Un registro inizia solitamente come un elenco. Qualcuno mette in fila tutti i punti dati dello standard di rendicontazione, cerca un responsabile per ciascuno e chiama questo un registro. Questo è il punto di partenza, non il punto di arrivo. La domanda "quando è completo questo" ha una risposta concreta, e quella risposta non riguarda quante righe ha l'elenco.
Un registro dei punti dati è completo se per ogni punto dati sono stati fissati quattro elementi. Primo, la definizione: cosa misura esattamente il punto dati, in quale unità, per quale periodo e con quale ambito. Secondo, la fonte: il sistema, il documento o la persona da cui proviene il dato. Terzo, il proprietario: chi è responsabile della correttezza di quello specifico punto dati, non della rendicontazione nel suo insieme. Quarto, una regola di qualità: un controllo con cui può verificare se il valore è plausibile, ad esempio un intervallo, un confronto con un anno precedente, o una somma che deve risultare corretta.
Se manca uno di questi quattro elementi per un punto dati, il registro non è completo su quel punto. Questo vale anche se il punto dati stesso viene rendicontato già da anni. Un dato presente nel rapporto da tre anni può ancora non avere una fonte o un proprietario fissati.
L'ordine in cui compila il registro determina quanto lavoro richiede e quanto diventa affidabile. Iniziare dallo standard di rendicontazione è logico, ma lo standard non dice cosa la sua organizzazione può effettivamente misurare. Per questo il primo passo è spesso la distinzione tra ciò che è obbligatorio e ciò che già registra da qualche parte: quali punti dati vi servono realmente se lavorate con più business unit determina l'ampiezza del registro prima di iniziare con il contenuto.
Segue poi la domanda su dove esiste già ciascun punto dati. Nelle organizzazioni con più sedi o business unit, lo stesso punto dati a volte si trova in più luoghi, in forma leggermente diversa. Dove esiste già un punto dati se lavorate con più business unit è il passaggio che evita di raccogliere due volte gli stessi dati sotto due nomi diversi.
Per la costruzione del registro stesso, incluso l'ordine di lavoro e la divisione dei ruoli tra chi lo compila e chi lo controlla, esiste una pagina separata che descrive passo per passo come si costruisce un registro dei punti dati se lavorate con più business unit.
In quasi ogni registro compare un punto dati per il quale non si riesce a individuare una fonte chiara. Il dato è presente nel rapporto precedente, ma nessuno può indicare da dove provenisse. Questo non è un motivo per respingere o bloccare il registro. È una categoria da trattare separatamente: i punti dati senza fonte ricevono uno stato e un piano, non un'ipotesi annotata come fonte. Cosa registrare in questa situazione è descritto nella pagina su cosa fare con un punto dati senza fonte se lavorate con più business unit. Un registro con dieci punti dati nello stato "fonte mancante, azione assegnata" è più completo di un registro in cui a quei dieci punti dati è stata attribuita silenziosamente una fonte che nessuno può verificare.
Indicare una fonte non è la stessa cosa che sapere come il dato arriva da quella fonte al rapporto. Tra i due ci sono spesso una serie di elaborazioni: somme, conversioni, correzioni per doppi conteggi, aggregazioni tra unità. Se nessuno ha documentato questi passaggi, gli stessi dati di origine possono portare due persone a due cifre di rapporto diverse, senza che nessuno se ne accorga. Questo collegamento tra fonte e riga di rapporto si chiama source-to-report mapping, e la logica sottostante è illustrata in cosa comporta il source-to-report mapping. Per i punti dati più complessi è utile sapere anche quali elaborazioni si trovano esattamente tra fonte e rapporto, in modo che un controllo non verifichi solo la cifra finale ma anche i passaggi intermedi.
Un registro può essere compilato per intero e tuttavia non essere completo, se le regole di qualità non sono mai state testate. Solo quando qualcuno ha effettivamente applicato una regola di qualità a un valore, e quel valore è passato o è stato respinto sulla base di questa, si sa se la regola funziona. Un registro è quindi davvero completo solo dopo almeno un ciclo in cui le regole sono state utilizzate, non solo scritte. È anche il momento in cui diventa chiaro quali proprietari possono effettivamente rispondere a domande sul proprio punto dati, e quali proprietari lo sono solo sulla carta.
Una volta fissati il registro, le fonti e le regole di qualità, sorge un altro tipo di domanda: chi effettua i controlli, chi completa le fonti mancanti, e quale parte di quel lavoro è sufficientemente ripetitiva da poter essere automatizzata. Questa è una domanda sulla capacità, non sulla struttura, ed è a questo che serve la scansione del lavoro di FTE TO AI: essa calcola per ciascun compito quale parte del lavoro può essere svolta dall'AI, così sa dove restano necessarie le persone e dove no.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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