Un registro dei punti dati è l'elenco di tutti i punti dati di sostenibilità di cui la sua organizzazione ha bisogno, con per ogni punto dati la fonte, il responsabile e lo stato. Non è un modello di rendicontazione né un questionario. È l'amministrazione che documenta da dove proviene una cifra, prima che qualcuno lo chieda.
Per ogni punto dati deve essere registrato almeno quanto segue: il nome e la definizione del punto dati, i sistemi o documenti sorgente da cui proviene, la persona o il reparto responsabile della sua correttezza, la frequenza con cui viene aggiornato, e le elaborazioni che il punto dati subisce tra la fonte e la rendicontazione. Quest'ultimo aspetto è spesso il punto più debole: quali elaborazioni si trovano tra la fonte e il rapporto determina se una cifra rimane rintracciabile o perde la sua logica lungo il percorso.
Un registro senza questi campi è un elenco di nomi. Un registro con questi campi è uno strumento con cui può verificare, correggere e dimostrare da dove proviene un numero.
La prima domanda non è quale punto dati può raccogliere, ma quale punto dati le serve. Nelle organizzazioni con più sedi, marchi o unità di business, questa domanda varia da un'unità all'altra: quali punti dati vi servono realmente con più unità di business è una domanda diversa da quali punti dati circolano complessivamente. Un registro che raccoglie tutto ciò che è stato mai fornito si contamina con punti dati che nessuno usa più o che sono duplicati sotto un altro nome.
Inizi quindi dalla necessità di rendicontazione, non dai foglio di calcolo già esistenti. Da quella necessità risale a ritroso verso le fonti. Questo percorso si chiama source-to-report mapping, e cosa significa esattamente il source-to-report mapping determina quanto lavoro richiede la creazione del registro. Più passaggi intermedi ci sono tra la fonte e il rapporto, più cose devono essere documentate.
La compilazione non viene svolta da una sola persona alla scrivania. Richiede colloqui con le persone che gestiscono i sistemi sorgente: il facility manager che tiene traccia del consumo energetico, il reparto risorse umane che registra i tassi di turnover, il reparto acquisti che raccoglie i dati dei fornitori. Ognuno di loro sa qualcosa che non si trova altrove, e questo è esattamente ciò che il registro deve documentare.
Durante questo processo emerge regolarmente un punto dati di cui nessuno sa più da dove provenga. Compare nel rapporto da anni, ma la fonte originale è stata sostituita, la persona che lo forniva se n'è andata, oppure la definizione è cambiata lungo il percorso senza che nessuno lo registrasse. La domanda cosa fare con un punto dati senza fonte allora non è teorica ma urgente, e la risposta determina se quel punto dati resta nel registro come attendibile, come provvisorio, o come da rivedere.
Un altro problema ricorrente è la duplicazione. Due reparti forniscono in modo indipendente una cifra che in realtà misura la stessa cosa, ma sotto un nome diverso o con una delimitazione leggermente diversa. Come si riconosce un punto dati duplicato è quindi un passaggio che non può essere saltato: senza questo controllo si rischia di contare due volte ciò che doveva essere contato una sola volta, oppure di rendicontare due cifre che si contraddicono.
Un registro non è corretto perché sembra completo. È corretto quando ogni punto dati è rintracciabile a una fonte, ha un responsabile che può essere contattato, e ha una regola di qualità che stabilisce cosa costituisce un valore valido. Senza quella regola, nessuno sa se un valore anomalo è un errore o un cambiamento reale.
La domanda su quando il lavoro è concluso è più complessa di quanto sembri. Un registro non è mai definitivamente completo, perché le fonti cambiano, i collaboratori se ne vanno e gli obblighi di rendicontazione si modificano. Ma esiste un momento in cui il registro è utilizzabile: quando ogni punto dati nel rapporto può essere ricondotto a una fonte e a un responsabile documentati, senza che sia necessario telefonare a qualcuno. Quando un registro è completo descrive questo limite, che è inferiore alla completezza ma superiore a una prima bozza.
La creazione di un registro è per lo più lavoro manuale: verificare le fonti, armonizzare le definizioni, documentare la responsabilità. Una parte di questi passaggi è sufficientemente ripetitiva da poter essere individuata — l'unione dei file forniti, la segnalazione dei valori mancanti, il controllo di una cifra rispetto a una regola documentata. Quale parte di questo lavoro può essere affidata all'IA e quale parte resta dipendente dal giudizio umano è esattamente ciò per cui è stata creata la scansione del lavoro di FTE TO AI: essa calcola, per ogni compito, quale parte del lavoro può essere delegata, così che lei non debba indovinare ma calcolare.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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