Um registo de pontos de dados é a lista de todos os pontos de dados de sustentabilidade que a sua organização necessita, com, por ponto de dados, a fonte, o responsável e o estado. Não é um modelo de relatório nem um questionário. É a administração que regista de onde vem um número, antes de alguém perguntar por ele.
Por ponto de dados deve estar registado, no mínimo, o seguinte: o nome e a definição do ponto de dados, os sistemas de origem ou documentos de onde provém, a pessoa ou departamento responsável pela exatidão, a frequência com que é atualizado, e os processamentos que o ponto de dados sofre entre a fonte e o relatório. Este último aspeto é frequentemente o ponto mais fraco: que processamentos existem entre a fonte e o relatório determina se um número permanece rastreável ou se perde a sua lógica pelo caminho.
Um registo sem estes campos é uma lista de nomes. Um registo com estes campos é um instrumento com o qual pode consultar, corrigir e demonstrar de onde vem um número.
A primeira pergunta não é que ponto de dados pode recolher, mas sim que ponto de dados necessita. Em organizações com múltiplas localizações, marcas ou unidades de negócio, essa pergunta varia por unidade: que pontos de dados realmente necessita com múltiplas unidades de negócio é uma pergunta diferente de saber quais os pontos de dados que circulam no total. Um registo que recolhe tudo o que já foi alguma vez fornecido acaba contaminado com pontos de dados que já ninguém utiliza ou que aparecem duplicados sob outro nome.
Comece, por isso, pela necessidade de reporte, não pelas folhas de cálculo que já existem. A partir dessa necessidade, trabalha em sentido inverso até às fontes. Esse percurso chama-se source-to-report mapping, e o que é exatamente o source-to-report mapping determina quanto trabalho custa elaborar o registo. Quanto mais etapas intermédias existirem entre a fonte e o relatório, mais há que registar.
O preenchimento não é feito por uma única pessoa atrás de uma mesa. Exige conversas com as pessoas que gerem os sistemas de origem: o gestor de instalações que acompanha o consumo de energia, o departamento de RH que regista as taxas de rotatividade, o departamento de compras que reúne dados de fornecedores. Cada um deles sabe algo que não está registado em mais nenhum lugar, e é precisamente isso que o registo deve fixar.
Durante este processo, surge regularmente um ponto de dados do qual já ninguém sabe de onde vem. Consta do relatório há anos, mas a fonte original foi substituída, a pessoa que o fornecia já saiu, ou a definição foi alterada pelo caminho sem que ninguém o registasse. A pergunta o que fazer com um ponto de dados sem fonte deixa então de ser teórica e passa a ser urgente, e a resposta determina se esse ponto de dados permanece no registo como fiável, como provisório, ou como a rever.
Outro problema recorrente é a duplicação. Dois departamentos fornecem, de forma independente, um número que na realidade mede a mesma coisa, mas sob um nome diferente ou com uma delimitação ligeiramente distinta. Como reconhece um ponto de dados duplicado é, por isso, uma etapa que não pode ser ignorada: sem esse controlo, por vezes está a contar duas vezes algo que devia ser contado uma só vez, ou está a reportar dois números que se contradizem.
Um registo não está correto por parecer completo. Está correto quando cada ponto de dados é rastreável até uma fonte, tem um responsável que pode ser contactado, e possui uma regra de qualidade que define o que é um valor válido. Sem essa regra, ninguém sabe se um valor discrepante é um erro ou uma alteração real.
A pergunta sobre quando o trabalho está concluído é mais complexa do que parece. Um registo nunca está definitivamente terminado, porque as fontes mudam, os colaboradores saem e as obrigações de reporte se alteram. Mas existe um momento em que o registo se torna utilizável: quando cada ponto de dados no relatório pode ser rastreado até uma fonte e um responsável registados, sem que seja necessário telefonar a alguém para o efeito. Quando é que um registo está concluído descreve esse limite, que se situa abaixo da completude, mas acima de um primeiro esboço.
A elaboração de um registo é, na sua maioria, trabalho manual: consultar fontes, alinhar definições, registar a titularidade. Parte destas etapas é suficientemente repetitiva para ser identificada — a junção de ficheiros fornecidos, a sinalização de valores em falta, a verificação de um número em relação a uma regra registada. Qual a parte deste trabalho que pode ser transferida para a IA e qual a parte que continua dependente do julgamento humano é precisamente o propósito para o qual foi criado o werkscan da FTE TO AI: este calcula, por tarefa, qual a parte do trabalho que pode ser assumida, para que não tenha de adivinhar, mas sim contar.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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