Non appena i dati di sostenibilità provengono da più di una business unit, il problema nasce prima ancora che esista il registro. Ogni unità ha sistemi propri, foglio di calcolo propri, definizioni proprie di cosa significhi un punto dato. Un registro che non ordina tutto questo finirà per contare lo stesso flusso tre volte o non lo conterà affatto.
Un registro dei punti dati non è un elenco di argomenti di rendicontazione, ma un registro a livello del singolo punto dato: le emissioni scope 2 della sede A, il numero di FTE con contratto temporaneo presso l'unità B, il consumo d'acqua della sede C. Per ogni punto dato deve essere registrato cosa misura esattamente, in quale unità di misura, su quale periodo e per quale entità. Senza questi quattro elementi un punto dato non è tracciabile e quindi non è verificabile.
Inoltre il registro contiene, per ogni punto dato, la fonte: il sistema, il file o la persona da cui proviene il dato. Non è sempre così semplice come sembra. Con più business unit succede regolarmente che un punto dato venga compilato senza che nessuno possa indicare da dove provenga; cosa fare con un punto dato senza fonte individuabile è quindi una domanda a cui il registro stesso deve poter rispondere, non qualcosa da chiarire in un secondo momento.
La tentazione, con più business unit, è quella di far fornire a ciascuna unità un proprio elenco separato e poi unire questi elenchi. Questo non funziona, perché le unità raramente usano le stesse definizioni. Un'unità rendiconta il consumo energetico per sede, un'altra per linea di produzione. Un'unità conta i lavoratori interinali nel personale, un'altra no. Quando questi elenchi vengono uniti senza prima allineare le definizioni, nascono duplicazioni che non sono riconoscibili come tali.
L'ordine che funziona è il seguente: prima stabilire quali punti dati contano realmente per l'organizzazione nel suo insieme, indipendentemente da quale unità li fornisca. È una domanda di necessità, non di disponibilità — quali punti dati vi servono realmente è una domanda diversa da quali punti dati si trovano già in un foglio di calcolo. Solo dopo si determina, per ogni punto dato, quale unità, quale sistema e quale persona ne sia la fonte. Così nasce un unico registro con un'unica definizione per punto dato, in cui più unità forniscono input senza che il punto dato stesso si duplichi.
Riconoscere le duplicazioni resta comunque necessario, perché anche con definizioni corrette due unità possono involontariamente registrare lo stesso fatto sottostante con un nome diverso. Come notarlo — come si riconosce un punto dato duplicato tra business unit — è un controllo che si effettua sul registro stesso, non sul rapporto che ne deriverà in seguito.
Un errore frequente è attribuire la proprietà a livello di unità: l'unità A è responsabile di tutti i dati dell'unità A. Funziona finché le unità restano gestibili, ma con più business unit con processi sovrapposti — un ufficio acquisti condiviso, un parco veicoli centrale — questa attribuzione diventa rapidamente poco chiara. È meglio assegnare la proprietà per punto dato: un nome che possa spiegare da dove proviene il dato, qual è l'unità di misura e quando è stato aggiornato per l'ultima volta. Questo nome non deve necessariamente essere quello di chi inserisce il dato, ma deve essere quello di chi conosce la fonte.
Quanti dei punti dati esistenti abbiano già una fonte individuabile è di solito la prima domanda che emerge non appena si verifica questo aspetto in modo sistematico. Quanti dei vostri punti dati hanno una fonte è esattamente la domanda a cui bisogna rispondere separatamente per ogni business unit, perché la risposta può variare notevolmente tra un'unità e l'altra.
Con più business unit la tentazione è di aspettare che tutte le unità raggiungano lo stesso livello di approfondimento prima di considerare il registro completo. Non è un criterio realistico. Un registro è completo quando per ogni punto dato è chiaro chi ne è il proprietario, qual è la fonte e quale regola di qualità si applica — anche se per alcuni punti dati la risposta è provvisoriamente "fonte sconosciuta, azione a carico dell'unità X". L'incompletezza visibile e assegnata è gestibile; l'incompletezza che resta nascosta dietro un numero compilato non lo è. Cosa comporti esattamente questo criterio è illustrato in quando un registro è completo con più business unit.
Quanto tempo richieda la creazione di un registro di questo tipo dipende dal numero di business unit, dal numero di sistemi per unità e dal grado in cui le definizioni sono già allineate tra loro. Per un'organizzazione con poche unità e fonti chiare, il lavoro richiesto è notevolmente inferiore rispetto a un'organizzazione con decine di unità su diversi sistemi ERP. Un'indicazione di dove nasca questo lavoro si trova in quanto tempo ci vuole per metter a posto un argomento.
Creare e mantenere un registro dei punti dati su più business unit consiste in una serie di compiti riconoscibili: raccogliere definizioni, individuare fonti, assegnare proprietari, rilevare duplicazioni. Una parte di questo lavoro è sufficientemente ripetibile da poter essere automatizzata, un'altra parte richiede una valutazione che deve restare in mano a una persona. La scansione del lavoro di FTE TO AI calcola, per ogni compito, quale parte di quel lavoro può essere ripresa dall'AI, in modo che risulti chiaro dove restano necessarie ore di lavoro umano e dove invece non è così.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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