Et register begynder som regel som en liste. Nogen sætter alle datapunkter fra rapporteringsstandarden på en række, finder en ansvarlig til dem og kalder det et register. Det er startpunktet, ikke slutpunktet. Spørgsmålet "hvornår er dette færdigt" har et konkret svar, og det svar handler ikke om hvor mange linjer listen har.
Et datapunktregister er komplet, når fire ting er registreret for hvert datapunkt. For det første definitionen: hvad datapunktet præcist måler, i hvilken enhed, over hvilken periode og hvilket omfang. For det andet kilden: det system, det dokument eller den person, hvor tallet kommer fra. For det tredje ejeren: hvem der er ansvarlig for korrektheden af det specifikke datapunkt, ikke for rapporteringen som helhed. For det fjerde en kvalitetsregel: en kontrol, hvormed De kan se om værdien er plausibel, for eksempel et interval, en sammenligning med et tidligere år, eller en sum der skal stemme.
Manglere en af disse fire for et datapunkt, er registeret på det punkt ikke færdigt. Det gælder også, hvis datapunktet selv er blevet rapporteret i årevis. Et tal, der har stået i rapporten i tre år, kan stadig mangle en registreret kilde eller ejer.
Den rækkefølge, hvori De udfylder registeret, bestemmer hvor meget arbejde det kræver og hvor pålideligt det bliver. Det er logisk at starte ved rapporteringsstandarden, men standarden siger ikke, hvad Deres organisation faktisk kan måle. Derfor er det første skridt ofte at skelne mellem, hvad der er obligatorisk og hvad De allerede registrerer et sted: hvilke datapunkter De virkelig har brug for, hvis De arbejder med flere business units bestemmer registerets omfang, før De går i gang med indholdet.
Derefter kommer spørgsmålet om, hvor hvert datapunkt allerede findes. Hos organisationer med flere lokationer eller business units ligger det samme datapunkt nogle gange på flere steder, i en lidt anden form. Hvor et datapunkt allerede findes, hvis De arbejder med flere business units er det skridt, der forhindrer, at De samler samme data to gange under to forskellige navne.
Til opbygningen af registeret selv, inklusive arbejdsrækkefølgen og rollefordelingen mellem hvem der udfylder det og hvem der kontrollerer det, er der en separat side, der trin for trin beskriver hvordan De opstiller et datapunktregister, hvis De arbejder med flere business units.
I næsten hvert register dukker der et datapunkt op, hvor der ikke kan findes en tydelig kilde. Tallet står i den forrige rapport, men ingen kan pege på, hvor det kom fra. Dette er ikke en grund til at afvise eller sætte registeret i stå. Det er en kategori, der skal behandles separat: datapunkter uden kilde får en status og en plan, ikke et gæt der noteres som kilde. Hvad De registrerer i den situation, er beskrevet på siden om hvad De gør med et datapunkt uden kilde, hvis De arbejder med flere business units. Et register med ti datapunkter i status "kilde mangler, handling tildelt" er mere færdigt end et register, hvor de ti datapunkter i det stille har fået tildelt en kilde, som ingen kan verificere.
At udpege en kilde er ikke det samme som at vide, hvordan tallet kommer fra den kilde til rapporten. Mellem de to er der ofte en række bearbejdninger: sammenlægning, omregning, korrektion for dobbelttællinger, aggregering over enheder. Hvis ingen har registreret disse trin, kan samme kildedata føre til to forskellige rapporttal hos to personer, uden at nogen bemærker det. Denne kobling mellem kilde og rapportlinje kaldes source-to-report mapping, og logikken bag den er beskrevet på hvad source-to-report mapping indebærer. For mere komplekse datapunkter er det nyttigt også at vide hvilke bearbejdninger der præcist ligger mellem kilde og rapport, så en kontrol ikke kun tjekker sluttallet, men også trinene derimellem.
Et register kan være komplet udfyldt og alligevel ikke færdigt, hvis kvalitetsreglerne aldrig er blevet testet. Først når nogen faktisk har anvendt en kvalitetsregel på en værdi, og den værdi er kommet igennem eller blevet afvist på baggrund heraf, ved De om reglen fungerer. Et register er derfor først rigtig færdigt efter mindst én runde, hvor reglerne er blevet brugt, ikke kun skrevet ned. Det er også det tidspunkt, hvor det bliver klart, hvilke ejere faktisk kan svare på spørgsmål om deres datapunkt, og hvilke ejere kun er ejere på papiret.
Så snart registeret, kilderne og kvalitetsreglerne er fastlagt, opstår en anden type spørgsmål: hvem udfører kontrollerne, hvem tilføjer de manglende kilder, og hvilken del af det arbejde er repetitivt nok til at kunne automatiseres. Det er et spørgsmål om kapacitet, ikke om struktur, og til det er FTE TO AI's arbejdsscan tiltænkt: den beregner for hver opgave, hvor stor en del af arbejdet der kan overtages af AI, så De ved, hvor mennesker fortsat er nødvendige, og hvor de ikke er.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.