Amint a fenntarthatósági adat egynél több business unitból származik, a probléma már azelőtt keletkezik, hogy a regiszter elkészülne. Minden egységnek saját rendszerei, saját táblázatai, saját definíciói vannak arról, mit is jelent egy adatpont. Egy regiszter, amely ezt nem rendezi, hamarosan ugyanazt az adatfolyamot háromszor számolja, vagy egyáltalán nem veszi figyelembe.
Az adatpontregiszter nem a beszámolási témák listája, hanem egy egyedi adatpont szintjén létező regiszter: az A telephely scope 2 kibocsátása, a B egységnél a határozott idejű szerződéssel dolgozó FTE-k száma, a C helyszín vízfelhasználása. Minden adatpontnál rögzítve kell lennie, hogy pontosan mit mér, milyen mértékegységben, mely időszakra és mely entitásra vonatkozóan. E négy elem nélkül egy adatpont nem visszakövethető, tehát nem ellenőrizhető.
Ezenkívül a regiszter minden adatponthoz rögzíti a forrást: azt a rendszert, fájlt vagy személyt, ahonnan a szám származik. Ez nem mindig olyan egyszerű, mint amilyennek hangzik. Több business unit esetén rendszeresen előfordul, hogy egy adatpontot kitöltenek anélkül, hogy bárki megmondaná, honnan származik; mit tegyen egy azonosítható forrás nélküli adatponttal éppen ezért olyan kérdés, amelyre magának a regiszternek kell tudnia válaszolni, nem pedig valami, amit utólag kell kideríteni.
Több business unit esetén a csábítás abban rejlik, hogy minden egységgel külön-külön listát készítenek, majd ezeket a listákat utólag összevonják. Ez nem működik, mert az egységek ritkán használják ugyanazokat a definíciókat. Az egyik egység telephelyenként jelenti az energiafogyasztást, a másik gyártósoranként. Az egyik beleszámítja a kölcsönzött munkaerőt a létszámba, a másik nem. Ha ezeket a listákat a definíciók előzetes összehangolása nélkül vonják össze, olyan duplikációk keletkeznek, amelyek nem ismerhetők fel duplikációként.
Az a sorrend, amely valóban működik: elsőként meg kell határozni, mely adatpontok számítanak valójában az egész szervezet szintjén, attól függetlenül, hogy melyik egység szolgáltatja azokat. Ez a szükségességre vonatkozó kérdés, nem a rendelkezésre állásra — mely adatpontokra van valóban szükség más kérdés, mint az, hogy mely adatpontok találhatók már valahol egy táblázatban. Csak ezután kell minden adatponthoz meghatározni, melyik egység, rendszer és személy a forrás. Így egyetlen regiszter alakul ki, egyetlen definícióval minden adatponthoz, amelyben több egység szolgáltat bemenetet anélkül, hogy az adatpont maga duplikálódna.
A duplikációk felismerése ezután is szükséges marad, mert jó definíciók mellett is előfordulhat, hogy két egység tudtán kívül ugyanazt az alapul fekvő tényt rögzíti más néven. Hogy hogyan veszi ezt észre — hogyan ismer fel egy duplikált adatpontot business unitok között — olyan ellenőrzés, amelyet magán a regiszteren kell elvégezni, nem azon a beszámolón, amely később ebből következik.
Gyakori hiba a tulajdonjog egységszinten történő kiosztása: az A egység felelős az A egységből származó összes adatért. Ez működik, amíg az egységek átláthatóak maradnak, de több, egymást átfedő folyamatokkal rendelkező business unit esetén — egy közös beszerzési részleg, egy központi gépjárműpark — ez a hozzárendelés gyorsan zavarossá válik. Jobb a tulajdonjogot adatpontonként meghatározni: egy név, aki el tudja magyarázni, honnan származik a szám, mi a mértékegység, és mikor frissítették utoljára. Ennek a névnek nem szükségszerűen kell annak lennie, aki a számot beírja, de annak, aki ismeri a forrást, igen.
Az, hogy a meglévő adatpontok hány százalékának van már ilyen azonosítható forrása, általában az első kérdés, amely felmerül, amint ezt szisztematikusan átnézik. Hány adatpontjának van forrása pontosan az a kérdés, amelyre business unitonként külön kell választ adni, mert a válasz az egységek között jelentősen eltérhet.
Több business unit esetén csábító arra várni, hogy minden egység egyformán alapos legyen, mielőtt a regisztert késznek tekintenék. Ez nem realisztikus mérce. Egy regiszter akkor kész, ha minden adatpontnál egyértelmű, ki a tulajdonos, mi a forrás, és milyen minőségi szabály vonatkozik rá — még akkor is, ha ez a válasz néhány adatpontnál átmenetileg így hangzik: „ismeretlen forrás, intézkedés az X egységnél”. A látható és kiosztott hiányosság kezelhető; a kitöltött szám mögé rejtett hiányosság nem az. Hogy ez a mérce pontosan mit jelent, azt a mikor tekinthető készen egy regiszter több business unit esetén című résznél dolgozzuk ki.
Hogy egy ilyen regiszter összeállítása mennyi időt vesz igénybe, attól függ, hány business unit van, hány rendszer egységenként, és milyen mértékben illeszkednek már egymáshoz a definíciók. Egy néhány egységgel és átlátható forrásokkal rendelkező szervezetnél ez jelentősen kevesebb munkát jelent, mint egy több tucat egységgel, különböző ERP-rendszereken dolgozó szervezetnél. Arra vonatkozóan, honnan ered ez a munka, található egy jelzés a mennyi ideig tart egy témát rendbe tenni résznél.
A több business unitra kiterjedő adatpontregiszter összeállítása és fenntartása felismerhető feladatok sorozatából áll: definíciók lekérése, források feltárása, tulajdonosok kijelölése, duplikációk felderítése. E munka egy része eléggé ismétlődő ahhoz, hogy automatizálható legyen, egy másik része olyan mérlegelést igényel, amelynek embernél kell maradnia. Az FTE TO AI werkscanje feladatonként kiszámítja, mely részt veheti át az AI, így egyértelművé válik, hol marad szükség emberi munkaórákra, és hol nem.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.