Kennisbank

Rejestr punktów danych: struktura i zawartość

Rejestr punktów danych to lista wszystkich punktów danych dotyczących zrównoważonego rozwoju, których potrzebuje Państwa organizacja, z podaniem dla każdego punktu danych źródła, właściciela i statusu. To nie jest szablon raportu ani kwestionariusz. To dokumentacja, która ustala, skąd pochodzi liczba, jeszcze przed tym, jak ktoś o to zapyta.

Co znajduje się w rejestrze

Dla każdego punktu danych należy odnotować co najmniej: nazwę i definicję punktu danych, systemy źródłowe lub dokumenty, z których pochodzi, osobę lub dział odpowiedzialny za jego prawidłowość, częstotliwość aktualizacji oraz przekształcenia, którym punkt danych podlega między źródłem a raportem. Ten ostatni element jest często najsłabszym punktem: jakie przekształcenia zachodzą między źródłem a raportem decyduje o tym, czy liczba pozostaje możliwa do zweryfikowania, czy gubi swoją logikę w drodze.

Rejestr bez tych pól jest listą nazw. Rejestr z tymi polami jest narzędziem, za pomocą którego można dopytać, poprawić i wykazać, skąd pochodzi dana liczba.

Od czego zacząć

Pierwszym pytaniem nie jest, jaki punkt danych można zebrać, lecz jaki punkt danych jest potrzebny. W organizacjach z wieloma lokalizacjami, marami lub jednostkami biznesowymi to pytanie różni się w zależności od jednostki: jakich punktów danych faktycznie potrzebuje Pan/Pani przy wielu jednostkach biznesowych to inne pytanie niż to, jakie punkty danych krążą w sumie po organizacji. Rejestr, który zbiera wszystko, co kiedykolwiek zostało dostarczone, ulega zaśmieceniu punktami danych, których już nikt nie używa lub które powtarzają się pod inną nazwą.

Dlatego zacznijmy od potrzeby raportowej, a nie od arkuszy kalkulacyjnych, które już istnieją. Wychodząc od tej potrzeby, wraca się do źródeł. Ten proces nazywa się source-to-report mapping, a to, czym jest source-to-report mapping dokładnie, decyduje o tym, ile pracy wymaga stworzenie rejestru. Im więcej etapów pośrednich między źródłem a raportem, tym więcej trzeba odnotować.

Jak wypełnia się rejestr

Wypełnianie nie odbywa się za biurkiem jednej osoby. Wymaga rozmów z osobami zarządzającymi systemami źródłowymi: kierownikiem facility management, który śledzi zużycie energii, działem HR, który rejestruje wskaźniki rotacji, działem zakupów, który zbiera dane od dostawców. Każda z tych osób wie coś, co nigdzie indziej nie jest zapisane, i to jest właśnie to, co rejestr powinien ustalić.

W trakcie tego procesu regularnie wychodzi na jaw punkt danych, o którym już nikt nie wie, skąd pochodzi. Figuruje w raporcie od lat, ale oryginalne źródło zostało zastąpione, osoba, która go dostarczała, odeszła, albo definicja zmieniła się w drodze bez odnotowania tego przez nikogo. Pytanie co robić z punktem danych bez źródła nie jest wtedy teoretyczne, lecz nagłe, a odpowiedź decyduje o tym, czy dany punkt danych zostaje w rejestrze jako wiarygodny, jako tymczasowy, czy jako wymagający weryfikacji.

Innym powtarzającym się problemem jest powielanie. Dwa działy niezależnie od siebie dostarczają liczbę, która faktycznie mierzy to samo, lecz pod inną nazwą lub z nieco inną definicją zakresu. Jak rozpoznać zduplikowany punkt danych jest więc krokiem, którego nie można pominąć: bez tej kontroli czasem liczy się dwukrotnie coś, co powinno być policzone raz, albo raportuje się dwie liczby, które są ze sobą w sprzeczności.

Kiedy rejestr jest poprawny

Rejestr nie jest poprawny dlatego, że wydaje się kompletny. Jest poprawny, gdy każdy punkt danych można odnieść do źródła, ma właściciela, z którym można się skontaktować, oraz posiada regułę jakości, która ustala, co jest wartością prawidłową. Bez tej reguły nikt nie wie, czy odchylenie jest błędem, czy realną zmianą.

Pytanie, kiedy praca jest zakończona, jest trudniejsze, niż się wydaje. Rejestr nigdy nie jest definitywnie skończony, ponieważ źródła się zmieniają, pracownicy odchodzą, a obowiązki raportowe się przesuwają. Istnieje jednak moment, w którym rejestr staje się użyteczny: gdy każdy punkt danych w raporcie można odnieść do ustalonego źródła i właściciela, bez konieczności dzwonienia do kogokolwiek. Kiedy rejestr jest gotowy opisuje tę granicę, która leży niżej niż kompletność, ale wyżej niż wstępny szkic.

Co to oznacza dla dalszego procesu

Stworzenie rejestru jest w dużej mierze pracą wykonywaną ręcznie: dopytywanie o źródła, ustalanie definicji, ustalanie odpowiedzialności. Część tych kroków jest wystarczająco powtarzalna, aby można ją było rozpoznać — łączenie dostarczonych plików, sygnalizowanie brakujących wartości, sprawdzanie liczby wobec ustalonej reguły. To, którą część tej pracy można przekazać AI, a która pozostaje zależna od ludzkiej oceny, jest właśnie tym, do czego służy skan pracy FTE TO AI: wylicza on dla każdego zadania, jaką część pracy można przejąć, dzięki czemu Państwo nie zgadują, lecz liczą.