Kennisbank

Datapunktregisteret: opbygning og indhold

Et datapunktregister er listen over alle bæredygtighedsdatapunkter, som Deres organisation har brug for, med kilde, ejer og status for hvert datapunkt. Det er ikke en rapportskabelon og ikke et spørgeskema. Det er den registrering, der fastlægger, hvor et tal kommer fra, før nogen spørger om det.

Hvad registeret indeholder

For hvert datapunkt bør som minimum følgende være registreret: navnet og definitionen af datapunktet, de kildesystemer eller dokumenter, det stammer fra, den person eller afdeling, der er ansvarlig for korrektheden, den frekvens, hvormed det opdateres, og de bearbejdninger, datapunktet gennemgår mellem kilde og rapportering. Det sidste er ofte det svageste punkt: hvilke bearbejdninger ligger mellem kilde og rapport afgør, om et tal forbliver sporbart eller mister sin logik undervejs.

Et register uden disse felter er en liste af navne. Et register med disse felter er et redskab, som De kan bruge til at spørge, korrigere og dokumentere, hvor et tal kommer fra.

Hvor De begynder

Det første spørgsmål er ikke, hvilket datapunkt De kan indsamle, men hvilket datapunkt De faktisk har brug for. I organisationer med flere lokationer, mærker eller forretningsenheder varierer dette spørgsmål fra del til del: hvilke datapunkter har De egentlig brug for ved flere forretningsenheder er et andet spørgsmål end, hvilke datapunkter der i alt cirkulerer. Et register, der indsamler alt, hvad der nogensinde er leveret, bliver forurenet med datapunkter, som ingen længere bruger, eller som findes dobbelt under et andet navn.

Begynd derfor med rapporteringsbehovet, ikke med de regneark, der allerede ligger der. Fra det behov arbejder De baglæns til kilderne. Dette forløb kaldes source-to-report mapping, og hvad source-to-report mapping præcist indebærer, afgør, hvor meget arbejde det kræver at opstille registeret. Flere mellemtrin mellem kilde og rapport betyder mere, der skal registreres.

Hvordan registeret udfyldes

Udfyldningen sker ikke af en enkelt person ved et skrivebord. Det kræver samtaler med de mennesker, der administrerer kildesystemerne: facility manageren, der registrerer energiforbrug, HR-afdelingen, der registrerer personaleomsætning, indkøbsafdelingen, der indsamler leverandørdata. Hver af dem ved noget, der ikke står nogen andre steder, og det er præcis, hvad registeret skal fastlægge.

Under denne proces dukker der regelmæssigt et datapunkt op, som ingen længere ved, hvor det kommer fra. Det har stået i rapporten i årevis, men den oprindelige kilde er blevet udskiftet, personen, der leverede det, er væk, eller definitionen har ændret sig undervejs, uden at nogen registrerede det. Spørgsmålet hvad gør De med et datapunkt uden kilde er da ikke teoretisk, men akut, og svaret afgør, om det datapunkt forbliver i registeret som pålideligt, som foreløbigt, eller som skal revideres.

Et andet tilbagevendende problem er dobbeltregistrering. To afdelinger leverer uafhængigt af hinanden et tal, der reelt måler det samme, men under et andet navn eller med en lidt anden afgrænsning. Hvordan genkender De et dobbelt datapunkt er derfor et trin, der ikke kan udelades: uden den kontrol tæller De nogle gange to gange, hvad kun skulle have talt en gang, eller rapporterer De to tal, der er i modstrid med hinanden.

Hvornår registeret er korrekt

Et register er ikke korrekt, fordi det virker komplet. Det er korrekt, når hvert datapunkt kan spores til en kilde, har en ejer, der kan kontaktes, og har en kvalitetsregel, der fastlægger, hvad en gyldig værdi er. Uden den regel ved ingen, om en afvigelse er en fejl eller en reel ændring.

Spørgsmålet om, hvornår arbejdet er færdigt, er vanskeligere, end det ser ud til. Et register er aldrig endeligt afsluttet, fordi kilder ændrer sig, medarbejdere forlader organisationen, og rapporteringsforpligtelser flytter sig. Men der er et tidspunkt, hvor registeret er brugbart: når hvert datapunkt i rapporten kan spores tilbage til en registreret kilde og ejer, uden at De behøver at ringe til nogen for det. Hvornår er et register færdigt beskriver den grænse, og den ligger lavere end fuldstændighed, men højere end et første udkast.

Hvad dette betyder for resten af processen

At opstille et register er i vidt omfang manuelt arbejde: efterspørge kilder, afstemme definitioner, fastlægge ejerskab. En del af disse trin er repetitive nok til at kunne genkendes — sammenlægning af indsendte filer, identificering af manglende værdier, kontrol af et tal mod en fastlagt regel. Hvilken del af det arbejde der kan overdrages til AI, og hvilken del der forbliver afhængig af menneskelig vurdering, er præcis, hvad FTE TO AI's werkscan er skabt til: den beregner pr. opgave, hvilken del af arbejdet der kan overtages, så De ikke gætter, men tæller.