Kai tvarumo duomenys ateina iš daugiau nei vieno verslo padalinio, problema kyla dar prieš tai, kai registras yra sudarytas. Kiekvienas padalinys turi savo sistemas, savo skaičiuokles, savo apibrėžimus, ką reiškia duomenų taškas. Registras, kuris to nesutvarko, vėliau tą pačią srautą suskaičiuos tris kartus arba jos visai nepastebės.
Duomenų taškų registras nėra ataskaitų temų sąrašas, o registras atskiro duomenų taško lygmenyje: A padalinio 2 apimties išmetamosios dujos, B padalinio darbuotojų, dirbančių pagal terminuotą sutartį, skaičius (etatų atitikmenimis), C vietos vandens naudojimas. Kiekvienam duomenų taškui turi būti nurodyta, ką jis tiksliai matuoja, kokiu vienetu, už kokį laikotarpį ir kuriam subjektui. Be šių keturių elementų duomenų taškas nėra atsekamas, todėl nėra ir patikrinamas.
Be to, registre kiekvienam duomenų taškui nurodytas ir šaltinis: sistema, failas ar asmuo, iš kurio skaičius kilo. Tai ne visada taip paprasta, kaip skamba. Kai yra keli verslo padaliniai, dažnai atsitinka, kad duomenų taškas užpildomas, nors niekas negali nurodyti, iš kur jis kilo; ką daryti su duomenų tašku, kurio šaltinis nenustatytas tuomet yra klausimas, į kurį pats registras turi galėti atsakyti, o ne kažkas, kas išsiaiškinama vėliau.
Kylanti pagunda, kai yra keli verslo padaliniai, yra leisti kiekvienam padaliniui atskirai pateikti sąrašą, o vėliau tuos sąrašus suvienodinti. Tai neveikia, nes padaliniai retai naudoja tuos pačius apibrėžimus. Vienas padalinys nurodo energijos naudojimą pagal vietą, kitas – pagal gamybos liniją. Vienas įskaičiuoja laikinuosius darbuotojus į darbuotojų skaičių, kitas – ne. Kai tokie sąrašai sujungiami neprieš tai suvienodinus apibrėžimus, atsiranda dubliavimų, kurių nebeįmanoma atpažinti kaip dubliavimo.
Tvarka, kuri veikia: pirmiausia nustatyti, kurie duomenų taškai organizacijai kaip visumai iš tiesų yra svarbūs, nepriklausomai nuo to, kuris padalinys juos pateikia. Tai klausimas apie būtinumą, ne apie prieinamumą — kokių duomenų taškų jums iš tiesų reikia yra kitas klausimas nei tas, kokie duomenų taškai jau kažkur yra kokioje skaičiuoklėje. Tik tada, kiekvienam duomenų taškui, nustatoma, kuris padalinys, kuri sistema ir kuris asmuo yra šaltinis. Tokiu būdu atsiranda vienas registras su vienu apibrėžimu kiekvienam duomenų taškui, kuriam keli padaliniai pateikia įvestį, tačiau pats duomenų taškas nedvigubinamas.
Dubliavimų atpažinimas vis tiek reikalingas vėliau, nes net su geromis apibrėžtimis du padaliniai gali nesąmoningai užregistruoti tą pačią pagrindinę faktinę informaciją kitu pavadinimu. Kaip tai pastebėti — kaip atpažinti dubliuotą duomenų tašką tarp verslo padalinių — yra patikrinimas, kuris atliekamas paties registro, o ne vėliau iš jo parengtos ataskaitos, atžvilgiu.
Dažna klaida yra priskirti priklausomybę padalinio lygmenyje: padalinys A yra atsakingas už visus duomenis iš padalinio A. Tai veikia, kol vienetai išlieka apžvelgiami, tačiau kai yra keli verslo padaliniai su persidengiančiais procesais — bendras pirkimų skyrius, centralizuotas transporto priemonių parkas — toks priskyrimas greitai tampa neaiškus. Geriau priskirti priklausomybę pagal duomenų tašką: vienas vardas, kuris gali paaiškinti, iš kur skaičius kilo, koks yra vienetas ir kada jis paskutinį kartą buvo atnaujintas. Tas vardas nebūtinai turi būti tas, kuris skaičių įveda, tačiau turi būti tas, kuris žino šaltinį.
Kiek iš esamų duomenų taškų jau turi tokį nustatomą šaltinį, dažniausiai yra pirmasis klausimas, kuris išaiškėja, kai tai sistemingai patikrinama. Kiek jūsų duomenų taškų turi šaltinį yra tiksliai tas klausimas, į kurį atsakymas turi būti duotas atskirai kiekvienam verslo padaliniui, nes atsakymas tarp padalinių gali smarkiai skirtis.
Kai yra keli verslo padaliniai, kyla pagunda laukti, kol visi padaliniai turės tokį pat gilumą, kol registras bus laikomas baigtu. Tai nėra realistiškas kriterijus. Registras yra baigtas, kai kiekvienam duomenų taškui yra aišku, kas yra jo savininkas, koks yra šaltinis ir kuri kokybės taisyklė jam taikoma — net jeigu kai kuriems duomenų taškams atsakymas kol kas yra „šaltinis nežinomas, veiksmas priskirtas padaliniui X“. Neišsamumas, kuris yra matomas ir priskirtas, yra tvarkomas; neišsamumas, kuris slepiasi už užpildyto skaičiaus, nėra. Kas tiksliai reiškia šis kriterijus, išdėstyta kada registras yra baigtas turint kelis verslo padalinius.
Kiek laiko užima tokio registro sudarymas, priklauso nuo verslo padalinių skaičiaus, sistemų skaičiaus kiekviename padalinyje ir to, kiek apibrėžimai jau sutampa. Organizacijoje su keliais padaliniais ir apžvelgiamais šaltiniais tai yra žymiai mažiau darbo nei organizacijoje su dešimtimis padalinių skirtingose ERP sistemose. Nuoroda, iš kur tas darbas kyla, yra pateikta kiek laiko užtrunka susitvarkyti temą.
Duomenų taškų registro sudarymas ir tvarkymas keliems verslo padaliniams susideda iš eilės atpažįstamų užduočių: apibrėžimų išsiaiškinimas, šaltinių nustatymas, savininkų priskyrimas, dubliavimų aptikimas. Dalis šio darbo yra pakankamai kartojama, kad būtų galima automatizuoti, kita dalis reikalauja vertinimo, kuris turi likti žmogaus rankose. FTE TO AI darbo skenavimas kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kokią dalį šio darbo galima perduoti AI, kad būtų aišku, kur žmogaus darbo valandos vis dar reikalingos, o kur – ne.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.