Un registro dice che qualcosa è successo: un file aperto, una cella modificata, un'esportazione effettuata. Questo è utile, ma non risponde alla domanda che conta nel momento in cui qualcuno mette in discussione una cifra nel rapporto di sostenibilità: come è nato esattamente questo numero a partire dalla fonte, e quel percorso è ancora valido.
Un log di sistema registra azioni. Un audit trail per un dato rende conto di un risultato. Non si tratta di chi ha premuto quale pulsante in quale momento, ma di quali elaborazioni hanno trasformato un valore grezzo nel numero che ora compare nel rapporto. Senza questa rendicontazione, ogni cifra è un'affermazione che nessuno può motivare rapidamente, nemmeno la persona che l'ha fornita.
Tra la fonte e il rapporto di solito non c'è una linea retta ma una serie di elaborazioni, e ogni elaborazione è un punto in cui qualcosa può spostarsi senza che nessuno se ne accorga. Si pensi alla conversione di unità, all'aggregazione di sedi a livello di gruppo, alla correzione di un valore anomalo, all'applicazione di un fattore di emissione. Quali elaborazioni siano esattamente coinvolte varia a seconda del dato ed è descritto in quali elaborazioni si trovano tra fonte e rapporto. Chi non documenta questi passaggi vede solo il punto di partenza e quello di arrivo, e in caso di domande sulla cifra deve ricostruire l'intero percorso da capo, spesso basandosi sulla memoria di qualcuno.
Due elaborazioni meritano particolare attenzione perché sono quelle che più spesso portano a scostamenti. L'aggregazione somma valori provenienti da fonti diverse per ottenere un totale, e a ogni somma deve essere chiaro quali voci sono state incluse e quali no. Come si presenta questa documentazione quando la fonte è un foglio di calcolo è descritto in come si documenta l'aggregazione quando la fonte è un foglio di calcolo. La normalizzazione riporta i valori a un'unità o un periodo comune, e un piccolo errore in questa riscalatura si ripercuote su ogni cifra che vi si basa in seguito. La documentazione di questo processo è descritta in come si documenta la normalizzazione quando la fonte è un foglio di calcolo. Entrambe le elaborazioni passano inosservate in un foglio di calcolo, ma sono indispensabili nella rendicontazione.
Molti dati di sostenibilità non nascono in un sistema con campi e regole fissi, ma in un foglio di calcolo costruito da qualcuno secondo la propria logica. Una formula può essere stata sovrascritta, una colonna può essere stata spostata, un passaggio intermedio può essere esistito solo nella mente di chi l'ha redatto. Cosa significhi il mapping da fonte a rapporto quando la fonte è un foglio di calcolo è approfondito in cos'è il mapping da fonte a rapporto quando la fonte è un foglio di calcolo. Il punto centrale è che il mapping non deve dipendere dal caso di una cella o di una scheda, ma deve essere documentato separatamente e in modo ripetibile, indipendentemente dal file del foglio di calcolo stesso.
Senza passaggi documentati, il percorso dalla fonte al rapporto esiste solo finché le persone che lo hanno percorso sono ancora presenti e se lo ricordano. Se qualcosa cambia nel processo, arriva un nuovo collega, oppure viene posta una domanda dopo la fine dell'anno di rendicontazione, l'unica opzione è ricostruire tutto da capo. Questo non è un audit trail, ma un'improvvisazione a posteriori. Uno strumento non può risolvere questo problema se il processo sottostante non è stato documentato; in tal caso fornisce solo un log più ordinato di una ricostruzione altrettanto incerta di prima.
La documentazione della provenienza e delle elaborazioni non deve attendere un software. Come costruire la lineage senza uno strumento, con i mezzi già disponibili, è descritto in come si crea la lineage senza uno strumento. Per i fogli di calcolo come fonte valgono gli stessi principi validi per l'audit trail in generale: la documentazione riguarda gli stessi passaggi, applicati a una fonte priva di struttura fissa, come approfondito in perché un audit trail è più di un registro quando la fonte è un foglio di calcolo. Chi ha già effettuato questa documentazione per un dato, può ripeterla per il successivo, costruendo così un registro che non dipende da uno strumento ma da un processo.
Non appena è chiaro quali passaggi ha attraversato una cifra e chi esegue quale elaborazione, sorge un altro tipo di domanda: quale parte di quel lavoro è abbastanza ripetitiva da poter essere automatizzata. Aggregare secondo una regola fissa, normalizzare valori verso un'unità fissa, verificare un'elaborazione rispetto a una regola di qualità documentata: sono compiti che si possono valutare in termini di automatizzabilità solo una volta che esistono come passaggi distinti. La werkscan di FTE TO AI calcola per ciascun compito quale parte del lavoro può essere svolta dall'AI, e per farlo necessita proprio di quel livello di dettaglio dei compiti che un audit trail rende disponibile.
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