Kennisbank

Andmepunktide register: struktuur ja sisu

Andmepunktide register on nimekiri kõikidest jätkusuutlikkuse andmepunktidest, mida teie organisatsioon vajab, iga andmepunkti juures allikas, vastutaja ja staatus. See ei ole aruande mall ega küsimustik. See on administreerimine, mis fikseerib, kust arv pärineb, enne kui keegi selle kohta küsib.

Mis registrisse kuulub

Iga andmepunkti kohta peab olema fikseeritud vähemalt järgmine: andmepunkti nimi ja definitsioon, allikasüsteemid või dokumendid, kust see pärineb, isik või osakond, kes vastutab õigsuse eest, sagedus, millega see uuendatakse, ja töötlused, mida andmepunkt läbib allika ja aruandluse vahel. Viimane on sageli kõige nõrgem punkt: millised töötlused jäävad allika ja aruande vahele määrab, kas arv jääb jälgitavaks või kaotab teel oma loogika.

Register ilma nende väljadeta on nimede nimekiri. Register nende väljadega on tööriist, mille abil saate järele küsida, parandada ja tõendada, kust arv pärineb.

Kust alustada

Esimene küsimus ei ole, mis andmepunkti saate koguda, vaid mis andmepunkti vajate. Organisatsioonides, kus on mitu tegevuskohta, kaubamärki või äriüksust, on see küsimus üksuste kaupa erinev: milliseid andmepunkte tegelikult vajate mitme äriüksuse puhul on teine küsimus kui see, mis andmepunktid kokku ringlevad. Register, mis kogub kõike, mis kunagi on esitatud, saastub andmepunktidega, mida enam keegi ei kasuta või mis esinevad topelt teise nime all.

Alustage seetõttu aruandlusvajadusest, mitte olemasolevatest tabelitest. Sellest vajadusest lähtudes liigute tagasi allikate juurde. Seda protsessi nimetatakse source-to-report mapping'uks, ja mis on source-to-report mapping täpselt tähendab, määrab, kui palju tööd registri koostamine nõuab. Mida rohkem vaheastmeid allika ja aruande vahel, seda rohkem tuleb fikseerida.

Kuidas register täidetakse

Täitmine ei toimu ühe inimese poolt laua taga. See eeldab vestlusi inimestega, kes haldavad allikasüsteeme: haldusjuht, kes jälgib energiatarbimist, personaliosakond, kes registreerib voolavuse näitajaid, hankeosakond, kes kogub tarnijate andmeid. Igaüks neist teab midagi, mida mujal ei ole kirjas, ja see on täpselt see, mida register peab fikseerima.

Selle protsessi käigus tuleb regulaarselt esile andmepunkt, mille päritolu ei mäleta enam keegi. See on aastaid aruandes olnud, kuid algne allikas on asendatud, isik, kes selle esitas, on lahkunud, või definitsioon on teel muutunud, ilma et keegi selle fikseerinud oleks. Küsimus mida teete andmepunktiga, millel puudub allikas ei ole siis teoreetiline, vaid akuutne, ja vastus määrab, kas see andmepunkt jääb registris seisma usaldusväärsena, esialgsena või ülevaatamist vajavana.

Teine korduv probleem on dubleerimine. Kaks osakonda esitavad üksteisest sõltumatult arvu, mis tegelikult mõõdab sama asja, kuid teise nime all või veidi teistsuguse piiritlusega. Kuidas tuvastada topeltandmepunkti on seetõttu samm, mida ei tohi vahele jätta: selle kontrollita loete mõnikord kaks korda selle, mis peaks olema üks kord, või esitate kaks arvu, mis lähevad vastuollu.

Millal register on korras

Register ei ole korras seetõttu, et see tundub täielik. See on korras, kui iga andmepunkt on jälgitav allikani, sellel on vastutaja, kelle poole saab pöörduda, ja kvaliteedireegel, mis fikseerib, mis on kehtiv väärtus. Ilma selle reeglita ei tea keegi, kas erind on viga või tegelik muutus.

Küsimus, millal töö on valmis, on keerulisem, kui tundub. Register ei ole kunagi lõplikult valmis, kuna allikad muutuvad, töötajad lahkuvad ja aruandluskohustused muutuvad. Kuid on hetk, mil register on kasutuskõlblik: kui iga andmepunkt aruandes on jälgitav fikseeritud allikani ja vastutajani, ilma et peaksite selleks kellelegi helistama. Millal on register valmis kirjeldab seda piiri, ja see on madalam kui täielikkus, kuid kõrgem kui esialgne visand.

Mida see tähendab ülejäänud protsessi jaoks

Registri koostamine on suuresti käsitsitöö: allikate järelepärimine, definitsioonide kooskõlastamine, vastutuse fikseerimine. Osa neist etappidest on piisavalt korduv, et seda tuvastada — esitatud failide kokkupanek, puuduvate väärtuste signaliseerimine, arvu kontrollimine fikseeritud reegli vastu. Milline osa sellest töö on üle antav AI-le ja milline osa jääb sõltuvaks inimlikust otsustusest, on täpselt see, mille jaoks FTE TO AI töö-skaneering on loodud: see arvutab ülesande kaupa välja, kui suure osa tööst saab üle võtta, nii et te ei arva, vaid arvutate.