Ένα μητρώο συνήθως ξεκινά ως λίστα. Κάποιος βάζει σε σειρά όλα τα σημεία δεδομένων από το πρότυπο αναφοράς, βρίσκει έναν υπεύθυνο για καθένα και το ονομάζει μητρώο. Αυτό είναι το σημείο εκκίνησης, όχι το τελικό σημείο. Η ερώτηση "πότε είναι αυτό έτοιμο" έχει μια συγκεκριμένη απάντηση, και αυτή η απάντηση δεν αφορά το πόσες γραμμές έχει η λίστα.
Ένα μητρώο σημείων δεδομένων είναι πλήρες όταν για κάθε σημείο δεδομένων έχουν καταγραφεί τέσσερα πράγματα. Πρώτον, ο ορισμός: τι μετρά ακριβώς το σημείο δεδομένων, σε ποια μονάδα, για ποια περίοδο και ποιο εύρος. Δεύτερον, η πηγή: το σύστημα, το έγγραφο ή το πρόσωπο από όπου προέρχεται το νούμερο. Τρίτον, ο ιδιοκτήτης: ποιος είναι υπεύθυνος για την ορθότητα εκείνου του συγκεκριμένου σημείου δεδομένων, όχι για την αναφορά ως σύνολο. Τέταρτον, ένας κανόνας ποιότητας: ένας έλεγχος με τον οποίο μπορείτε να δείτε αν η τιμή είναι πλαυσιβλή, για παράδειγμα ένα εύρος, μια σύγκριση με προηγούμενο έτος, ή ένα άθροισμα που πρέπει να ταιριάζει.
Αν λείπει ένα από αυτά τα τέσσερα για ένα σημείο δεδομένων, τότε το μητρώο δεν είναι έτοιμο σε αυτό το σημείο. Αυτό ισχύει και όταν το ίδιο το σημείο δεδομένων αναφέρεται ήδη επί χρόνια. Ένα νούμερο που εμφανίζεται στην αναφορά εδώ και τρία χρόνια μπορεί ακόμα να μην έχει καταγεγραμμένη πηγή ή ιδιοκτήτη.
Η σειρά με την οποία συμπληρώνετε το μητρώο καθορίζει πόση δουλειά απαιτείται και πόσο αξιόπιστο θα γίνει. Το να ξεκινήσετε από το πρότυπο αναφοράς είναι λογικό, αλλά το πρότυπο δεν λέει τι μπορεί πραγματικά να μετρήσει ο οργανισμός σας. Γι' αυτό το πρώτο βήμα είναι συχνά η διάκριση μεταξύ αυτού που είναι υποχρεωτικό και αυτού που ήδη καταγράφετε κάπου: ποια σημεία δεδομένων χρειάζεστε πραγματικά όταν εργάζεστε με πολλές επιχειρησιακές μονάδες καθορίζει την έκταση του μητρώου πριν ξεκινήσετε με το περιεχόμενο.
Έπειτα ακολουθεί το ερώτημα πού υπάρχει ήδη κάθε σημείο δεδομένων. Σε οργανισμούς με πολλές εγκαταστάσεις ή επιχειρησιακές μονάδες, το ίδιο σημείο δεδομένων βρίσκεται μερικές φορές σε πολλά σημεία, σε ελαφρώς διαφορετική μορφή. Πού υπάρχει ήδη ένα σημείο δεδομένων όταν εργάζεστε με πολλές επιχειρησιακές μονάδες είναι το βήμα που αποτρέπει τη συλλογή των ίδιων δεδομένων δύο φορές υπό δύο διαφορετικά ονόματα.
Για την κατασκευή του ίδιου του μητρώου, συμπεριλαμβανομένης της σειράς εργασίας και του καταμερισμού ρόλων μεταξύ όποιου το συμπληρώνει και όποιου το ελέγχει, υπάρχει μια ξεχωριστή σελίδα που περιγράφει βήμα προς βήμα πώς καταρτίζετε ένα μητρώο σημείων δεδομένων όταν εργάζεστε με πολλές επιχειρησιακές μονάδες.
