Un registre de points de données est la liste de tous les points de données de durabilité dont votre organisation a besoin, avec pour chaque point de données la source, le responsable et le statut. Ce n'est pas un modèle de rapport ni un questionnaire. C'est l'administration qui consigne d'où provient un chiffre, avant même que quelqu'un ne le demande.
Pour chaque point de données, il convient au minimum de consigner ce qui suit : le nom et la définition du point de données, les systèmes sources ou documents dont il provient, la personne ou le service responsable de son exactitude, la fréquence à laquelle il est mis à jour, et les traitements que subit le point de données entre la source et le rapport. Ce dernier point est souvent le plus faible : quels traitements se situent entre la source et le rapport détermine si un chiffre reste traçable ou perd sa logique en cours de route.
Un registre sans ces champs n'est qu'une liste de noms. Un registre avec ces champs est un instrument avec lequel vous pouvez vérifier, corriger et démontrer d'où provient un chiffre.
La première question n'est pas quel point de données vous pouvez collecter, mais quel point de données vous est réellement nécessaire. Pour les organisations comptant plusieurs sites, marques ou unités opérationnelles, cette question diffère selon la composante : quels points de données vous sont réellement nécessaires pour plusieurs unités opérationnelles est une question différente de celle de savoir quels points de données circulent au total. Un registre qui collecte tout ce qui a un jour été fourni se retrouve pollué par des points de données que plus personne n'utilise ou qui figurent en double sous un autre nom.
Commencez donc par le besoin de rapportage, pas par les feuilles de calcul déjà existantes. À partir de ce besoin, vous remontez vers les sources. Cette démarche s'appelle le source-to-report mapping, et ce qu'est exactement le source-to-report mapping déterminera l'ampleur du travail que nécessite l'établissement du registre. Plus il y a d'étapes intermédiaires entre la source et le rapport, plus il faut en consigner.
Le remplissage ne se fait pas par une seule personne derrière un bureau. Cela exige des échanges avec les personnes qui gèrent les systèmes sources : le responsable des installations qui suit la consommation d'énergie, le service RH qui enregistre les chiffres de turnover, le service achats qui collecte les données fournisseurs. Chacun d'eux sait quelque chose qui ne figure nulle part ailleurs, et c'est précisément ce que le registre doit consigner.
Au cours de ce processus, il arrive régulièrement qu'un point de données refasse surface sans que personne ne sache plus d'où il vient. Il figure dans le rapport depuis des années, mais la source d'origine a été remplacée, la personne qui le fournissait est partie, ou la définition a changé en cours de route sans que personne ne le consigne. La question que faire d'un point de données sans source n'est alors pas théorique mais bien concrète, et la réponse déterminera si ce point de données reste dans le registre comme fiable, comme provisoire, ou comme à revoir.
Un autre problème récurrent est la duplication. Deux services fournissent indépendamment l'un de l'autre un chiffre qui mesure en fait la même chose, mais sous un autre nom ou avec un périmètre légèrement différent. Comment reconnaître un point de données en double est donc une étape qui ne peut pas être négligée : sans ce contrôle, vous comptez parfois deux fois ce qui aurait dû être compté une seule fois, ou vous rapportez deux chiffres qui se contredisent.
Un registre n'est pas correct parce qu'il paraît complet. Il est correct si chaque point de données est traçable jusqu'à une source, a un responsable qui peut être interpellé, et dispose d'une règle de qualité qui définit ce qu'est une valeur valide. Sans cette règle, personne ne sait si une valeur atypique est une erreur ou un changement réel.
La question de savoir quand le travail est terminé est plus délicate qu'il n'y paraît. Un registre n'est jamais définitivement achevé, car les sources changent, les collaborateurs partent et les obligations de rapportage évoluent. Mais il existe un moment où le registre devient utilisable : lorsque chaque point de données du rapport peut être retracé jusqu'à une source et un responsable consignés, sans que vous ayez besoin d'appeler qui que ce soit pour cela. Quand un registre est-il achevé décrit cette limite, qui se situe en deçà de l'exhaustivité mais au-delà d'une première ébauche.
L'établissement d'un registre est en grande partie un travail manuel : interroger les sources, harmoniser les définitions, consigner la responsabilité. Une partie de ces étapes est suffisamment répétitive pour être identifiée — la fusion de fichiers transmis, le signalement de valeurs manquantes, le contrôle d'un chiffre par rapport à une règle établie. La part de ce travail qui peut être transférée à l'IA et celle qui reste tributaire du jugement humain, c'est précisément ce que le scan de travail de FTE TO AI a été conçu pour déterminer : il calcule, tâche par tâche, quelle part du travail peut être reprise, afin que vous ne deviniez pas mais que vous comptiez.
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