Un registro de puntos de datos es la lista de todos los puntos de datos de sostenibilidad que su organización necesita, con la fuente, el responsable y el estado de cada uno. No es una plantilla de informe ni un cuestionario. Es la administración que registra de dónde proviene una cifra, antes de que alguien lo pregunte.
Por cada punto de datos debe quedar registrado, como mínimo, lo siguiente: el nombre y la definición del punto de datos, los sistemas o documentos fuente de donde procede, la persona o el departamento responsable de su exactitud, la frecuencia con la que se actualiza, y las transformaciones que sufre el punto de datos entre la fuente y el informe. Este último aspecto suele ser el punto más débil: qué transformaciones hay entre la fuente y el informe determina si una cifra sigue siendo rastreable o pierde su lógica en el camino.
Un registro sin estos campos es una lista de nombres. Un registro con estos campos es un instrumento con el que puede consultar, corregir y demostrar de dónde proviene una cifra.
La primera pregunta no es qué punto de datos puede recopilar, sino qué punto de datos necesita. En organizaciones con varias sedes, marcas o unidades de negocio, esa pregunta difiere según la unidad: qué puntos de datos necesita realmente con varias unidades de negocio es una pregunta distinta de cuáles puntos de datos circulan en total. Un registro que recopila todo lo que alguna vez se ha entregado se contamina con puntos de datos que ya nadie utiliza o que se duplican bajo otro nombre.
Por eso, comience por la necesidad de información del informe, no por las hojas de cálculo que ya existen. A partir de esa necesidad, trabaje hacia atrás hasta las fuentes. Ese proceso se denomina source-to-report mapping, y qué es exactamente el source-to-report mapping determina cuánto trabajo cuesta elaborar el registro. Cuantos más pasos intermedios existan entre la fuente y el informe, más habrá que registrar.
El proceso de completar el registro no lo realiza una sola persona desde un escritorio. Requiere conversaciones con las personas que gestionan los sistemas fuente: el gerente de instalaciones que registra el consumo energético, el departamento de RR. HH. que registra las cifras de rotación, el departamento de compras que recopila datos de proveedores. Cada uno de ellos sabe algo que no está registrado en ningún otro sitio, y eso es precisamente lo que el registro debe recoger.
Durante este proceso, con regularidad surge un punto de datos del que ya nadie sabe de dónde procede. Lleva años apareciendo en el informe, pero la fuente original ha sido sustituida, la persona que lo proporcionaba se ha marchado, o la definición ha cambiado por el camino sin que nadie lo registrara. La pregunta qué hacer con un punto de datos sin fuente entonces no es teórica sino urgente, y la respuesta determina si ese punto de datos permanece en el registro como fiable, como provisional o como pendiente de revisión.
Otro problema recurrente es la duplicación. Dos departamentos entregan, de forma independiente, una cifra que en realidad mide lo mismo, pero bajo otro nombre o con una delimitación algo distinta. Cómo reconocer un punto de datos duplicado es, por ello, un paso que no puede omitirse: sin ese control, a veces contabiliza dos veces algo que debería contarse una sola vez, o informa dos cifras que se contradicen entre sí.
Un registro no es correcto porque dé sensación de estar completo. Es correcto cuando cada punto de datos puede rastrearse hasta una fuente, tiene un responsable al que se puede consultar, y cuenta con una regla de calidad que establece qué constituye un valor válido. Sin esa regla, nadie sabe si un valor atípico es un error o un cambio real.
La pregunta de cuándo el trabajo está terminado es más difícil de lo que parece. Un registro nunca está definitivamente terminado, porque las fuentes cambian, los empleados se marchan y las obligaciones de información se modifican. Pero existe un momento en el que el registro resulta utilizable: cuando cada punto de datos del informe puede rastrearse hasta una fuente y un responsable registrados, sin que sea necesario llamar a nadie para averiguarlo. Cuándo está terminado un registro describe ese límite, que se sitúa por debajo de la exhaustividad, pero por encima de un primer borrador.
Elaborar un registro es, en gran medida, trabajo manual: consultar fuentes, coordinar definiciones, establecer la responsabilidad. Parte de estos pasos es lo suficientemente repetitiva como para identificarla: combinar los archivos entregados, señalar los valores faltantes, comprobar una cifra frente a una regla establecida. Qué parte de ese trabajo puede transferirse a la IA y qué parte sigue dependiendo del juicio humano es exactamente para lo que se creó el escáner de trabajo de FTE TO AI: calcula, por tarea, qué parte del trabajo puede asumirse, de modo que usted no tenga que adivinar, sino contar.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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