Σε σχεδόν κάθε μητρώο εμφανίζεται ένα σημείο δεδομένων για το οποίο δεν βρίσκεται σαφής πηγή. Το νούμερο εμφανίζεται στην προηγούμενη αναφορά, αλλά κανείς δεν μπορεί να υποδείξει από πού προήλθε. Αυτό δεν είναι λόγος να απορρίψετε ή να σταματήσετε το μητρώο. Είναι μια κατηγορία που πρέπει να αντιμετωπιστεί ξεχωριστά: τα σημεία δεδομένων χωρίς πηγή αποκτούν μια κατάσταση και ένα σχέδιο, όχι μια εικασία που καταγράφεται ως πηγή. Τι καταγράφετε σε αυτή την περίπτωση περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με τι κάνετε με ένα σημείο δεδομένων χωρίς πηγή όταν εργάζεστε με πολλές επιχειρησιακές μονάδες. Ένα μητρώο με δέκα σημεία δεδομένων στην κατάσταση "η πηγή λείπει, έχει ανατεθεί ενέργεια" είναι πιο έτοιμο από ένα μητρώο στο οποίο σε αυτά τα δέκα σημεία δεδομένων έχει αποδοθεί σιωπηρά μια πηγή που κανείς δεν μπορεί να επαληθεύσει.
Το να προσδιορίσετε μια πηγή δεν είναι το ίδιο με το να ξέρετε πώς το νούμερο από αυτή την πηγή καταλήγει στην αναφορά. Ανάμεσα στα δύο υπάρχει συχνά μια σειρά επεξεργασιών: προσθέσεις, μετατροπές, διορθώσεις για διπλές μετρήσεις, συνάθροιση σε επίπεδο μονάδων. Αν κανείς δεν έχει καταγράψει αυτά τα βήματα, τα ίδια δεδομένα πηγής μπορούν να οδηγήσουν δύο άτομα σε δύο διαφορετικά νούμερα αναφοράς, χωρίς να το αντιληφθεί κανείς. Αυτή η σύνδεση μεταξύ πηγής και γραμμής αναφοράς ονομάζεται source-to-report mapping, και η λογική πίσω από αυτήν αναλύεται στη σελίδα τι σημαίνει source-to-report mapping. Για πιο σύνθετα σημεία δεδομένων είναι χρήσιμο να γνωρίζετε επίσης ποιες ακριβώς επεξεργασίες βρίσκονται μεταξύ πηγής και αναφοράς, ώστε ένας έλεγχος να μην εξετάζει μόνο το τελικό νούμερο αλλά και τα ενδιάμεσα βήματα.
Ένα μητρώο μπορεί να είναι πλήρως συμπληρωμένο και όμως να μην είναι έτοιμο, αν οι κανόνες ποιότητας δεν έχουν ποτέ δοκιμαστεί. Μόνο όταν κάποιος έχει όντως εφαρμόσει έναν κανόνα ποιότητας σε μια τιμή, και αυτή η τιμή έχει περάσει ή απορριφθεί με βάση αυτόν, γνωρίζετε αν ο κανόνας λειτουργεί. Ένα μητρώο είναι λοιπόν πραγματικά έτοιμο μόνο μετά από τουλάχιστον έναν γύρο στον οποίο οι κανόνες έχουν χρησιμοποιηθεί, όχι απλά καταγραφεί. Αυτή είναι επίσης η στιγμή που γίνεται σαφές ποιοι ιδιοκτήτες μπορούν πράγματι να απαντήσουν σε ερωτήσεις σχετικά με το σημείο δεδομένων τους, και ποιοι ιδιοκτήτες είναι ιδιοκτήτες μόνο στα χαρτιά.
Μόλις το μητρώο, οι πηγές και οι κανόνες ποιότητας έχουν καθοριστεί, προκύπτει ένα άλλο είδος ερωτήματος: ποιος εκτελεί τους ελέγχους, ποιος συμπληρώνει τις ελλείπουσες πηγές, και ποιο μέρος αυτής της εργασίας είναι αρκετά επαναληπτικό ώστε να αυτοματοποιηθεί. Αυτό είναι ερώτημα σχετικά με τη χωρητικότητα, όχι τη δομή, και για αυτό προορίζεται το εργαλείο ανάλυσης εργασιών (werkscan) της FTE TO AI: αυτό υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς μπορεί να αναλάβει η AI, ώστε να γνωρίζετε πού παραμένουν απαραίτητοι οι άνθρωποι και πού όχι.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.