Duomenų taškų registras yra visų jūsų organizacijai reikalingų tvarumo duomenų taškų sąrašas, kuriame kiekvienam duomenų taškui nurodytas šaltinis, savininkas ir statusas. Tai nėra ataskaitos šablonas ir nėra anketa. Tai administravimo priemonė, kuri užfiksuoja, iš kur atsiranda skaičius, dar prieš tai, kai kas nors apie tai paklaus.
Kiekvienam duomenų taškui turi būti užfiksuota bent tai: duomenų taško pavadinimas ir apibrėžimas, šaltinio sistemos arba dokumentai, iš kurių jis kildinamas, asmuo arba padalinys, atsakingas už teisingumą, dažnumas, kuriuo jis atnaujinamas, ir apdorojimo veiksmai, kuriuos duomenų taškas patiria tarp šaltinio ir ataskaitos. Pastarasis dalykas dažnai yra silpniausia vieta: kokie apdorojimo veiksmai yra tarp šaltinio ir ataskaitos lemia, ar skaičius išlieka atsekamas, ar pakeliui pameta savo logiką.
Registras be šių laukų yra tik pavadinimų sąrašas. Registras su šiais laukais yra įrankis, kuriuo galite pasiteirauti, pataisyti ir įrodyti, iš kur skaičius atsirado.
Pirmasis klausimas nėra tas, kokį duomenų tašką galite surinkti, o tas, koks duomenų taškas jums reikalingas. Organizacijose su keliomis padaliniais, prekės ženklais ar verslo vienetais šis klausimas skiriasi kiekvienam padaliniui: kokie duomenų taškai jums tikrai reikalingi turint kelis verslo vienetus yra kitas klausimas nei tas, kokie duomenų taškai iš viso cirkuliuoja. Registras, kuris kaupia visa, kas kada nors buvo pateikta, užsipildo duomenų taškais, kurių jau niekas nenaudoja arba kurie kartojasi kitu pavadinimu.
Todėl pradėkite nuo ataskaitos poreikio, o ne nuo jau esamų skaičiuoklių. Nuo šio poreikio judate atgal iki šaltinių. Šis procesas vadinamas source-to-report susiejimu (source-to-report mapping), ir kas iš tikrųjų yra source-to-report mapping, lemia, kiek darbo pareikalauja registro sudarymas. Kuo daugiau tarpinių žingsnių tarp šaltinio ir ataskaitos, tuo daugiau reikia užfiksuoti.
Užpildymas nevyksta vieno asmens rankomis prie stalo. Tam reikia pokalbių su žmonėmis, kurie tvarko šaltinio sistemas: ūkio vadybininku, kuris registruoja energijos suvartojimą, personalo skyriumi, kuris registruoja darbuotojų kaitos rodiklius, pirkimų skyriumi, kuris renka tiekėjų duomenis. Kiekvienas iš jų žino tai, kas niekur kitur neužrašyta, ir tai tiksliai tas, ką registras turi užfiksuoti.
Šio proceso metu reguliariai atsiranda duomenų taškas, apie kurio kilmę niekas nebeprisimena. Jis metų metus figūruoja ataskaitoje, tačiau pirminis šaltinis buvo pakeistas, jį pateikęs asmuo pasitraukė, arba apibrėžimas pasikeitė pakeliui be to, kad kas nors tai užfiksuotų. Klausimas ką daryti su duomenų tašku be šaltinio tuomet nėra teorinis, bet aktualus, ir atsakymas nustato, ar šis duomenų taškas registre pažymimas kaip patikimas, kaip laikinas, ar kaip peržiūrėtinas.
Kita pasikartojanti problema yra dubliavimasis. Du padaliniai nepriklausomai vienas nuo kito pateikia skaičių, kuris faktiškai matuoja tą pačią dalį, tačiau kitu pavadinimu arba su nežymiai kitokiu apibrėžimu. Kaip atpažinti dvigubą duomenų tašką yra todėl žingsnis, kurio negalima praleisti: neatlikus šios patikros, kartais dukart priskaičiuojate tai, kas turėjo būti priskaičiuota vienintelį kartą, arba pateikiate ataskaitoje du vienas kitam prieštaraujančius skaičius.
Registras nėra tvarkingas todėl, kad jaučiasi pilnas. Jis yra tvarkingas, kai kiekvienas duomenų taškas gali būti atsekamas iki šaltinio, turi savininką, kurio galima paklausti, ir turi kokybės taisyklę, nustatančią, kokia reikšmė yra galiojanti. Neturint šios taisyklės, niekas negali žinoti, ar nukrypimas yra klaida, ar tikras pasikeitimas.
Klausimas, kada darbas yra baigtas, yra sudėtingesnis, nei atrodo. Registras niekada nėra galutinai baigtas, nes šaltiniai kinta, darbuotojai palieka organizaciją, o ataskaitų teikimo reikalavimai kinta. Tačiau yra momentas, kuomet registras tampa naudingas: kai kiekvienas ataskaitos duomenų taškas gali būti atsektas iki užfiksuoto šaltinio ir savininko, be reikalo kam nors skambinti. Kada registras yra baigtas aprašo šią ribą, ir ji yra žemesnė nei visiškas išsamumas, tačiau aukštesnė nei pirminis metmenų parengimas.
Registro sudarymas didžia dalimi yra rankinis darbas: šaltinių tikslinimas, apibrėžimų derinimas, priklausomybės (savininkystės) nustatymas. Dalis šių žingsnių yra pakankamai pasikartojantys, kad juos būtų galima atpažinti — pateiktų failų sujungimas, trūkstamų reikšmių signalizavimas, skaičiaus tikrinimas pagal užfiksuotą taisyklę. Kokia dalis šio darbo gali būti perduota AI, o kokia dalis lieka priklausoma nuo žmogiškojo sprendimo, yra tiksliai tai, kam yra sukurtas FTE TO AI darbo skanavimas (werkscan): jis apskaičiuoja kiekvienai užduočiai, kokią darbo dalį galima perimti, kad jums nereikėtų spėlioti, o galėtumėte skaičiuoti.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.