine cifra. În al treilea rând proprietarul: cine este responsabil pentru corectitudinea acelui punct de date specific, nu pentru raportare în ansamblu. În al patrulea rând o regulă de calitate: un control cu care puteți verifica dacă valoarea este plauzibilă, de exemplu un interval, o comparație cu anul precedent, sau o sumă care trebuie să corespundă.
Dacă lipsește unul dintre aceste patru elemente pentru un punct de date, registrul nu este finalizat pentru acel punct. Acest lucru este valabil și dacă punctul de date respectiv este raportat deja de ani de zile. O cifră care apare de trei ani în raport poate totuși să nu aibă o sursă sau un proprietar stabilit.
Ordinea în care completați registrul determină cât de multă muncă necesită și cât de fiabil devine. A începe de la standardul de raportare este logic, dar standardul nu spune ce poate măsura efectiv organizația dumneavoastră. De aceea, primul pas este adesea distincția dintre ce este obligatoriu și ce înregistrați deja undeva: care puncte de date aveți nevoie cu adevărat dacă lucrați cu mai multe unități de afaceri determină dimensiunea registrului înainte de a începe cu conținutul.
Apoi urmează întrebarea unde există deja fiecare punct de date. La organizațiile cu mai multe locații sau unități de afaceri, același punct de date se află uneori în mai multe locuri, într-o formă puțin diferită. Unde există deja un punct de date dacă lucrați cu mai multe unități de afaceri este pasul care previne colectarea de două ori a aceleiași date sub două denumiri diferite.
Pentru structura registrului propriu-zis, inclusiv ordinea de lucru și repartizarea rolurilor între cel care îl completează și cel care îl verifică, există o pagină separată care descrie pas cu pas cum se întocmește un registru de puncte de date dacă lucrați cu mai multe unități de afaceri.
În aproape fiecare registru apare un punct de date pentru care nu se poate găsi o sursă clară. Cifra se află în raportul anterior, dar nimeni nu poate indica de unde a provenit. Acesta nu este un motiv pentru a respinge sau a bloca registrul. Este o categorie care trebuie tratată separat: punctele de date fără sursă primesc un status și un plan, nu o presupunere notată ca sursă. Ce trebuie stabilit în această situație este descris pe pagina despre ce faceți cu un punct de date fără sursă dacă lucrați cu mai multe unități de afaceri. Un registru cu zece puncte de date având statusul "sursă lipsă, acțiune alocată" este mai avansat decât un registru în care acelor zece puncte de date li s-a atribuit tacit o sursă pe care nimeni nu o poate verifica.
A indica o sursă nu este același lucru cu a ști cum ajunge cifra de la acea sursă în raport. Între cele două se află adesea o serie de operațiuni: adunare, conversie, corecție pentru dublă înregistrare, agregare pe unități. Dacă nimeni nu a documentat acești pași, aceleași date sursă pot conduce, la două persoane diferite, la două cifre de raport diferite, fără ca nimeni să observe. Această legătură între sursă și rândul de raport se numește source-to-report mapping, iar logica din spatele acesteia este detaliată pe pagina ce înseamnă source-to-report mapping. Pentru punctele de date mai complexe, este util să știți și ce operațiuni exacte se află între sursă și raport, astfel încât un control să nu verifice doar cifra finală, ci și pașii intermediari.
Un registru poate fi completat integral și totuși nefinalizat, dacă regulile de calitate nu au fost niciodată testate. Doar atunci când cineva a aplicat efectiv o regulă de calitate unei valori, iar acea valoare a fost validată sau respinsă pe baza acesteia, se știe dacă regula funcționează. Un registru este deci abia finalizat cu adevărat după cel puțin o rundă în care regulile au fost utilizate, nu doar notate. Acesta este și momentul în care devine clar care proprietari pot răspunde efectiv la întrebări despre punctul lor de date, și care proprietari sunt proprietari doar pe hârtie.
De îndată ce registrul, sursele și regulile de calitate sunt stabilite, apare un alt tip de întrebare: cine efectuează controalele, cine completează sursele lipsă, și ce parte din această muncă este suficient de repetitivă pentru a fi automatizată. Aceasta este o întrebare despre capacitate, nu despre structură, iar pentru asta este destinat scanul de lucru al FTE TO AI: acesta calculează, pentru fiecare sarcină, ce parte a muncii poate fi preluată de AI, astfel încât să știți unde rămân necesari oamenii și unde nu.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.