Un registru de puncte de date este lista tuturor punctelor de date privind sustenabilitatea de care organizația dumneavoastră are nevoie, cu, pentru fiecare punct de date, sursa, proprietarul și statutul acestuia. Nu este un șablon de raportare și nici un chestionar. Este evidența care stabilește de unde provine o cifră, înainte ca cineva să întrebe.
Pentru fiecare punct de date trebuie stabilit cel puțin următorul lucru: denumirea și definiția punctului de date, sistemele sursă sau documentele din care provine, persoana sau departamentul responsabil pentru corectitudinea acestuia, frecvența cu care este actualizat și operațiunile pe care punctul de date le suferă între sursă și raportare. Acest din urmă aspect este de multe ori punctul cel mai slab: ce operațiuni se află între sursă și raport determină dacă o cifră rămâne trasabilă sau își pierde logica pe parcurs.
Un registru fără aceste câmpuri este o listă de denumiri. Un registru cu aceste câmpuri este un instrument cu care puteți verifica, corecta și demonstra de unde provine o cifră.
Prima întrebare nu este ce punct de date puteți colecta, ci ce punct de date aveți nevoie. La organizațiile cu mai multe sedii, mărci sau unități de afaceri, această întrebare diferă de la o componentă la alta: de ce puncte de date aveți nevoie cu adevărat la mai multe unități de afaceri este o întrebare diferită de câte puncte de date circulă în total. Un registru care colectează tot ce a fost vreodată furnizat devine poluat cu puncte de date pe care nimeni nu le mai folosește sau care apar de două ori sub o altă denumire.
De aceea, începeți de la necesitatea de raportare, nu de la foile de calcul deja existente. Din această necesitate lucrați înapoi spre surse. Acest traseu se numește source-to-report mapping, iar ce înseamnă exact source-to-report mapping determină cât de multă muncă necesită întocmirea registrului. Cu cât sunt mai multe etape intermediare între sursă și raport, cu atât mai mult trebuie consemnat.
Completarea nu se face de o singură persoană la birou. Necesită discuții cu persoanele care gestionează sistemele sursă: managerul de facilități care ține evidența consumului de energie, departamentul de HR care înregistrează cifrele de fluctuație a personalului, departamentul de achiziții care colectează date despre furnizori. Fiecare dintre aceștia știe ceva ce nu se găsește nicăieri altundeva, și exact acest lucru trebuie consemnat în registru.
În acest proces apare frecvent un punct de date despre care nimeni nu mai știe de unde provine. Se află de ani de zile în raport, dar sursa originală a fost înlocuită, persoana care îl furniza a plecat, sau definiția s-a schimbat pe parcurs fără ca cineva să o consemneze. Întrebarea ce faceți cu un punct de date fără sursă nu este atunci teoretică, ci acută, iar răspunsul determină dacă acel punct de date rămâne în registru ca fiabil, ca provizoriu, sau ca necesitând revizuire.
O altă problemă recurentă este dubla înregistrare. Două departamente furnizează independent unul de celălalt o cifră care măsoară de fapt același lucru, dar sub o altă denumire sau cu o delimitare puțin diferită. Cum recunoașteți un punct de date dublu este de aceea un pas care nu poate fi omis: fără această verificare, riscați să numărați de două ori ceva ce ar fi trebuit numărat o singură dată, sau să raportați două cifre care se contrazic.
Un registru nu este corect pentru că pare complet. Este corect atunci când fiecare punct de date poate fi trasat până la o sursă, are un proprietar care poate fi contactat și are o regulă de calitate care stabilește ce reprezintă o valoare validă. Fără această regulă, nimeni nu știe dacă o valoare aberantă este o eroare sau o schimbare reală.
Întrebarea când este lucrarea finalizată este mai dificilă decât pare. Un registru nu este niciodată definitiv terminat, pentru că sursele se schimbă, angajații pleacă și obligațiile de raportare se modifică. Dar există un moment în care registrul este utilizabil: atunci când fiecare punct de date din raport poate fi trasat înapoi la o sursă și un proprietar consemnat, fără să fie nevoie să sunați pe cineva pentru asta. Când este un registru finalizat descrie acest prag, iar acesta se situează sub nivelul complet dar peste cel al unei prime schițe.
Întocmirea unui registru este în mare parte muncă manuală: verificarea surselor, armonizarea definițiilor, consemnarea proprietății. O parte din acești pași este suficient de repetitivă pentru a fi identificată — combinarea fișierelor furnizate, semnalarea valorilor lipsă, verificarea unei cifre față de o regulă consemnată. Ce parte din această muncă poate fi transferată către AI și ce parte rămâne dependentă de raționamentul uman este exact pentru ce a fost creat scanul de muncă al FTE TO AI: acesta calculează, per sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată, astfel încât să nu ghiciți, ci să calculați.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.