Hneď ako údaje o udržateľnosti pochádzajú z viac než jednej obchodnej jednotky, problém vzniká skôr, než register vôbec existuje. Každá jednotka má vlastné systémy, vlastné tabuľky, vlastné definície toho, čo dátový bod vlastne znamená. Register, ktorý to neusporiada, bude tú istú hodnotu neskôr počítať trikrát alebo ju vynechá úplne.
Register dátových bodov nie je zoznam témam na reportovanie, ale register na úrovni jednotlivého dátového bodu: emisie scope 2 pobočky A, počet FTE so zmluvou na dobu určitú v jednotke B, spotreba vody lokality C. Pri každom dátovom bode by malo byť zaznamenané, čo presne meria, v akej jednotke, za aké obdobie a pre akú entitu. Bez týchto štyroch prvkov nie je dátový bod spätne vysledovateľný a teda ani kontrolovateľný.
Register okrem toho pri každom dátovom bode obsahuje zdroj: systém, súbor alebo osobu, od ktorej číslo pochádza. To nie je vždy tak jednoduché, ako to znie. Pri viacerých obchodných jednotkách sa pravidelne stáva, že dátový bod je vyplnený bez toho, aby niekto vedel povedať, odkiaľ pochádza; čo urobiť s dátovým bodom bez zjavného zdroja je preto otázka, na ktorú by mal register vedieť odpovedať sám, nie niečo, čo sa dodatočne zisťuje.
Zvodné pri viacerých obchodných jednotkách je nechať každú jednotku dodať zoznam samostatne a tie zoznamy potom zlúčiť. To nefunguje, pretože jednotky zriedka používajú rovnaké definície. Jedna jednotka vykazuje spotrebu energie za pobočku, druhá za výrobnú linku. Jedna zaraďuje agentúrnych pracovníkov do počtu zamestnancov, druhá nie. Keď sa tieto zoznamy zlúčia bez toho, aby sa najprv zjednotili definície, vznikajú duplicity, ktoré nie sú rozpoznateľné ako duplicity.
Postup, ktorý funguje: najprv určiť, ktoré dátové body sú pre organizáciu ako celok skutočne dôležité, bez ohľadu na to, ktorá jednotka ich dodáva. To je otázka nevyhnutnosti, nie dostupnosti — ktoré dátové body skutočne potrebujete je iná otázka než to, ktoré dátové body už niekde v tabuľke existujú. Až potom sa pri každom dátovom bode určí, ktorá jednotka, ktorý systém a ktorá osoba je zdrojom. Tak vzniká jeden register s jednou definíciou pre každý dátový bod, do ktorého viaceré jednotky dodávajú vstupy bez toho, aby sa samotný dátový bod zdvojil.
Rozpoznávanie duplicít je aj potom stále potrebné, pretože aj s dobrými definíciami môžu dve jednotky nevedomky zaznamenať tú istú základnú skutočnosť pod iným názvom. Ako si to všimnúť — ako rozpoznať duplicitný dátový bod medzi obchodnými jednotkami — je kontrola, ktorá sa vykonáva na samotnom registri, nie na správe, ktorá z neho neskôr vzíde.
Častou chybou je priraďovanie vlastníctva na úrovni jednotky: jednotka A je zodpovedná za všetky údaje z jednotky A. To funguje, kým sú jednotky prehľadné, ale pri viacerých obchodných jednotkách s prekrývajúcimi sa procesmi — spoločné oddelenie nákupu, centrálny vozový park — sa toto priradenie rýchlo stáva nejasným. Lepšie je vlastníctvo podľa dátového bodu: jedno meno, ktoré vie vysvetliť, odkiaľ číslo pochádza, aká je jednotka a kedy bolo naposledy aktualizované. Toto meno nemusí byť ten, kto číslo zadáva, ale musí to byť ten, kto pozná zdroj.
Koľko z existujúcich dátových bodov už má takýto zjavný zdroj, je zvyčajne prvá otázka, ktorá vyvstane, keď sa toto systematicky preveruje. Koľko z vašich dátových bodov má zdroj je presne otázka, na ktorú treba odpovedať samostatne pre každú obchodnú jednotku, pretože odpoveď sa medzi jednotkami môže výrazne líšiť.
Pri viacerých obchodných jednotkách je zvodné čakať, kým všetky jednotky dosiahnu rovnakú hĺbku, než sa register považuje za hotový. To nie je realistické kritérium. Register je hotový, keď je pri každom dátovom bode jasné, kto je vlastník, aký je zdroj a aké pravidlo kvality sa naň vzťahuje — aj keď táto odpoveď je pri niektorých dátových bodoch dočasne "neznámy zdroj, akcia na jednotke X". Neúplnosť, ktorá je viditeľná a pridelená, je zvládnuteľná; neúplnosť, ktorá zostáva skrytá za vyplneným číslom, nie je. Čo toto kritérium presne znamená, je rozpísané pod kedy je register hotový pri viacerých obchodných jednotkách.
Koľko času zaberie zostavenie takéhoto registra, závisí od počtu obchodných jednotiek, počtu systémov pri každej jednotke a miery, do akej sú definície už zladené. Pri organizácii s pár jednotkami a prehľadnými zdrojmi je to podstatne menej práce než pri organizácii s desiatkami jednotiek na rôznych ERP systémoch. Náznak toho, odkiaľ táto práca pochádza, je uvedený pri ako dlho trvá dostať tému do poriadku.
Zostavenie a udržiavanie registra dátových bodov pri viacerých obchodných jednotkách zahŕňa sériu rozpoznateľných úloh: vyžiadanie definícií, zisťovanie zdrojov, priraďovanie vlastníkov, vyhľadávanie duplicít. Časť tejto práce je dostatočne opakovateľná na to, aby sa zautomatizovala, iná časť si vyžaduje posúdenie, ktoré musí zostať na človeku. Pracovný scan FTE TO AI vypočíta pri každej úlohe, akú časť tejto práce môže prevziať AI, aby bolo zrejmé, kde sú ľudské hodiny stále potrebné a kde nie.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.