En siffra i en hållbarhetsrapport är nästan aldrig en siffra direkt från en källa. Det är oftast resultatet av att summera, medelvärdesberäkna, vikta eller omfördela över platser, perioder eller enheter. Det steget kallas aggregering, och av alla bearbetningar mellan källa och rapport är detta ofta det minst synliga. En formel i ett kalkylblad summerar tolv månadssiffror till en årssiffra, eller ett räkneark medelvärdesberäknar emissionsfaktorer över flera leverantörer. Ingen skriver ner vilket antagande som ligger bakom det.
Mellan den råa mätningen och den publicerade siffran ligger flera steg. Först samlas data in från system eller kalkylblad, sedan räknas den om till en gemensam enhet, och därefter sammanförs den till en nivå som passar rapporten — affärsenhet, land eller totalsumma. Varje steg kan innehålla ett val som förändrar slutsiffran: räknar ni med en fusion från förvärvsdatumet eller från hela året, medelvärdesberäknar ni viktat mot omsättning eller mot antal medarbetare, avrundar ni per källa eller enbart på totalsumman. Vilka bearbetningar som exakt ligger mellan källa och rapport beror på indikatorn och organisationens struktur, och på vilka bearbetningar ligger mellan källa och rapport när källan har flera olika källor blir listan längre än de flesta organisationer förväntar sig.
Aggregering är ett val, och val som inte har registrerats görs på nytt vid nästa rapporteringsrunda — ofta av någon annan, med ett annat antagande. Följden är att förra årets siffra inte längre kan spåras till samma logik, och att en controller eller revisor inte kan avgöra om en förändring i siffran är en verklig förändring eller en förändring i beräkningsmetoden. Att registrera betyder här inte: beskriva en process i allmänna termer. Det betyder: för varje rapporteringspunkt registrera vilka källor som har inkluderats, med vilken viktning, över vilken period, och vem som gjorde det valet.
Aggregering förväxlas ofta med normalisering, men det är två separata steg. Normalisering gör data jämförbar — till exempel genom att räkna om olika energienheter till en enda standard. Aggregering sammanför därefter den jämförbara datan till en högre nivå. Ett fel i normaliseringen fortplantar sig i varje aggregering som följer på den, vilket innebär att de två stegen måste kontrolleras separat. Hur ni gör det finns beskrivet på hur registrerar ni normalisering.
De flesta organisationer har inga källdata som kommer prydligt från ett enda system. En del av hållbarhetsdatan finns i fakturor, en del i ett kalkylblad som en energileverantör skickat via e-post, en del i en export från ett ERP-system. Aggregering över dessa källor innebär att ni manuellt måste fastställa vilken rad som hör till vilken period och vilken rad som har räknats dubbelt. På vad är source-to-report mapping när källan är ett kalkylblad finns beskrivet hur ni kartlägger den kopplingen mellan rå källa och rapporteringspunkt, och på hur registrerar ni aggregering när källan är ett kalkylblad finns specifikt beskrivet hur ni dokumenterar det kalkylbladssteget så att aggregeringen i sig blir reproducerbar, även utan personen som ursprungligen byggde formeln.
Att registrera aggregering kräver inte programvara. Det kräver disciplin: vid varje beräkningssteg anteckna vad som gick in, vilken regel som tillämpades, och vad som kom ut. Det kan göras i ett register vid sidan av befintliga kalkylblad, innan något system över huvud taget har anskaffats. Hur det ser ut utan verktygsstöd finns beskrivet på hur skapar ni lineage utan verktyg. Den som hoppar över det steget och direkt anskaffar ett mjukvarupaket för rapporteringen lägger bara ett snyggare lager ovanpå samma otydliga aggregering — rapporten ser bättre ut, men frågan om siffran är korrekt förblir obesvarad.
En aggregeringsregel som inte har registrerats är också en kontrollpunkt som saknas. Vid en extern granskning eller en intern översyn måste någon kunna visa varför en siffra har sammanställts som den har sammanställts, inte bara att siffran stämmer med räknaren. Den skillnaden — mellan en siffra som är korrekt och en siffra som kan redovisas — är precis det som ett audit trail är till för, och varför det innebär mer än en enkel logg över ändringar, som förklaras på varför ett audit trail är mer än en logg.
När aggregeringsreglerna en gång har registrerats — vilka källor, vilken viktning, vilken period, vem som gjorde valet — uppstår en grund för att avgöra vilken del av det arbetet som är upprepningsbart och därmed lämpligt att överföra till ett system. Det är en annan fråga än om reglerna är korrekta; det är frågan om hur mycket av tillämpningen av dessa regler som fortfarande måste förbli manuellt arbete. Arbetsanalysen från FTE TO AI beräknar per uppgift vilken del av arbetet som kan tas över av AI, och aggregering — med sina fasta steg av summering, viktning och sammanförande — är precis den typ av uppgift där det resultatet ofta är överraskande.
Data Readiness Scan från csrdready.net är under utveckling. Den som redan nu vill skapa ordning i datapunktregistret och de tillhörande aggregeringsreglerna kan anmäla sig till väntelistan och blir informerad så snart analysen blir tillgänglig.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.